Hilfeplanung in der Jugendhilfe: Entwicklungsberichte mit KI vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg von der Verlaufsnotiz zum Entwicklungsbericht gemeinsam neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ihr Team sieht, wer zum Entwicklungsbericht zuliefert, wer ihn prüft und wo er vor dem Hilfeplangespräch stockt
• Ein realer Berichtsvorgang wurde mit KI neu aufgebaut, mit ersten Anweisungen und Berichtsvorlagen
• Ein Umsetzungsplan über vier Wochen, der Rollen verteilt, eine Messgröße nennt und Anschlussthemen vormerkt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Berichtsweg nachzeichnen: Wie ein Entwicklungsbericht heute entsteht

   • Mit dem Team wird offengelegt, wie Tagesdokumentation, Bezugsbetreuung und Bericht heute zusammenfinden
   • Bezugsbetreuung, Gruppendienst, Leitung, Jugendamt: wer zuliefert, wer prüft und wo Fristen drücken
   • Verlaufsprotokolle, Hilfeplanprotokolle und Berichtsvorlagen als mögliche Textbasis für ein Sprachmodell
   • Schreibintensive Berichtsteile: das Team einigt sich auf drei, die künftig Vorrang haben
2. Teil 2

   Schritt 2 – Schutzrahmen für Sozialdaten: Hilfeplanverfahren, Kennzeichnung, Abzeichnung

   • Fachlicher Bezug: § 36 SGB VIII und das Hilfeplanverfahren, an dem sich Bericht und Fortschreibung ausrichten
   • Datenschutz für Angaben über Kinder, Jugendliche, Familien und für Beschäftigtendaten im mitgebrachten Fall
   • Ausweisen, welche Berichtspassagen mit KI vorformuliert wurden, und den Entstehungsweg dokumentieren
   • Unterschrift und fachliche Verantwortung liegen bei der fallführenden Fachkraft und der Einrichtung
3. Teil 3

   Schritt 3 – KI-Funktionen im Berichtswesen: Nutzen und Grenzen

   • Entwurf aus Stichpunkten, Verlaufseinträge bündeln, Abgleich mit Hilfeplanzielen, Zuordnung zu Lebensbereichen
   • Klar abgegrenzt: Die pädagogische Einschätzung der Entwicklung bleibt Aufgabe der Fachkraft, nicht des Modells
   • Beispiele, wie andere Träger der Jugendhilfe KI bei Berichten und Hilfeplanung einsetzen
   • Das Team wählt die Berichtsschritte aus, von denen es sich spürbare Entlastung verspricht
4. Teil 4

   Schritt 4 – Berichtswerkstatt: Ein Entwicklungsbericht entsteht neu

   • Als Übungsmaterial dient ein realer Vorgang, pseudonymisiert und ohne erkennbare Merkmale, etwa Verlaufsnotizen
   • Übung: Aus diesen Notizen wird der Weg zum Entwicklungsbericht mit KI neu gebaut, entlang der Hilfeplanziele
   • Anweisungen und Berichtsvorlagen werden in Kleingruppen geschrieben und gemeinsam verfeinert
   • Mängel der KI-Fassung und ihre Herkunft: wertende Zuschreibungen, erfundene Vorfälle, fehlender Zielbezug
5. Teil 5

   Schritt 5 – Umsetzung in der Einrichtung: Vier Wochen, Rollen, Anschlussthemen

   • Welche Berichtsschritte die Einrichtung im ersten Monat umstellt, gestützt auf Mittel, die sie bereits hat
   • Verteilung im Team: wer Vorlagen pflegt, wer erste Berichte testet und woran Fortschritt gemessen wird
   • Vorgemerkt: Dienstplan und Nachtbereitschaft in Wohngruppen sowie Entgeltverhandlungen mit dem Jugendamt
   • Verbindliche Absprache, welche Schritte bis wann angegangen werden