Handel

Ausschreibungen im technischen Großhandel: Angebote mit KI zügig erstellen

Vergabeunterlagen, ein Leistungsverzeichnis mit Hunderten Positionen und eine knappe Abgabefrist: Im Vertriebsinnendienst des technischen Großhandels ist die Angebotsbearbeitung oft Handarbeit. Hier ist der KI-Praxis-Transfer ausgeführt, ein Tag, an dem jede Person selbst mit einem KI-Werkzeug arbeitet und eigene Vorlagen für Ausschreibungen mitnimmt. Für Häuser, die vorab eine Analyse mit Bericht wünschen, gibt es das Thema zusätzlich als KI-Potenzialcheck vor Ort.

Für wen

Vertriebsinnendienst im technischen Großhandel, der Angebote und Ausschreibungen bislang überwiegend ohne KI-Unterstützung bearbeitet.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Ausschreibungen selbst mit KI bearbeiten und eigene Angebotsvorlagen bauen

Das nehmen Sie mit

  • Ein eingerichteter KI-Zugang mit geprüften Datenschutzeinstellungen
  • Eine wiederverwendbare Anweisung, die LV-Positionen in einen Angebotsentwurf überführt
  • Routine darin, Zahlen, Artikel und Verweise im KI-Ergebnis gegen VOB/A, UVgO und LV zu prüfen
  • Gesicherte Vorlagen mit Versionsstand für den gesamten Innendienst

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Den Fall vorbereiten: Eine Ausschreibung aus dem Vertriebsinnendienst

    • Was ein Sprachmodell für die Angebotsbearbeitung braucht: LV-Auszug, Vergabebedingungen, Artikeldaten, Fristen
    • Was heute zusammengetragen wird: Vergabeunterlagen, Herstellerdatenblätter, Projektpreise, frühere Angebote
    • Übung: Eine reale Anfrage, etwa eine Lieferausschreibung für Elektromaterial, anonymisieren und gliedern
    • Häufige Stolperstellen: übersehene Bieterfragen, Positionen mit Gleichwertigkeitsklausel, zu knappe Anweisungen
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Das Werkzeug einrichten: Bereit für das erste Leistungsverzeichnis

    • Zugänge anlegen, Oberflächen erkunden und die gängigen Werkzeuge in ihren Unterschieden vergleichen
    • Kostenlose und bezahlte Version: welche Funktionen für Ausschreibungsunterlagen wo zur Verfügung stehen
    • Bevor das erste LV hochgeladen wird, Datenschutzeinstellungen prüfen und passend einstellen
    • Übung: Eine erste Anweisung zum vorbereiteten Fall schreiben und gemeinsam klären, wo sie danebenliegt
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Vorlagen bauen: Von der knappen Bitte zur tragfähigen Angebotsanweisung

    • Aufbau einer tragfähigen Anweisung: Auftrag, Kontext aus dem LV, gewünschtes Ergebnis, Prüfhinweise
    • Rollen vergeben, Musterpositionen als Beispiele beilegen und Formatvorgaben für die Angebotstabelle machen
    • Übung: Musteranweisung bauen, die LV-Positionen für jede Ausschreibung in einen Angebotsentwurf überführt
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: VOB/A, UVgO und das Leistungsverzeichnis als Maßstab

    • Artikelnummern, Mengen, Preise und Verweise auf die Vergabeunterlagen gezielt gegen die Quelle prüfen
    • Vier-Augen-Prinzip: Abgabeentscheidung, Preise und Gleichwertigkeitsnachweise bleiben beim Menschen
    • Fachlicher Rahmen bei jeder Kontrolle: VOB/A, UVgO und die Vorgaben der Leistungsverzeichnisse
    • Übung: In einem KI-Angebotsentwurf eingebaute Fehler aufspüren und berichtigen, etwa vertauschte Einheiten
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Sichern und teilen: Vorlagen für den ganzen Innendienst

    • Fertige Vorlagen zentral sichern, damit sie bei der nächsten Ausschreibung bereitliegen
    • Vorlagen im Innendienst verteilen und Änderungen mit Versionsstand nachhalten
    • Anzeichen, dass sich ein Anwendungsfall nicht rechnet: Nacharbeit zehrt den Zeitgewinn auf, Fehler häufen sich
    • Als nächster Anwendungsfall bietet sich an: Sicherheitsdatenblätter im Sortiment verwalten
    • Raum für offene Fragen und ein Ausblick auf die weitere Arbeit mit den Vorlagen

VoraussetzungenMitzubringen sind ein Laptop mit Internetzugang und eine eigene Beispielanfrage aus dem Innendienst. Programmier- oder KI-Vorkenntnisse werden nicht erwartet.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Potenzialcheck

Wir nehmen Ihre Angebotsbearbeitung vor Ort auf, prüfen VOB/A- und UVgO-Bezüge und bewerten Ansatzpunkte im schriftlichen Bericht.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Potenzialcheck ausmacht

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