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Schatten-KI ablösen: Zugänge, Freigaben und Support für die Belegschaft

Solange Beschäftigte private KI-Konten nutzen, können Firmendaten an Dienste gelangen, die die IT weder kennt noch kontrolliert. Dieser Entscheidungsworkshop richtet sich an IT-Leitungen und Systemverantwortliche, die stattdessen einen hauseigenen, an die Benutzerverwaltung angebundenen KI-Zugang für alle bereitstellen wollen. Sie legen fest, welche Bauform, welche Modelle und welche Wissensbasen freigegeben werden, wie Support und Protokollierung organisiert sind und was mit Datenschutz und Personalvertretung abzustimmen ist.

Für wen

IT-Leitungen und Systemverantwortliche, die KI der gesamten Belegschaft zugänglich machen und den Wildwuchs privater Konten beenden wollen.

KI-Entscheidungsworkshop · 1 Tag

Private KI-Konten durch einen kontrollierten, gut betreuten Zugang für alle ersetzen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Lagebild zeigt, welche KI-Dienste in den Abteilungen bereits genutzt werden und wie mit Altfällen umzugehen ist.
  • Die Entscheidung über Bauform, Anbindung an die Benutzerverwaltung und freigegebene Modelle ist vorbereitet.
  • Selbsthilfe-Material und Multiplikatoren in den Fachbereichen entlasten die IT im Support.
  • Regeln zu Protokollierung, Löschfristen und Nachweisen sind mit Datenschutz und Personalvertretung abstimmbar.

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Lagebild: Wie verbreitet private und inoffizielle KI-Nutzung ist

    • Private KI-Konten als Kern des Sicherheitsrisikos: Firmendaten landen außerhalb jeder Kontrolle
    • Bestehende Nutzung erheben: welche KI-Dienste in welchen Abteilungen bereits im Einsatz sind
    • Warum Sperrlisten die Nutzung lediglich auf andere Geräte und Wege verschieben
    • Vorgehen bei Fällen, in denen Daten schon über private Konten abgeflossen sind
    • Ein hauseigenes Angebot so zuschneiden, dass es das private Konto überflüssig macht
  2. Teil 2

    Phase 2 – Zugang: Eine kontrollierte KI-Oberfläche für alle

    • Bauformen einer hauseigenen Oberfläche im Vergleich zu verstreuten Einzellizenzen
    • Login, Gruppenzuordnung und Berechtigungen über die bestehende Benutzerverwaltung steuern
    • Übung: Sie richten den KI-Zugang einer Abteilung samt Gruppenzuordnung und Rechten ein
  3. Teil 3

    Phase 3 – Angebot: Freigegebene Modelle, Wissensbasen und Abschaltungen

    • Festlegen, welche Modelle für welche Nutzergruppen freigegeben sind
    • Getrennte Wissensbasen je Abteilung statt eines gemeinsamen Datenbestands für das ganze Haus
    • Funktionen bestimmen, die absichtlich deaktiviert bleiben
    • Freigabeweg, über den neue KI-Werkzeuge beantragt, geprüft und zugelassen werden
  4. Teil 4

    Phase 4 – Support: Einarbeitung ohne Ticketflut

    • Für die fünf Standardfragen der ersten Wochen nach dem Start fertige Antworten bereithalten
    • Anleitungen und FAQ zur Selbsthilfe, die den Service Desk entlasten
    • Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Fachbereichen gewinnen und befähigen
    • Abgrenzen, welche Anliegen die IT selbst klärt und welche an den Anbieter weitergehen
  5. Teil 5

    Phase 5 – Nachweis: Protokollierung, Fristen und Abstimmung

    • Protokollinhalte festlegen: Pflichtangaben einerseits, Inhalte mit Aufzeichnungsverbot andererseits
    • Aufbewahrungsdauer, Löschfristen und Auskunftsrechte der Beschäftigten regeln
    • Nachweise zusammenstellen, die Prüfer bei einer Kontrolle typischerweise anfordern
    • Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und Personalvertretung vorbereiten

VoraussetzungenSie haben Zugriff auf Benutzerverwaltung und Systemlandschaft Ihres Hauses und verfügen über Grundkenntnisse der Systemadministration.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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