Pflichten & Regulierung
Eingangsrechnungen als E-Rechnung: Umstellung mit KI planen und prüfen
Für Buchhaltung und IT in Betrieben, die Lieferantenrechnungen heute noch weitgehend von Hand annehmen, prüfen und weiterleiten. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie die Umstellung des Rechnungseingangs auf E-Rechnung gelingt und an welchen Stellen KI dabei Prüf- und Schreibarbeit übernimmt. Die KI-Werkstatt eignet sich, wenn ein Team den Ablauf gemeinsam neu ordnen will, im KI-Praxis-Transfer baut jede Person eigene Prüfvorlagen, und der KI-Potenzialcheck liefert eine Analyse im Haus mit schriftlichem Bericht.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichPflichten & Regulierung, Finanzen & Controlling, Büro, Organisation & IT
Für wen
Beschäftigte aus Buchhaltung und IT in Betrieben und Einrichtungen, deren Rechnungseingang bisher überwiegend manuell läuft und nun auf E-Rechnung umgestellt wird.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Den Weg der Eingangsrechnung im Team neu aufsetzen, mit Fahrplan für vier Wochen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild davon, wie Lieferantenrechnungen heute durchs Haus laufen und wo sie hängen bleiben
- Ein mit KI neu aufgesetzter Prüf- und Freigabeweg für einen echten Beleg samt erprobter Prompts
- Ein Vier-Wochen-Plan mit klaren Zuständigkeiten zwischen Buchhaltung und IT und einer Messgröße
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie eine Lieferantenrechnung heute durchs Haus läuft
- Der Weg einer Eingangsrechnung vom Postfach bis zur Zahlungsfreigabe, Station für Station skizziert
- Rollen im Ablauf: wer Rechnungen empfängt, wer sachlich prüft, wer bucht und wo Belege liegen bleiben
- Sammlung der beteiligten Unterlagen: PDF-Anhänge, Papierbelege, Bestellungen, Lieferscheine, Rückfragemails
- Welche drei Engpässe den Eingang am stärksten bremsen, etwa fehlende Bestellnummern oder liegende Freigaben
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Was für E-Rechnungen und Rechnungsdaten gilt
- Anforderungen aus Wachstumschancengesetz und EN 16931, soweit sie den Rechnungseingang betreffen
- Datenschutz bei Ansprechpartnern und Beschäftigtendaten, die in Rechnungen und Freigabevermerken stehen
- KI-gestützte Prüfvermerke so kennzeichnen und ablegen, dass später nachvollziehbar bleibt, wie sie entstanden
- Die Zahlungsfreigabe verantwortet eine benannte Person, auch wenn ein Sprachmodell vorgearbeitet hat
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion im Eingangsprozess wohin passt
- Entwerfen, zusammenfassen, prüfen, klassifizieren: Rückfragen, Rechnungsinhalt, Plausibilität, Kostenstelle
- Grenzen: Sachliche Prüfung und Buchung bleiben Aufgabe der Fachkraft, nicht des Sprachmodells
- Wie vergleichbare Betriebe KI bei der Umstellung auf E-Rechnung bereits einsetzen
- Auswahl der zwei oder drei Ansatzpunkte, die im Eingang spürbar Zeit sparen
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ein Rechnungsvorgang wird mit KI neu aufgesetzt
- Grundlage ist eine mitgebrachte Eingangsrechnung samt Bestellung und bisherigem Rückfrageverlauf
- Übung: Die Gruppe baut den Prüf- und Freigabeweg dieses Belegs mit Hilfe eines Sprachmodells neu auf
- Prompts für Prüfhinweise und Rückfragen an Lieferanten entstehen und werden gemeinsam verbessert
- Wo das KI-Ergebnis noch Lücken zeigt, etwa bei Steuerbeträgen oder Bestellbezügen, und woran das liegt
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die nächsten vier Wochen in der Kreditorenbuchhaltung
- Welche KI-Schritte sich mit den Werkzeugen umsetzen lassen, die heute schon im Haus verfügbar sind
- Aufgaben zwischen Buchhaltung und IT verteilen und eine Messgröße wählen, etwa Durchlaufzeit je Rechnung
- Nachbarthema für einen zweiten Anlauf: Lieferanten und Kunden über die Umstellung informieren
- Vereinbart wird, wer bis zum nächsten Monatsabschluss welchen Testlauf mit echten Rechnungen fährt
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Nützlich ist, wenn Sie die Abläufe im eigenen Rechnungseingang gut kennen und einen realen Beleg mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Praxis-Transfer · 1 Tag
Selbst Prüfvorlagen für eingehende E-Rechnungen bauen, testen und mitnehmen
Das nehmen Sie mit
- Ein eingerichtetes KI-Werkzeug mit passenden Datenschutzeinstellungen für Rechnungsdaten
- Eine selbst gebaute, wiederverwendbare Vorlage zur Prüfung eingehender E-Rechnungen
- Sicherheit darin, KI-Auswertungen gegen den Originalbeleg zu kontrollieren und Fehler zu finden
Ablauf
- Teil 1
Etappe 1 – Fall vorbereiten: Was ein Sprachmodell zur Rechnungsprüfung braucht
- Welche Angaben die KI für die Prüfung einer Eingangsrechnung benötigt: Rechnungsdaten, Bestellung, Konditionen
- Wo diese Unterlagen heute verstreut liegen: Sammelpostfach, Ablage, Buchhaltungssystem, Papierordner
- Übung: Sie bereiten eine eigene Lieferantenrechnung als Übungsfall für den Tag auf
- Häufige Fehlerquellen, etwa fehlende Bestellnummern im Beleg oder zu vage Aufträge an die KI
