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Anfragen von Studierenden im Prüfungsamt: Antwortentwürfe mit KI erstellen

Fragen zu Rücktritt, Fristverlängerung, Anerkennung oder Notenbescheinigung erreichen Prüfungsämter täglich, und die Antworten werden oft einzeln von Hand formuliert. Einen Tag lang nimmt sich das Team des Prüfungsamts in der KI-Werkstatt einen solchen Anfrageweg vor, klärt zuerst den rechtlichen Rahmen und baut dann eine reale Anfrage mit einem KI-Werkzeug neu auf. Danach liegen erste Antwortvorlagen vor, die Aufgaben im Amt sind verteilt und für die anschließenden vier Wochen steht ein Plan.

Für wen

Beschäftigte in Prüfungsämtern von Hochschulen, die Anfragen von Studierenden heute überwiegend von Hand beantworten.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg von der Studierendenanfrage zur Auskunft gemeinsam neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

  • Transparenz über die Stationen einer Anfrage im Prüfungsamt und die Stellen, an denen sie hängen bleibt
  • Erste Anweisungen und Antwortvorlagen für häufige Anliegen, an einer realen Anfrage erprobt und überarbeitet
  • Ein Vierwochenplan, in dem Aufgaben verteilt sind und eine Messgröße für die Entlastung steht

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Anfragewege nachzeichnen: Vom Postfach bis zur Auskunft

    • Zusammen legen Sie offen, wie eine Anfrage heute läuft: per Mail, Kontaktformular oder in der Sprechstunde
    • Wer Noten oder Bescheinigungen zuliefert, wer über Fristfragen entscheidet und wo Vorgänge liegen bleiben
    • Prüfungsordnung, Anmeldeformulare, Leistungsübersichten, Antwortbausteine als Material für ein Sprachmodell
    • Rücktritt, Fristverlängerung oder Anerkennung: die drei Anliegen mit dem höchsten Zeitaufwand werden markiert
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Prüfungsrecht und Datenschutz: Bezugspunkte für jede Antwort

    • Fachliche Bezugspunkte für Auskünfte und Bescheide des Prüfungsamts: Hochschulgesetze, VwVfG
    • Datenschutz bei Noten, Attesten und Matrikeldaten sowie bei Beschäftigtendaten, bezogen auf Ihren Vorgang
    • Mit KI vorbereitete Antworttexte als solche ausweisen und den Entstehungsweg nachvollziehbar ablegen
    • Die Auskunft an Studierende zeichnet eine zuständige Person im Amt ab; das Werkzeug liefert nur den Entwurf
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Einsatzfelder im Anfragealltag: Wo ein Antwortentwurf hilft und wo Ermessen beginnt

    • Antwort entwerfen, Mailverläufe zusammenfassen, Angaben gegen die Prüfungsordnung prüfen, Anliegen sortieren
    • Grenzen benennen: Ermessensentscheidungen und Auslegung der Prüfungsordnung nimmt kein Sprachmodell ab
    • Erfahrungen anderer Hochschulverwaltungen mit KI-Entwürfen für Studierendenanfragen
    • Das Team einigt sich auf die Anliegen, bei denen ein KI-Entwurf die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Antwortwerkstatt: Eine reale Studierendenanfrage neu bearbeiten

    • Auf dem Tisch liegt eine echte Anfrage aus Ihrem Postfach, Namen und Matrikelnummer geschwärzt
    • Übung: Die Bearbeitung einer Anfrage zur Wiederholungsprüfung wird mit einem KI-Werkzeug neu aufgebaut
    • Anweisungen und Antwortvorlagen entstehen in Kleingruppen und werden anschließend gemeinsam überarbeitet
    • Schwachstellen der KI-Antwort samt Ursache, etwa erfundene Fristen oder falsch zitierte Paragrafen der Ordnung
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Einführungsplan Prüfungsamt: Vier Wochen, Rollen, Messgröße

    • Was sich im ersten Vierwochenzeitraum mit den Werkzeugen umsetzen lässt, über die die Hochschule schon verfügt
    • Aufgaben im Amt verteilen und festlegen, woran Entlastung sichtbar wird, etwa an der Antwortzeit je Anfrage
    • Anschlussthema für später: Akkreditierungsunterlagen zusammenstellen
    • Vereinbart werden Termine und Aufgaben für die ersten Umsetzungsschritte im Amt

VoraussetzungenKI-Kenntnisse braucht es nicht. Nützlich sind Vertrautheit mit den Abläufen im eigenen Prüfungsamt und eine reale Anfrage, die Sie mitbringen.

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