Barrierefreie PDF-Dokumente: Redaktion und Verwaltung mit KI entlasten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Aufbereitung von Formularen und Broschüren gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein Überblick, über welche Stellen ein Dokument bis zur barrierefreien PDF läuft und wo es hängen bleibt
• Erprobte Anweisungen für Alternativtexte, Gliederungsprüfung und Kurzfassungen Ihrer Dokumente
• Verteilte Aufgaben und eine Messgröße, an der sich der neue Ablauf im ersten Monat ablesen lässt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Dokumentenlauf: Vom Textentwurf zur veröffentlichten PDF

   • Die Gruppe legt offen, welchen Weg Formulare, Bescheide und Broschüren bis zur barrierefreien Fassung nehmen
   • Fachbereich schreibt, Redaktion gestaltet, jemand kontrolliert: wo Dateien zwischen den Stellen warten
   • Vorlagen, Formulare, Tabellen und Grafiken ohne Alternativtext als Ausgangsmaterial für den KI-Einsatz
   • Herausgearbeitet werden drei besonders zeitraubende Aufgaben, etwa Alternativtexte oder Lesereihenfolge
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vorgaben: PDF/UA, BITV 2.0 und Umgang mit Personendaten

   • Technischer und rechtlicher Bezug der Aufbereitung: PDF/UA, bei öffentlichen Stellen BITV 2.0
   • Namen von Sachbearbeitenden und Antragstellenden: was vor der Bearbeitung mit KI entfernt oder ersetzt wird
   • Mit KI erstellte Alternativtexte und Kurzfassungen kenntlich machen und nachvollziehbar ablegen
   • Die barrierefreie Fassung gibt die zuständige Redaktion frei, nicht das Sprachmodell
3. Teil 3

   Schritt 3 – Eignung: Welche Aufbereitungsschritte KI übernehmen kann

   • Alternativtexte für Grafiken und Diagramme vorschlagen, lange Bescheide in Kurzfassungen bringen
   • Überschriftenfolge kontrollieren und Dokumentteile wie Tabellen, Listen und Fußnoten zuordnen lassen
   • Erwartung realistisch halten: technisches Auszeichnen und die PDF/UA-Prüfung leistet kein Sprachmodell
   • Erfahrungen von Organisationen, die Dokumente nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz aufbereiten
   • Festgelegt werden die Schritte, bei denen KI die Aufbereitung spürbar verkürzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Musterdokument: Eine reale PDF wird mit KI aufbereitet

   • Jede Person hat ein tatsächliches Formular, einen Bescheid oder eine Broschüre aus dem Haus dabei
   • Übung: Alternativtexte, Gliederung und Kurzfassung für dieses Dokument werden mit KI neu erarbeitet
   • Anweisungen und Musterformulierungen entstehen und werden in der Gruppe nachgebessert
   • Wo die KI danebenliegt, etwa bei komplexen Diagrammen oder verschachtelten Tabellen, und weshalb
5. Teil 5

   Schritt 5 – Startplan: Barrierefreie Dokumente im Arbeitsalltag

   • KI-Schritte, die Redaktion und Verwaltung im nächsten Monat mit den vorhandenen Programmen angehen
   • Aufgaben verteilen und eine Messgröße wählen, zum Beispiel Bearbeitungszeit je Dokument
   • Danach lohnt sich das Anschlussthema Barrierefreiheitserklärung erstellen
   • Verbindliche nächste Schritte werden vereinbart