Tagungs- und Gruppenangebote im Hotel: Angebotsvorlagen mit KI bauen

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Tagungsangebote selbst mit KI vorbereiten und eine eigene Bankettvorlage bauen

Das nehmen Sie mit

• Eine erprobte Angebotsvorlage, die Tagungspauschale, Räume, Verpflegung und Zimmerkontingent gegliedert abfragt
• Routine darin, Preise, Raumangaben und Stornobedingungen eines KI-Entwurfs gegen Preisliste und AGB zu halten
• Ihr KI-Zugang samt durchgesehenen Datenschutzeinstellungen und der Regel, Anfragen ohne Namen und Kontaktdaten einzugeben

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Anfragenmappe: Was ein Tagungsangebot an Angaben verlangt

   • Personenzahl, Termin, Bestuhlung, Tagungstechnik, Verpflegung, Zimmer: Eckdaten, die das Sprachmodell braucht
   • Raumplan, Bankettmappe, Pauschalpreise und Zimmerverfügbarkeit werden heute aus mehreren Quellen zusammengetragen
   • Übung: Eine zurückliegende Anfrage für ein zweitägiges Firmenseminar wird ohne Kundennamen zum Übungsfall
   • Häufige Stolpersteine: offene Teilnehmerzahl, fehlende Optionsfrist, Prompts ohne Angabe zur gewünschten Pauschale
2. Teil 2

   Etappe 2 – Zugang fürs Bankettbüro: Werkzeuge, Bezahlstufen, Datenschutzeinstellungen

   • Anmelden, Bedienoberfläche kennenlernen und gängige KI-Werkzeuge voneinander abgrenzen
   • Gratisfassung und kostenpflichtiger Tarif im Vergleich, bezogen auf typische Angebotsarbeit im Bankett
   • Vorhandene Datenschutzeinstellungen durchgehen und nutzen; Gruppenanfragen nur ohne Namen und Kontaktdaten eingeben
   • Übung: Ein Tagungsangebot spontan anfragen und durchsehen, was am Ergebnis fehlt oder schief ist
3. Teil 3

   Etappe 3 – Angebotsvorlage: Vom Stichwortzettel zur belastbaren Anweisung

   • Aus einer Notiz wie „30 Pers., 2 Tage, Beamer“ wird eine gegliederte Anweisung mit Anlass, Leistungen und Tonfall
   • Rolle aus dem Bankettverkauf, ein gelungenes Musterangebot und Formatvorgaben für Positionen und Preise
   • Übung: Bankettvorlage bauen, die Pauschale, Raum, Verpflegung und Zimmerkontingent abfragt und gliedert
4. Teil 4

   Etappe 4 – Angebotskontrolle: Pauschalen, Raumangaben und Stornobedingungen nachrechnen

   • Pauschalpreise, Personenzahlen, Raumgrößen und Daten im Entwurf mit Preisliste und Raumplan abgleichen
   • Gegenlesen im Verkaufsteam; über Nachlässe, Kontingente und Zusagen entscheidet kein Werkzeug
   • AGB-Recht und Stornoregelungen beim Gegenlesen: Passt die Stornostaffel zu den Hausbedingungen
   • Übung: Falsche Tagungspauschale und vertauschtes Anreisedatum im KI-Angebot entdecken und richtigstellen
5. Teil 5

   Etappe 5 – Bankettvorlagen pflegen: Ablage, Versionsstand, Einsatzgrenzen

   • Geprüfte Angebotsvorlagen so ablegen, dass Bankett und Reservierung jederzeit darauf zugreifen
   • Weitergabe im Verkaufsteam mit Versionsnummer und kurzer Änderungsnotiz, etwa nach einer neuen Preisliste
   • Warnzeichen, dass KI bei einem Angebotstyp nicht hilft, zum Beispiel wenn Sonderwünsche jede Fassung umwerfen
   • Passendes Folgevorhaben: Gästebewertungen auswerten und beantworten
   • Restfragen klären und Ausblick auf die nächsten Tagungs- und Gruppenanfragen im Haus