Leistungserklärungen und CE im Baustoffhandel: Nachweise mit KI im Griff

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg der Leistungserklärung vom Hersteller zum Kunden mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Bild, wie LE-Anfragen und Konformitätsnachweise im Haus heute bearbeitet werden
• Erprobte Prompts und Antwortvorlagen für Anfragen zu LE und CE-Kennzeichnung
• Geklärte Zuständigkeit für jede Konformitätsaussage, die das Haus verlässt
• Ein Umsetzungsplan mit Verantwortlichen in Vertrieb und QM und einer Messgröße

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie eine Leistungserklärung heute beim Kunden ankommt

   • Mit allen Beteiligten wird eine LE-Anfrage nachgezeichnet, von der Kundenmail bis zur verschickten Antwort
   • Hersteller liefert die LE, QM prüft, Einkauf pflegt den Artikel: wer zuarbeitet und wo Vorgänge liegen bleiben
   • Im Umlauf sind LE-PDFs, CE-Etiketten, technische Merkblätter, Artikelstammdaten und Anfragen per E-Mail
   • Die Runde einigt sich auf die drei Engpässe mit dem meisten Verzug, etwa veraltete LE-Fassungen im Archiv
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: Bauproduktenverordnung, CE und LE im Handel mit Bauprodukten

   • Fachlicher Rahmen: was Bauproduktenverordnung, CE-Kennzeichnung und LE für Händler von Baustoffen bedeuten
   • Datenschutz und Beschäftigtendaten im konkreten Fall, etwa Bearbeiternamen in Prüfvermerken und Mailverläufen
   • KI-gestützte Antworttexte kennzeichnen und mit der LE-Fassung verknüpfen, auf der sie beruhen
   • Eine Konformitätsaussage an Kunden gibt eine benannte Person aus Vertrieb oder QM frei, nie das Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung und Klassifizierung im Nachweisfluss

   • Textentwurf und Zusammenfassung: Antwortmail an den Verarbeiter, Kurzfassung der erklärten Leistungen einer LE
   • Prüfung und Klassifizierung: LE-Angaben mit dem Artikelstamm abgleichen, Dokumente Produktgruppen zuordnen
   • Was ein Sprachmodell nicht übernimmt: das fachliche Urteil zur Verwendbarkeit und die Freigabe einer Aussage
   • Beispiele aus Baustoffhändlern ähnlicher Größe, die KI bei Nachweisanfragen bereits nutzen
   • Festgelegt werden die zwei oder drei Ansatzpunkte, an denen sich der Einstieg für Vertrieb und QM lohnt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Praxisfall: Eine offene Nachweisanfrage aus dem eigenen Haus

   • Ausgangsmaterial sind mitgebrachte Vorgänge, etwa die Anfrage eines Planers nach LE und CE zu einem Dämmstoff
   • Übung: Anfrage, zugehörige LE und Antwort mit KI-Unterstützung neu bearbeiten, vom Auswerten bis zum Entwurf
   • Prompts und Antwortvorlagen entstehen in Kleingruppen und werden reihum von den anderen nachgebessert
   • Mängel der KI-Ergebnisse samt Ursache benennen, etwa vertauschte Leistungsklassen oder erfundene Prüfnormen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Der erste Monat mit KI in Vertrieb und QM

   • Die ersten vier Wochen: welche KI-Schritte die bereits freigegebenen Werkzeuge im Haus hergeben
   • Aufgaben in Vertrieb und QM verteilen; als Erfolgsmaß dient etwa die Antwortzeit auf LE-Anfragen
   • Folgethemen für einen zweiten Anlauf: LV in Angebote überführen oder Reklamationen zu Baustoffen bearbeiten
   • Konkrete nächste Schritte werden verabredet, beginnend mit der ersten Anfrage, die mit neuer Vorlage läuft