KI-Werkzeuge

Retell AI: Nach Feierabend erreichbar bleiben und Termine vergeben

In Arztpraxen, Kanzleien, Handwerksbetrieben und bei Dienstleistern geht nach Feierabend mancher Anruf ins Leere, und damit oft ein Auftrag oder Termin. Mit Retell AI kommen Sie zügig zu einem Telefonagenten, der Termine vergibt oder Rückrufwünsche aufnimmt und Sonderfälle an Ihr Team weitergibt. Im Tool-Training vergleichen Sie Retell AI mit Vapi sowie ElevenLabs Agents, setzen Ihren eigenen Anrufgrund um und stellen die Gesprächskosten in einer Wirtschaftlichkeitsrechnung den entgangenen Anrufen gegenüber.

Für wen

Arztpraxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe und Dienstleistungsunternehmen, in denen Anrufe jenseits der Bürozeiten bislang unbeantwortet bleiben.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Erstkontakt am Telefon absichern: Termine und Rückrufwünsche per Agent aufnehmen

Das nehmen Sie mit

  • Ein funktionierender Telefonagent für Terminvergabe oder Rückrufannahme mit Anbindung an Ihren Kalender
  • Eine begründete Wahl zwischen Retell AI, Vapi sowie ElevenLabs Agents
  • Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung und geklärte Pflichten zu Hinweis, Mitschnitt und Speicherdauer
  • Klare Pflegezuständigkeit, gesicherte Gesprächsvorgaben und ein abgeschätztes Folgevorhaben

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Marktblick: Retell AI im Feld der Telefonplattformen

    • Aufbau von Retell AI und Minutentarif als Grundlage jeder späteren Kostenrechnung
    • Auf kurzem Weg zum ersten Anruf, den der Agent vollständig selbst führt
    • Retell AI, Vapi, ElevenLabs Agents: wie sich die drei Plattformen für Ihren Zweck unterscheiden
    • Spracherkennung, Dialogführung und Sprachsynthese: welchen Teil der Telefonkette die Plattform abdeckt
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Grundbedienung: Gesprächsregeln, Kalender, Protokolle

    • Gesprächsablauf mit Rückfragen anlegen und Bedingungen setzen, wann der Agent ein Gespräch beendet
    • Terminkalender und weitere Zielsysteme mit dem Agenten verbinden
    • Gesprächsprotokolle in Retell AI lesen und daraus Korrekturen am Ablauf ableiten
    • Übung: einen Agenten mit Begrüßung, Nachfrageregel und Kalenderzugriff anlegen und selbst anrufen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Ernstfall im Test: Terminvergabe oder Rückrufbitte nach Feierabend

    • Je nach Bedarf vergibt der Agent Termine oder notiert Rückrufwünsche samt Anliegen und Telefonnummer
    • Testanrufe mit schwierigen Rollen: Anrufende, die nuscheln, mehrere Fragen mischen oder ungeduldig werden
    • Sonderfälle wie akute Beschwerden in der Praxis oder Fristsachen in der Kanzlei an das Team weitergeben
    • Übung: Ihr mitgebrachter Anrufgrund wird umgesetzt und mit Testanrufen belastet
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Recht und Rechnung: Was Erreichbarkeit per Agent verlangt und kostet

    • Hinweis auf die KI zu Gesprächsbeginn, Mitschnitt und Speicherdauer der Gesprächsprotokolle
    • Kosten pro Gespräch in einer Wirtschaftlichkeitsrechnung entgangenen Anrufen und Personalzeit gegenüberstellen
    • Regeln der KI-Verordnung, Umgang mit Patienten- und Mandantendaten, Mitbestimmungsrechte der Beschäftigten
    • Monatliche Belastung offenlegen und vereinbaren, wie der Betrieb Retell AI bei Bedarf wieder abschaltet
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Dauerbetrieb: Pflege, Regeln und Grenzen des Telefonagenten

    • Festlegen, wer Gesprächsregeln, Kalenderanbindung und Weiterleitungen aktuell hält
    • Prompts, Begrüßungen und Benennungen als verbindliche Teamvorgaben speichern
    • Woran sich ein Fehlschlag ablesen lässt: verlorene Rückrufwünsche, doppelt vergebene Termine
    • Folgevorhaben festlegen, etwa Terminabsagen per Agent, und den dafür nötigen Aufwand schätzen

VoraussetzungenSie kennen die häufigsten Anlässe für Anrufe und können auf den Terminkalender zugreifen. Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

AbschlussTeilnahmezertifikat mit digitalem Badge

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