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Formulare und PDFs mit KI auslesen: Daten schneller in die Sachbearbeitung

Für Beschäftigte in Sachbearbeitung und Innendienst, die Angaben aus Anträgen, Auftragsformularen und PDF-Dokumenten bislang Feld für Feld in ihre Fachanwendung abtippen. Im Einzeltermin arbeiten Sie an einem Dokument aus Ihrem Tagesgeschäft und klären, wie ein Sprachmodell die benötigten Felder herauszieht und wie Sie die Werte zuverlässig kontrollieren. Nach der Stunde haben Sie eine Auslesevorlage für Ihren Dokumenttyp, wissen, was GoBD und Datenschutz dabei verlangen, und haben eine klare Aufgabe bis zum nächsten Termin.

Für wen

Beschäftigte in Sachbearbeitung und Innendienst aus Betrieben und Einrichtungen, die Daten aus Formularen und PDF-Dateien heute überwiegend von Hand übernehmen.

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihr eigenes Formular, Ihre Felder: eine Auslesevorlage pro Stunde

Das nehmen Sie mit

  • Eine gemeinsam entwickelte Anweisung, die die Felder Ihres Formulars oder PDFs herausliest
  • Eine wiederverwendbare Auslesevorlage mit festen Prüfschritten gegen erfundene Werte
  • Klarheit, was GoBD und Datenschutz beim Auslesen verlangen, und ein Testauftrag bis zum Folgetermin

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Ziel der Stunde: Welche Dokumente heute abgetippt werden

    • Kurzer Blick auf die Lage: welche Formulare und PDFs Sie in welche Eingabemaske übertragen
    • Welches Ergebnis nach sechzig Minuten vorliegen soll, etwa eine geprüfte Vorlage für einen Antragstyp
    • Ihre bisherigen Erfahrungen mit KI-Werkzeugen kommen zur Sprache, Vorwissen ist nicht nötig
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ein Formular aus Ihrem Alltag wird ausgelesen

    • Grundlage ist ein von Ihnen mitgebrachtes Formular oder PDF, an dem wir die ganze Stunde arbeiten
    • Gemeinsam formulieren wir einen Prompt, der Felder wie Name, Datum oder Betrag aus diesem Dokument zieht
    • Wo KI beim Übernehmen Tipparbeit spart und wo sie stört, etwa bei Handschrift oder unscharfen Scans
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Vom Einzelversuch zur festen Auslesehilfe

    • Welches KI-Werkzeug zu Ihrem Dokumenttyp und Ihrer Zielanwendung passt
    • Wiederverwendbare Anweisung mit fester Feldliste und vorgegebenem Ausgabeformat, zum Beispiel als Tabelle
    • Prüfschritte gegen erfundene Werte: ausgelesene Felder stichprobenartig mit dem Originaldokument abgleichen
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: GoBD, Datenschutz und der nächste Test

    • GoBD und Datenschutz beim Auslesen von Belegen und Formularen mit personenbezogenen Angaben
    • Ihr Auftrag bis zum Folgetermin: die Vorlage an weiteren Dokumenten desselben Typs ausprobieren
    • Mögliche Folgestunden: Übergaben und Vertretungsregelungen dokumentieren sowie Eskalationen und Beschwerden strukturieren

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Bitte bringen Sie ein konkretes Formular oder PDF aus Ihrer eigenen Arbeit mit.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz mit den erarbeiteten Vorlagen

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