Rahmenverträge im Einkauf mit KI erfassen: Konditionen griffbereit halten
Rahmenverträge enthalten Preise, Rabattstaffeln, Zahlungsziele, Laufzeiten und Kündigungsfristen, die im Einkauf an einer Stelle auffindbar sein müssen – und genau dieses Übertragen kostet bisher viel Handarbeit. Hier geht es darum, Vertragsunterlagen mit KI auszuwerten und in ein einheitliches Konditionenblatt zu überführen, ohne dass AGB-Recht, BGB und Datenschutz aus dem Blick geraten. In der Werkstatt stellt ein Einkaufsteam an einem Tag seine Vertragsdokumentation gemeinsam um und geht mit einem Plan für den ersten Monat nach Hause. Im Sparring 1:1 arbeiten Sie stundenweise allein an Ihrem eigenen Vertrag und erhalten ein wiederverwendbares Muster.
- Dauer1 Tag · je Stunde
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichEinkauf & Fuhrpark, Büro, Organisation & IT
Für wen
Einkaufsteams in Betrieben und Einrichtungen, die Rahmenverträge und vereinbarte Konditionen bislang größtenteils manuell dokumentieren.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Die Erfassung von Rahmenverträgen und Konditionen gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild davon, wie Rahmenverträge heute in Ihre Konditionenübersicht gelangen und wo es hakt
- Erprobte Anweisungen und ein Konditionenblatt, das KI aus Vertragstext und Preisanlage befüllt
- Klarheit, was AGB-Recht, BGB und Datenschutz für KI-gestützte Vertragsdokumentation bedeuten
- Ein Plan für den ersten Monat mit verteilten Aufgaben und einer Messgröße
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie ein Rahmenvertrag heute in die Übersicht kommt
- Gemeinsam nachzeichnen, wie ein unterschriebener Vertrag bis in die Konditionenliste gelangt
- Wer Verträge zuleitet, wer Preise und Rabatte überträgt, wer abzeichnet, wo Vorgänge liegen bleiben
- Beteiligte Unterlagen: Vertragstexte, Preisanlagen, Rabattstaffeln, Nachträge, Lieferanten-AGB
- Gewichten, an welchen drei Punkten das Nachpflegen von Konditionen den Einkauf am stärksten aufhält
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: AGB-Recht, BGB und Beschäftigtendaten in Vertragsunterlagen
- Was AGB-Recht und BGB beim Erfassen von Klauseln, Laufzeiten und Kündigungsfristen verlangen
- Namen von Einkäufern und Unterschriftsberechtigten: welche Beschäftigtendaten die KI sehen darf
- KI-erstellte Konditionenblätter markieren, jede Angabe auf ihre Vertragsstelle rückführbar halten
- Wer im Einkauf für die Richtigkeit der Vertragsdokumentation geradesteht, auch wenn KI vorgearbeitet hat
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion beim Dokumentieren trägt
- Vertragsauszüge entwerfen, lange Verträge verdichten, Preise gegen die Anlage prüfen, Warengruppen zuordnen
- Grenzen: Ein Sprachmodell ersetzt weder die juristische Bewertung einer Klausel noch Verhandlungswissen
- Wie vergleichbare Einkaufsabteilungen Rahmenverträge KI-gestützt auswerten und aufbereiten
- Entscheiden, welche Ansatzpunkte die Gruppe in der Werkstattphase bearbeitet
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ein Rahmenvertrag aus dem eigenen Bestand wird neu erfasst
- Grundlage ist ein von der Gruppe mitgebrachter Rahmenvertrag, geschwärzt, samt Preisanlage und Nachträgen
- Übung: Laufzeit, Preise, Staffeln, Zahlungsziele und Fristen per KI in ein Konditionenblatt übertragen
- Anweisungen und Blattvorlage reihum überarbeiten, bis sie auch für den nächsten Lieferantenvertrag taugen
- Fehlstellen klären: übersehene Nachträge, falsch gelesene Staffeln, vermengte AGB und ihre Ursachen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die Vertragsdokumentation im ersten Monat umstellen
- Was sich mit den heute verfügbaren Lizenzen und Programmen im ersten Monat nach dem Termin umsetzen lässt
- Zuständigkeiten verteilen, Messgröße wählen, etwa Minuten je erfasstem Vertrag oder fehlende Angaben
- Anschlussthema für später: Bedarfsmeldungen und Bestellanforderungen mit KI prüfen
- Verbindlich vereinbaren, wer bis wann welchen Teil des Vertragsbestands umstellt
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Es hilft, die eigenen Abläufe im Einkauf zu kennen und einen realen Rahmenvertrag mitzubringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat mit digitalem Badge
KI-Sparring 1:1 · je Stunde
Ihr eigener Rahmenvertrag, Ihre Konditionen: ein Muster, das Sie weiterverwenden
Das nehmen Sie mit
- Eine mit Ihnen erarbeitete Anweisung, die Konditionen aus Ihrem Vertragstext herauszieht
- Eine wiederverwendbare Vorlage mit Fundstellen-Prüfung gegen erfundene Werte
- Eine klare Aufgabe für die Zeit bis zur Folgestunde
Ablauf
- Teil 1
Baustein 1 – Ausgangslage: Wo Ihre Vertragsdokumentation heute steht
- Wie Sie Rahmenverträge und Konditionen derzeit festhalten, ob im ERP-System, in Tabellen oder Ordnern
- Festlegen, was nach dieser Stunde vorliegen soll, zum Beispiel ein Muster für Ihr Konditionenblatt
- Ihre bisherigen Erfahrungen mit KI-Werkzeugen klären – Vorwissen ist keine Bedingung
- Teil 2
Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihr Vertrag als Ausgangspunkt
- Wir arbeiten direkt an einem Rahmenvertrag oder Nachtrag, den Sie mitbringen
- Gemeinsam entsteht ein Prompt, der Preise, Rabatte und Fristen aus Ihrem Vertragstext ausliest
- Wo KI beim Erfassen entlastet und wo sie stört, etwa bei verschachtelten Klauseln oder Randnotizen
- Teil 3
Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Ein Konditionenmuster für weitere Verträge
- Welches KI-Werkzeug zu Ihren Vertragsunterlagen und Ihrer Arbeitsumgebung passt
- Anweisung und Vorlage so aufbauen, dass sie beim nächsten Rahmenvertrag ebenso funktionieren
- Prüfschritte einbauen: jede ausgelesene Kondition mit Fundstelle im Vertrag, damit erfundene Werte auffallen
- Teil 4
Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: AGB-Recht, BGB und der Folgetermin
- Welche Vorgaben aus AGB-Recht und BGB beim Dokumentieren von Vertragsbedingungen gelten
- Ihr Auftrag bis zur Folgestunde: das Muster an weiteren Verträgen aus Ihrem Bestand erproben
- Mögliches Thema späterer Stunden: Verhandlungen vorbereiten, Argumente zusammentragen
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht erforderlich. Bitte haben Sie einen konkreten Vertrag oder Vorgang aus Ihrem Einkauf dabei.
AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, die die gemeinsam erarbeiteten Vorlagen enthält