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Technische KI-Nachweise für die IT: Systeme erfassen, einstufen, belegen

Ob ein Ticketsystem mit automatischer Kategorisierung oder ein Office-Paket mit Schreibassistent: Viele Anwendungen bringen KI-Funktionen mit, die in keiner Systemliste auftauchen. Für die IT klärt der Workshoptag, welche Anwendungen nach der KI-Verordnung als KI-System gelten, wie ein Inventar mit vertretbarem Aufwand entsteht und wie die Risikoeinstufung begründet festgehalten wird. Dazu kommen die technischen Belege von der Protokollierung bis zu Anbieterunterlagen; zum Schluss legt die Runde den nächsten Schritt samt geschätztem Aufwand fest.

Für wen

IT-Leitungen, Systemverantwortliche und KI-Beauftragte, die das Verzeichnis der genutzten KI-Systeme aufbauen und für die technischen Nachweise zuständig sind.

KI-Entscheidungsworkshop · 1 Tag

Inventar, Risikoklassen und technische Belege so führen, dass sie bei einer Prüfung vorgelegt werden können

Das nehmen Sie mit

  • Eine Erfassungsvorlage für KI-Systeme steht bereit und ist mit ersten Einträgen aus Ihrer Systemlandschaft gefüllt.
  • Einstufungen nach den Risikoklassen der KI-Verordnung treffen Sie begründet, auch in strittigen Fällen.
  • Protokollierung, Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte und Anbieterunterlagen sind als Nachweise geplant.
  • Zuständigkeiten zwischen Leitung, Datenschutz und IT sowie der nächste Schritt mit Aufwand sind vereinbart.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Abgrenzung: Welche Anwendungen unter den Begriff KI-System fallen

    • Die Begriffsbestimmung der KI-Verordnung, Punkt für Punkt an Ihrer Systemlandschaft geprüft
    • KI-Funktionen in zugekaufter Software identifizieren, etwa in ERP, Ticketsystem oder Office-Paket
    • Unbemerkt mitlaufende Modelle aufspüren, zum Beispiel in Spamfiltern oder Prognosemodulen
    • Ergebnis: eine Vorlage zur Erfassung, die die IT anschließend direkt verwenden kann
  2. Teil 2

    Modul 2 – Inventar: KI-Systeme zügig erfassen und aktuell halten

    • Angaben, die je System ins Inventar gehören, etwa Zweck, Anbieter, verarbeitete Datenarten und Systemverantwortliche
    • Erhebung aus Beschaffungsunterlagen und Lizenzverzeichnissen statt mehrwöchiger Fragebogenrunde
    • Übung: Zehn Systeme aus der eigenen Landschaft aufnehmen und vorläufig einstufen
    • Laufende Pflege mit geringem Aufwand, gekoppelt an Beschaffung und Änderungsprozess
  3. Teil 3

    Modul 3 – Einstufung: Risikoklassen der KI-Verordnung begründet zuordnen

    • Risikostufen der KI-Verordnung anhand typischer Unternehmenssysteme durchgehen
    • Grenzfälle, an denen sich Fachbereich, IT und Compliance häufig uneins sind
    • Technische Folgen einer Hochrisiko-Einstufung für Betrieb, Überwachung und Dokumentation
    • Die Begründung jeder Einstufung nachvollziehbar im Inventar festhalten
  4. Teil 4

    Modul 4 – Nachweise: Protokolle, Kennzeichnung und Anbieterunterlagen

    • Logging so konfigurieren, dass die Aufzeichnungen als Beleg verwertbar sind
    • Von KI erstellte Texte und Bilder technisch als solche markieren, etwa über Metadaten oder sichtbare Hinweise
    • Unterlagen, die Sie beim Anbieter eines KI-Systems einfordern müssen
    • Ablageort, Aufbewahrung und Zugriffsrechte für sämtliche Nachweise regeln
  5. Teil 5

    Modul 5 – Entscheidung: Zuständigkeiten, Freigabe und nächster Schritt

    • Aufgabenteilung zwischen Unternehmensleitung, Datenschutz und IT verbindlich klären
    • Freigabeprozess für ein neu einzuführendes KI-System festlegen
    • Vorlage des Inventars bei einer Prüfung: Form, Umfang und Ansprechperson
    • Beschluss über den nächsten Umsetzungsschritt einschließlich geschätztem Aufwand für die IT

VoraussetzungenSie überblicken die Systemlandschaft Ihres Hauses und können Beschaffungsunterlagen einsehen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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