Logistik & Mobilität

Frachtanfragen in der Spedition: Angebote mit KI zügiger erstellen

Eine Frachtanfrage trifft per E-Mail ein, Ladestelle oder Lademeter fehlen, der Frachtführerpreis muss erst erfragt werden, und das Angebot geht später raus als geplant. Vertrieb und Disposition aus Speditionen, die solche Anfragen überwiegend von Hand kalkulieren, nehmen diesen Weg in der KI-Werkstatt einen Tag lang auseinander. Geklärt wird, was Incoterms, Kalkulationsgrundlagen und Freigabe für KI-Entwürfe bedeuten; danach bearbeitet die Gruppe eine reale Anfrage mit KI neu und vereinbart, wer die ersten Schritte im Betrieb übernimmt.

Für wen

Vertrieb und Disposition in Speditionen, in denen Frachtanfragen heute überwiegend von Hand kalkuliert und beantwortet werden.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Anfrageeingang, Kalkulation und Angebotsmail als Gruppe mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

  • Eine Übersicht, an welchen Übergaben zwischen Vertrieb, Disposition und Frachtführer Anfragen liegen bleiben
  • In der Gruppe getestete Anweisungen, die aus einer Anfrage-E-Mail Sendungsdaten und einen Angebotsentwurf machen
  • Klare Regeln, wer ein KI-gestütztes Frachtangebot prüft und freigibt
  • Einen Umsetzungsplan mit Aufgabenverteilung und einer Messgröße wie der Antwortzeit auf Anfragen

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Ablaufanalyse: Von der Anfrage-E-Mail bis zum versendeten Angebot

    • Die Runde zeichnet nach, wie eine Frachtanfrage heute vom Postfach bis zum versandfertigen Angebot wandert
    • Wartepunkte: Vertrieb kalkuliert, Disposition klärt Laderaum und Frachtführerpreis, Kunde reicht Daten nach
    • Im Umlauf: Anfrage-E-Mails und -formulare, Tariftabellen, Angebotsvorlagen, Rückfragen zu Maßen oder Gewicht
    • Die Gruppe einigt sich auf die drei Arbeitsgänge, an denen Angebote am längsten hängen
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Spielregeln: Incoterms, Kundendaten und Freigabe des Angebots

    • Fachlicher Rahmen der Frachtkalkulation: Incoterms, Kalkulationsgrundlagen des Hauses
    • Datenschutz im konkreten Vorgang: Ansprechpartner beim Kunden sowie Fahrer- und Mitarbeiterdaten in Anfragen
    • KI-gestützte Angebotsteile kennzeichnen und festhalten, wie Preis und Text zustande gekommen sind
    • Freigabe: Ein Frachtangebot verantwortet und gibt weiterhin eine zuständige Person im Vertrieb frei
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Einsatzstellen: Wo ein Sprachmodell bei Frachtanfragen zuarbeitet

    • Angebotsmail entwerfen, lange Anfragen zusammenfassen, Lücken prüfen, Sendungen nach Art klassifizieren
    • Was kein Sprachmodell mitbringt: Marktkenntnis, Überblick über freien Laderaum und die Preisentscheidung
    • Wie andere Speditionen KI bei Anfragen und Angeboten einsetzen, als Anschauung für die eigene Wahl
    • Auswahl der Einsatzstellen, die die Antwortzeit auf Frachtanfragen spürbar verkürzen
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Anfragetest: Eine reale Frachtanfrage mit KI neu bearbeitet

    • Eine Frachtanfrage aus dem eigenen Postfach, Kundendaten geschwärzt, dient als Übungsfall
    • Übung: Sendungsdaten aus der Anfrage ziehen, Rückfragen formulieren und mit KI einen Angebotsentwurf erstellen
    • Anweisungen und Angebotsvorlagen entstehen, werden ausprobiert und von der Runde verbessert
    • Schwächen des KI-Entwurfs samt Ursache offenlegen, etwa vertauschte Incoterms oder erfundene Lademeter
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Monatsplan: Frachtanfragen ab der nächsten Woche

    • Was innerhalb der nächsten vier Wochen allein mit vorhandenen Programmen und Zugängen umsetzbar ist
    • Aufgaben im Haus verteilen und eine Messgröße wählen, etwa Stunden zwischen Anfrageeingang und Angebot
    • Naheliegendes Anschlussthema: Transportaufträge und Frachtbriefe prüfen
    • Verbindlich vereinbart: wer welchen nächsten Schritt bis wann angeht

VoraussetzungenKI-Erfahrung braucht es nicht. Nützlich sind gute Kenntnisse der eigenen Angebotsabläufe und eine reale Frachtanfrage, die Sie mitbringen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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