Modernisierungsankündigungen in der Hausverwaltung: KI-Eignung prüfen

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ankündigungsschreiben auf KI-Eignung prüfen, bewerten und im Bericht festhalten

Das nehmen Sie mit

• Eine Aufnahme, wie Modernisierungsankündigungen heute entstehen und wie viel Zeit sie binden
• Je Ansatzpunkt eine Einschätzung zu BGB §§ 555b ff., GEG, KI-Verordnung und Mieterdaten
• Eine mit Ihren Fachleuten abgestimmte Priorisierung der KI-Ansatzpunkte
• Ein schriftlicher Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugempfehlung und begründeten Ausschlüssen

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Auftrag klären: Was die Leitung zur Ankündigungspraxis entscheiden will

   • Die Leitung legt dar, welche KI-Entscheidung zu den Modernisierungsankündigungen der Tag vorbereiten soll
   • Ausschnitt festlegen, etwa nur Ankündigungen beim Heizungstausch oder auch die Antworten auf Mietereinwände
   • Bereits genutzte KI-Werkzeuge im Bestandsmanagement aufnehmen, privat eingerichtete Zugänge eingeschlossen
   • Vertraulichkeit für Mieterdaten, Kostenschätzungen und Bauzeitenpläne vereinbaren
2. Teil 2

   Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie ein Ankündigungsschreiben heute entsteht

   • Wir schauen den Beteiligten im Bestandsmanagement bei der Arbeit zu und sprechen mit ihnen
   • Erhoben: Ankündigungen pro Jahr, Bearbeitungszeit je Schreiben, nötige Unterlagen wie Angebote und Baubeschreibung
   • Mit aufgenommen wird der angrenzende Ablauf Handwerkeraufträge und Angebote koordinieren
   • Verwaltungssoftware, Musterschreiben, Umlagetabellen: Datenwege und Texte, die KI als Material dienen könnten
3. Teil 3

   Phase 3 – Grenzen prüfen: BGB §§ 555b ff., GEG und Mieterdaten

   • BGB §§ 555b ff. und GEG als Rechtsgrundlage, an der die gefundenen Ansatzpunkte gespiegelt werden
   • Für jeden Ansatzpunkt durchgegangen: KI-Verordnung, Datenschutzrecht und, wo ein Betriebsrat besteht, Mitbestimmung
   • Trennen, welche Angaben ein Sprachmodell sehen dürfte und welche, etwa Mietkonten, in der Verwaltung bleiben
   • Risiken gegen KI notieren, z. B. Fehler im angekündigten Umfang mit Folgen für die spätere Mieterhöhung
4. Teil 4

   Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Teilschritte der Ankündigung

   • Eignung je Teilschritt für Künstliche Intelligenz, etwa Maßnahme beschreiben oder Bauablauf darstellen, und wo nicht
   • Grundfunktionen zuordnen: Schreiben entwerfen, Baubeschreibung bündeln, Pflichtangaben prüfen, Einwände einordnen
   • Grobe Rechnung je Ansatzpunkt: gesparte Stunden je Ankündigungswelle gegen Aufwand für Einrichten und Gegenlesen
   • Rangfolge mit den Fachleuten aus Bestandsmanagement und Technik festlegen
5. Teil 5

   Phase 5 – Empfehlung: Bericht und erster Schritt bei den Ankündigungen

   • Am Ende des Vor-Ort-Tags: Abschlussgespräch mit der Leitung
   • Bericht in Schriftform: KI-Ansatzpunkte nach Priorität, je Punkt mit Aufwand sowie erwartetem Nutzen
   • Konkreter Vorschlag für den Einstieg: erster Umsetzungsschritt samt Werkzeugempfehlung
   • Begründet ausgeschlossen: was bei Modernisierungsankündigungen nicht mit KI gelöst werden sollte