Vertrieb, Marketing & Kundenservice

Bid Management mit LLMs: Ausschreibungen auswerten, Angebote zuschneiden

Eine Ausschreibung mit zweihundert Seiten Vergabeunterlagen, drei Wochen Frist und Referenzen, die irgendwo in alten Angeboten stecken: In solchen Situationen kann ein Sprachmodell dem Bid-Team spürbar Arbeit abnehmen. Der Tag folgt dem Weg eines Angebots, vom Herauslösen der Anforderungen über Antwortentwürfe aus einer eigenen Wissensbasis per RAG bis zum kundenspezifisch angepassten Dokument. Weil ein abgegebenes Angebot bindet, laufen Prüfung, Compliance und Vertraulichkeit durchgehend mit. Zum Abschluss legen Sie fest, welchen Teil Ihres Bid-Prozesses Sie als Erstes umstellen und welche Unterlagen dafür in die Wissensbasis gehören.

Für wen

Mitarbeitende im Vertriebsinnendienst sowie Bid- und Proposal-Manager, die Angebote und Ausschreibungsantworten mit KI zügiger erarbeiten wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Anforderungen herauslösen, Antworten aus der Wissensbasis entwerfen, Angebote prüfen

Das nehmen Sie mit

  • Eine Einschätzung, wie viel Zeit Ihre Angebote heute kosten und wo ein LLM davon Arbeit abnehmen kann
  • Erprobte Arbeitsweise, um Anforderungen aus Vergabeunterlagen zu ziehen und lückenlos einer Antwort zuzuordnen
  • Eigene Erfahrung mit RAG-gestützten Entwürfen für eine RFP-Antwort und mit dem Anpassen eines Standardangebots
  • Klarheit über Prüfschritte, Vertraulichkeit und die Pflege der Wissensbasis als Voraussetzung für den Dauerbetrieb

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Standort: Wie lange ein Angebot dauert und wo ein LLM ansetzt

    • Bestandsaufnahme: Durchlaufzeit Ihres letzten Angebots vom Eingang der Unterlagen bis zur Abgabe
    • Aufwandstreiber im Proposal-Prozess: Unterlagen sichten, Referenzen suchen, Abstimmung mit Fachbereichen
    • Wobei ein LLM Tempo bringt: Erstfassungen von Antworttexten, Recherche in umfangreichen Vergabeunterlagen
    • Grenzen: Ein abgegebenes Angebot bindet, deshalb gibt ein Mensch Preise, Fristen und Zusagen frei
    • Live-Demo: Anforderungen einer realen Ausschreibung, von einem LLM in eine strukturierte Liste gebracht
  2. Teil 2

    Modul 2 – Ausschreibung zerlegen: Anforderungen erfassen und keine übersehen

    • Muss-Kriterien, Eignungsnachweise, Fristen und Formvorgaben per KI aus den Vergabeunterlagen herausziehen
    • Die erzeugte Anforderungsliste mit dem Ausgangsdokument abgleichen, bevor das Team damit weiterarbeitet
    • Vollständigkeit sichern: jede Anforderung einer Antwortstelle im Angebot und einer zuständigen Person zuordnen
  3. Teil 3

    Modul 3 – Antwortentwürfe: RAG auf Grundlage Ihrer Wissensbasis

    • Prinzip RAG: Das Modell stützt sich auf freigegebene Unterlagen, statt aus Allgemeinwissen zu formulieren
    • Was in die Wissensbasis gehört: frühere RFP-Antworten, Referenzprojekte, Zertifikate, Leistungsbeschreibungen
    • Zu einer Anforderung das passende Referenzprojekt und eine bewährte Antwortpassage abrufen
    • Übung: Einen RFP-Fragenblock mit KI-Entwürfen aus einer Beispiel-Wissensbasis beantworten
  4. Teil 4

    Modul 4 – Angebot zuschneiden: Bausteine nutzen, Kunden treffen, sauber prüfen

    • Bewährte Textbausteine und Referenzbeschreibungen erneut einsetzen, statt jedes Kapitel neu zu schreiben
    • Individualisierung: Branche, Ausgangslage und Ziele des Kunden in Anschreiben und Lösungsteil aufgreifen
    • Übung: Ein Standardangebot auf einen Beispielkunden mit konkreter Anfrage umarbeiten
    • Prüfschritt vor Abgabe: Qualität und Compliance von Preisen, Leistungsumfang und Zusagen kontrollieren
    • Qualität trotz Tempo: die Prüfzeit fest einplanen, wenn KI die Entwurfsphase verkürzt
  5. Teil 5

    Modul 5 – Verankern: Wissensbasis, Vertraulichkeit und Plan für das Bid-Team

    • Wissensbasis pflegen: veraltete Referenzen aussortieren, Antworten aus gewonnenen Ausschreibungen aufnehmen
    • Vertraulichkeit und Datenschutz: welche Kundendaten und Kalkulationen in welches KI-Werkzeug dürfen
    • Fallstudie: Wie ein Bid-Team seinen Angebotsprozess durch KI-Entwürfe und Wissensbasis verkürzt hat
    • Vertrieb, Fachabteilungen und Freigabeverantwortliche frühzeitig in die neue Arbeitsweise einbinden
    • Planung für schnellere Angebote: Pilot-Ausschreibung auswählen, Aufbau der Wissensbasis terminieren

VoraussetzungenSie arbeiten bereits an Angeboten oder Ausschreibungen mit und kennen die Abläufe aus der Praxis.

AbschlussTeilnahmezertifikat mit digitalem Badge

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