KI in Kommunen und Behörden: Einsatzfelder, Rechtsrahmen, erste Schritte

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Verwaltungsaufgaben für KI erschließen und den Einstieg rechtlich sauber planen

Das nehmen Sie mit

• Einsatzfelder vom Posteingang bis zur Ausfüllhilfe schätzen Sie nüchtern ein und verorten Ihre eigenen Aufgaben darin.
• Für Vermerke, Bescheidentwürfe und Antwortschreiben verfügen Sie über eine erprobte Sammlung eigener Prompts.
• Ob ein Vorhaben mit KI-Verordnung, DSGVO und § 35a VwVfG vereinbar ist, beurteilen Sie anhand konkreter Kriterien – und der 90-Tage-Plan für Ihre Einheit steht.

Ablauf

1. Teil 1

   Modul 1 – Grundlagen: Was Machine Learning und generative KI für Behörden leisten

   • Machine Learning und generative KI verständlich unterschieden, mit Beispielen aus dem Verwaltungsalltag
   • Stärken und Grenzen der Technik: womit die Sachbearbeitung realistisch rechnen kann
   • Rechtsbindung, Aktenführung, Gleichbehandlung: was den öffentlichen Sektor von Unternehmen unterscheidet
   • Live-Demo: Aus einem Sachverhalt der Sachbearbeitung entsteht der Entwurf eines Vermerks
   • Unbesetzte Stellen und Fachkräftemangel: wo KI Beschäftigte von Routinearbeit freispielen kann
2. Teil 2

   Modul 2 – Einsatzfelder: Vom Posteingang bis zur Ausfüllhilfe

   • Antragsbearbeitung, Sortierung der Eingangspost und Auswertung umfangreicher Akten
   • Bürgerservices: Chatbots auf dem Serviceportal und Ausfüllhilfen für Formulare
   • Praxisbeispiele: was deutsche Kommunen und Behörden bereits erprobt haben
   • Aufgaben mit rascher Entlastung erkennen, etwa wiederkehrende Standardauskünfte
   • Übung: Sie ordnen die Aufgaben Ihrer Dienststelle auf einer KI-Landkarte ein
3. Teil 3

   Modul 3 – Generative KI in der Sachbearbeitung: Texte entwerfen und verständlich machen

   • Vermerke, Bescheidentwürfe und Antwortschreiben an Bürgerinnen und Bürger mit LLMs vorbereiten
   • Übung: Prompting an typischen Verwaltungs-Use-Cases, etwa einer Anfrage zum Bearbeitungsstand
   • Amtsdeutsch auflösen: einen Bescheidtext mit KI in verständliche Bürgersprache übertragen
   • Ein persönlicher Prompt-Werkzeugkasten für wiederkehrende Schreibaufgaben entsteht
4. Teil 4

   Modul 4 – Rechtsrahmen: Pflichten der Behörde als Betreiberin von KI

   • KI-Verordnung: welche Pflichten eine Behörde trifft, die KI-Systeme betreibt
   • DSGVO, Schriftformerfordernisse und § 35a VwVfG bei vollautomatisiert erlassenen Verwaltungsakten
   • Digitale Souveränität: Cloud-Dienste, On-Premise-Betrieb und Open-Source-Modelle gegeneinander abwägen
   • Zulässige Einsatzformen von solchen abgrenzen, die rechtlich derzeit ausscheiden
   • Übung: Zulässigkeitsprüfung für einen Use Case aus Ihrer Behörde
5. Teil 5

   Modul 5 – Transfer: Vom Use Case zum Einstiegsplan der Organisationseinheit

   • Use Cases sammeln und nach Nutzen und Umsetzbarkeit priorisieren
   • Beschaffung von KI-Lösungen: Vergabewege und typische Stolpersteine
   • Personalrat und Belegschaft von Beginn an beteiligen
   • Übung: Die eigene Organisationseinheit auf KI-Potentiale analysieren
   • 90-Tage-Plan: erste Schritte und Zuständigkeiten für den Einstieg festlegen