Bauamt: Rückläufe der Fachämter mit KI zur Gesamtstellungnahme bündeln

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Beteiligungslauf vom Rücklauf bis zur Gesamtstellungnahme mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Verständnis, wo Bauanträge zwischen Fachämtern und Sachbearbeitung warten
• Getestete Prompts und Mustertexte, mit denen sich mehrere Stellungnahmen zu einer gegliederten Übersicht verdichten lassen
• Ein abgestimmter Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten, Kennzahl und einem ersten Vorgang nach neuem Muster

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Beteiligungslauf heute: Vom Anschreiben bis zum letzten Rücklauf

   • Zusammen skizziert: wie ein Bauantrag derzeit an die Fachämter verteilt und wieder eingesammelt wird
   • Naturschutz, Tiefbau, Denkmalpflege liefern zu, die Sachbearbeitung prüft: wo Fristen verstreichen
   • Beteiligungsschreiben, Fristerinnerungen, Stellungnahmen als PDF oder E-Mail, Auflagenvorschläge und Textbausteine
   • Gemeinsam gewichtet: die drei Engpässe, die den Beteiligungslauf am stärksten bremsen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Verfahrensrahmen der Beteiligung: Recht, Daten, Zeichnung

   • VwVfG und die Vorgaben zum Beteiligungsverfahren: woran sich eine KI-gestützte Zusammenfassung halten muss
   • Datenschutz im konkreten Vorgang: Angaben zur Bauherrschaft und Beschäftigtendaten aus den Fachämtern
   • Vorformulierte Passagen der Gesamtstellungnahme kennzeichnen und den Entstehungsweg in der Akte belegen
   • Freigabe und Zeichnung der zusammengeführten Stellungnahme liegen weiter bei der zuständigen Stelle im Amt
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzpunkte im Beteiligungslauf: Wofür sich KI eignet

   • Anschreiben entwerfen, Stellungnahmen verdichten, Auflagen auf Widersprüche prüfen, Rückläufe nach Fachamt ordnen
   • Realistisch bleiben: Die Abwägung widerstreitender Fachbelange und das Ermessen bleiben bei der Sachbearbeitung
   • Erfahrungen anderer Bauämter mit KI beim Zusammenführen von Beteiligungsrückläufen
   • Zur Erprobung kommen jene Einsatzpunkte, die den Beteiligungslauf spürbar verkürzen
4. Teil 4

   Schritt 4 – Rückläufe bündeln: Ein laufender Beteiligungsvorgang im Test

   • Arbeitsgrundlage: ein realer Bauantrag mit mehreren Stellungnahmen, personenbezogene Angaben geschwärzt
   • Übung: Die Stellungnahmen werden mit KI zu einer gegliederten Gesamtübersicht samt Auflagenliste zusammengeführt
   • Die entstandenen Prompts und Mustertexte gehen reihum und werden gemeinsam verbessert
   • Schwächen der Entwürfe mit Ursache: verschluckte Auflagen, vermischte Zuständigkeiten, erfundene Fristangaben
5. Teil 5

   Schritt 5 – Umsetzung im Bauamt: Beteiligung nach neuem Muster

   • Für die nächsten vier Wochen: KI-Schritte, die mit den im Amt bereits vorhandenen Programmen und Zugängen gehen
   • Zuständigkeiten in Sachbearbeitung und Amtsleitung; Erfolgsmaß etwa die Zeit vom letzten Rücklauf bis zum Versand
   • Ausblick auf einen Folgeschritt: Bauanträge vorprüfen und Nachforderungen formulieren
   • Vereinbart wird zum Abschluss, mit welchem Bauantrag das Team den neuen Ablauf zuerst erprobt