- Teil 2
Etappe 2 – Werkzeug einrichten: Zugang, Version und Datenschutz
- Anmeldung und Oberfläche der verbreiteten KI-Werkzeuge und worin sie sich unterscheiden
- Kostenlose und kostenpflichtige Fassung im Vergleich, mit Blick auf den Umgang mit Rechnungsdaten
- Datenschutzschalter vor der ersten Lieferantenrechnung umlegen, etwa die Nutzung für Training
- Übung: Sie lassen eine Lieferantenrechnung per Kurzanweisung prüfen und notieren, was dabei fehlt
- Teil 3
Etappe 3 – Vorlagen bauen: Von der knappen Bitte zur belastbaren Prüfanweisung
- Aufbau einer tragfähigen Anweisung: Auftrag, Kontext zur Rechnung, gewünschte Ausgabe
- Rolle einer prüfenden Fachkraft vorgeben, Musterrechnungen als Beispiele, feste Tabellenform als Ausgabe
- Übung: Sie erstellen eine Prüfvorlage, die sich für jede eingehende E-Rechnung erneut nutzen lässt
- Teil 4
Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: KI-Auswertungen gegen den Beleg halten
- Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummern und Verweise auf Bestellungen gezielt mit dem Original abgleichen
- Vier-Augen-Prinzip: Freigabe und Buchung zeichnen zwei Personen ab, die KI liefert nur Hinweise
- Wachstumschancengesetz und EN 16931 bleiben der fachliche Maßstab jeder Prüfung
- Übung: Eine KI-Auswertung mit falschem Steuerbetrag durchgehen, den Fehler finden und berichtigen
- Teil 5
Etappe 5 – Sichern und teilen: Vorlagen für die Buchhaltung dauerhaft nutzbar machen
- Fertige Prüfvorlagen im Betrieb so ablegen, dass Buchhaltung und IT darauf zugreifen
- Vorlagen im Team weitergeben und Änderungen mit Versionsstand nachhalten
- Wann ein Teilschritt ohne KI besser läuft, etwa weil die E-Rechnung schon strukturierte Daten liefert
- Nächstes Thema: Lieferanten und Kunden über die Umstellung auf E-Rechnung informieren
- Offene Fragen aus Buchhaltung und IT und Ausblick
VoraussetzungenEin Rechner mit Internetverbindung und ein eigener Beispielbeleg. Programmier- oder KI-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Ihr Rechnungseingang wird im Haus geprüft und bewertet, mit schriftlichem Bericht
Das nehmen Sie mit
- Eine Aufnahme des Rechnungseingangs mit Belegvolumen, Bearbeitungszeiten und Datenwegen
- Eine Rangfolge der KI-Ansatzpunkte, jeweils mit Aufwand und erwartetem Ertrag, abgestimmt mit Ihren Fachleuten
- Einen schriftlichen Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugempfehlung und klaren Ausschlüssen
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag klären: Welche Entscheidung zur Umstellung vorbereitet wird
- Vorgespräch mit der Leitung über die Entscheidung zum Rechnungseingang, die der Tag absichern soll
- Festlegen, welcher Ausschnitt betrachtet wird, etwa nur Lieferantenrechnungen eines Standorts
- Erhebung, welche KI-Werkzeuge Beschäftigte bereits nutzen, offiziell wie inoffiziell
- Vertraulichkeitsvereinbarung für die Einblicke in Rechnungen, Preise und Konditionen
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Belegwege zwischen Posteingang, Buchhaltung und IT
- Wir beobachten und befragen an den Arbeitsplätzen von Posteingang, Kreditorenbuchhaltung und IT
- Rechnungen pro Monat, Bearbeitungszeit je Beleg und die dafür herangezogenen Unterlagen
- Einbezug angrenzender Abläufe, darunter die Information von Lieferanten und Kunden
- Systeme und Datenwege: Wo Rechnungsdateien, Listen und Mailtexte entstehen, die eine KI verarbeiten könnte
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen prüfen: Rechtlicher Rahmen und Ausschlussgründe
- Abgleich der Ansatzpunkte mit Wachstumschancengesetz und EN 16931
- Datenschutz, KI-Verordnung und Mitbestimmung, bezogen auf jeden gefundenen Ansatzpunkt
- Welche Rechnungs- und Bankdaten für ein Sprachmodell freigegeben werden könnten und welche intern bleiben
- Risiken, die einen KI-Einsatz an einzelnen Stellen ausschließen
- Teil 4
Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Eignung je Teilschritt vom Empfang bis zur Freigabe
- Einschätzung für jeden Teilschritt im Rechnungseingang, ob KI dort passt oder nicht
- Zuordnung zu den Grundfunktionen Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung und Einordnung
- Zeitgewinn je Ansatzpunkt grob beziffert und dem Einführungsaufwand nüchtern gegenübergestellt
- Rangfolge mit den Fachleuten aus Buchhaltung und IT abstimmen
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Bericht und Empfehlung für den Rechnungseingang
- Noch am selben Tag besprechen wir die Befunde mit der Leitung
- Schriftlicher Bericht mit Rangfolge der Ansatzpunkte, jeweils Aufwand und Nutzen beziffert
- Empfohlener erster Umsetzungsschritt im Rechnungseingang samt passendem Werkzeug
- Teilschritte, die bewusst ohne KI bleiben sollten, mit Begründung
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir brauchen Zutritt zu den Arbeitsplätzen, an denen Rechnungen bearbeitet werden, und Beschäftigte, die für Gespräche bereitstehen.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen