Büro, Organisation & IT
KI-Regeln für die Belegschaft: Eine Dienstanweisung mit KI-Hilfe entwerfen
Für IT-Verantwortliche und Geschäftsführungen, die festlegen müssen, welche KI-Werkzeuge Beschäftigte wie nutzen dürfen, und dafür eine verbindliche Dienstanweisung brauchen. Es geht darum, wie diese Regeln entstehen, welche Teile ein Sprachmodell vorformulieren kann und wo Datenschutz und Mitbestimmung Grenzen ziehen. Im KI-Potenzialcheck untersuchen wir im Haus, wie Regelwerke heute zustande kommen, und liefern einen schriftlichen Bericht. Im KI-Sparring 1:1 arbeiten Sie in Einzelstunden direkt an Ihrem Entwurf der Anweisung.
- Dauer1 Tag · je Stunde
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichBüro, Organisation & IT, Pflichten & Regulierung, Geschäftsführung & Führung
Für wen
IT-Verantwortliche und Geschäftsführungen in Betrieben und Einrichtungen, die Regeln zur KI-Nutzung bislang weitgehend ohne technische Unterstützung ausarbeiten.
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Wir prüfen im Haus, wie Ihre KI-Regeln entstehen, und bewerten das mit Bericht
Das nehmen Sie mit
- Ein Überblick, welche KI-Werkzeuge im Betrieb tatsächlich im Einsatz sind, einschließlich der nicht freigegebenen
- Eine mit IT, Datenschutz und Geschäftsführung abgestimmte Rangfolge, an welchen Stellen KI beim Erarbeiten der Anweisung hilft
- Ein schriftlicher Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugempfehlung und begründeten Ausschlüssen
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag klären: Welche Weichenstellung zur KI-Nutzung ansteht
- Vorgespräch mit der Geschäftsführung, welche Entscheidung über den KI-Einsatz der Termin absichern soll
- Zuschnitt festlegen, etwa nur Verwaltung und Vertrieb oder sämtliche Standorte mit Bildschirmarbeitsplätzen
- Erhebung bereits genutzter KI-Werkzeuge, auch private Konten und Browser-Erweiterungen ohne Freigabe
- Vertraulichkeitszusage für Einblicke in Systemlandschaft, bestehende Richtlinien und interne Absprachen
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie IT-Regeln heute entstehen und bei Beschäftigten ankommen
- Beobachtung und Gespräche dort, wo an Regelwerken gearbeitet wird: IT, Personal, Datenschutz, Fachabteilungen
- Wie oft Richtlinien neu entstehen oder angepasst werden, wie viele Stunden das bindet, welche Vorlagen dienen
- Mit erfasst wird der Nachbarablauf, also wie die Belegschaft für den Umgang mit KI sensibilisiert wird
- Systeme und Datenwege: wo IT-Richtlinien, Vorlagen und Protokolle abgelegt sind, die eine KI auswerten könnte
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen prüfen: DSGVO, KI-VO und BetrVG § 87 als Prüfrahmen
- Fachlich-rechtliche Grundlage der Bewertung: DSGVO, KI-VO, BetrVG § 87
- Jeder gefundene Ansatzpunkt wird einzeln an Datenschutz, Mitbestimmung und KI-Verordnung gemessen
- Welche Inhalte ein Modell zu sehen bekäme, etwa Richtlinientexte, und was intern bleibt, etwa Netzpläne
- Risiken, die an einzelnen Stellen gegen KI sprechen, zum Beispiel ungeprüft übernommene Rechtsaussagen
- Teil 4
Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Vom Regelungsbedarf bis zur Bekanntgabe
- Je Teilschritt, etwa Bedarf sammeln, Entwurf schreiben, abstimmen, bekanntgeben: passt KI dort oder nicht
- Grundfunktionen zuordnen: Anweisung entwerfen, Rückmeldungen bündeln, Entwurf prüfen, Werkzeuge einordnen
- Zeitgewinn pro Ansatzpunkt überschlagen und dem Aufwand für Einführung und Pflege ehrlich gegenüberstellen
- Reihenfolge gemeinsam mit IT, Datenschutzbeauftragten und Geschäftsführung festlegen
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Bericht und Empfehlung zur KI-Dienstanweisung
- Abschlussgespräch mit der Geschäftsführung, bevor wir am Ende des Tages das Haus verlassen
- Schriftlicher Bericht: Ansatzpunkte in Rangfolge, für jeden Aufwand und Nutzen beziffert
- Empfohlener Einstieg, etwa ein KI-gestützter Erstentwurf der Anweisung, mit dazu passendem Werkzeug
- Begründete Ausschlüsse, etwa die verbindliche Freigabe der Regeln, die nicht in KI-Hand gehört
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir brauchen Zutritt zu den Arbeitsplätzen, an denen Regeln und Richtlinien bearbeitet werden, und Beteiligte, die für Gespräche bereitstehen.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen
KI-Sparring 1:1 · je Stunde
Ihr eigener Entwurf der KI-Dienstanweisung, Stunde für Stunde weiterentwickelt
Das nehmen Sie mit
- Ein greifbares Ergebnis pro Stunde, etwa eine Gliederung oder ein ausformuliertes Kapitel der Anweisung
- Wiederverwendbare Anweisungen an ein Sprachmodell für die einzelnen Kapitel der Dienstanweisung
- Prüfschritte, mit denen Sie erfundene Pflichten oder Paragrafen im KI-Entwurf erkennen
Ablauf
- Teil 1
Baustein 1 – Ziel der Stunde: Was im Haus zur KI-Nutzung schon geregelt ist
- Kurzer Abgleich des heutigen Stands: Rundmail, mündliche Absprache oder bisher keinerlei Regelung
- Ihr Wunschergebnis für diese Stunde, zum Beispiel eine Gliederung oder der Abschnitt zur Dateneingabe
- Ihre bisherige Praxis mit KI-Werkzeugen klären wir gemeinsam; Vorkenntnisse sind keine Bedingung
- Teil 2
Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihre Stichpunkte werden zum Entwurf
- Grundlage ist Ihr Material, etwa eine vorhandene IT-Richtlinie, Notizen oder Fragen aus der Belegschaft
- Zusammen entsteht die erste Anweisung an das Sprachmodell, die einen Rohentwurf der Dienstanweisung liefert
- Wo KI beim Gliedern und Formulieren entlastet und wo sie hemmt, etwa bei hausinternen Freigabewegen
- Teil 3
Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Bausteine für jede künftige Fortschreibung
- Welches KI-Werkzeug sich für den Entwurf eignet, ohne dass interne Systemdetails nach außen gelangen
- Wiederverwendbare Anweisungen je Kapitel: zugelassene Werkzeuge, Dateneingabe, Kennzeichnung, Zuständigkeiten
- Gegenprobe des Entwurfs auf erfundene Paragrafen oder Pflichten, die das Modell hineingeschrieben hat
- Teil 4
Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: Was Datenschutz und Mitbestimmung der Anweisung vorgeben
- DSGVO, KI-VO und BetrVG § 87: was diese Grundlagen für Inhalt und Einführung der Dienstanweisung bedeuten
- Übungsauftrag bis zum Folgetermin: mit der Vorlage ein weiteres Kapitel entwerfen, Schwachstellen markieren
- Denkbare Folgestunde: Berechtigungskonzepte dokumentieren
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Mitbringen sollten Sie einen eigenen Vorgang aus Ihrem Haus, etwa vorhandene Regeln oder offene Fragen zur KI-Nutzung.
AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, in der die erarbeiteten Vorlagen festgehalten sind