Vergabestelle: Wo KI Markterkundung und Losbegründung entlasten kann

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Markterkundung und Losvermerke vor Ort prüfen, KI-Eignung bewerten, mit Bericht

Das nehmen Sie mit

• Ein klares Bild, wie Markterkundungs- und Losvermerke in Ihrer Vergabestelle entstehen und wie viel Zeit sie binden
• Eine Einschätzung je Teilschritt, wo KI unterstützen könnte und wo Vergaberecht oder Datenschutz dagegen sprechen
• Einen schriftlichen Ergebnisbericht mit Rangfolge der Ansatzpunkte, erstem Umsetzungsschritt und Werkzeugempfehlung

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Auftragsklärung mit der Vergabeleitung: Was der Analysetag entscheiden helfen soll

   • Gespräch mit der Leitung der Vergabestelle: über welchen KI-Einsatz nach dem Tag entschieden werden soll
   • Den betrachteten Ausschnitt abgrenzen, etwa nur Liefer- und Dienstleistungsvergaben oder auch Bauvergaben
   • KI-Werkzeuge, die Beschäftigte schon verwenden, ausdrücklich auch solche ohne offizielle Freigabe
   • Vertraulichkeit vereinbaren, gerade für Kostenschätzungen, Angebotsinhalte und Kalkulationen von Bietern
2. Teil 2

   Phase 2 – Begründungsweg vor Ort: Wie Markterkundungs- und Losvermerke heute entstehen

   • Mitschauen und Nachfragen an den beteiligten Plätzen: Sachbearbeitung, Bedarfsstelle, Vergabeleitung
   • Häufigkeit und Dauer: Verfahren pro Jahr, Stunden je Vermerk, herangezogene Recherchen und Preisspiegel
   • Mit aufgenommen wird der Nachbarablauf, Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen zu verankern
   • Systemlandschaft und Datenwege: welche Texte und Tabellen ein Sprachmodell als Ausgangsmaterial nutzen könnte
3. Teil 3

   Phase 3 – Vergaberechtliche Grenzen: GWB, VgV und der Umgang mit Bieterdaten

   • Vergaberechtlicher Bezug: GWB § 97 Abs. 4 für die Aufteilung in Lose, VgV § 28 für die Markterkundung
   • Für jeden gefundenen Ansatzpunkt geprüft: Datenschutz, Mitbestimmung, wo ein Personalrat besteht, und KI-Verordnung
   • Welche Inhalte ein Sprachmodell zu sehen bekäme und welche, etwa Kostenschätzungen, intern bleiben
   • Risiken, die gegen KI sprechen, zum Beispiel ungeprüfte Marktangaben, die in einen Vergabevermerk wandern
4. Teil 4

   Phase 4 – Losvermerk und Marktrecherche bewerten: Eignung und Rangfolge der Teilschritte

   • Eignung jedes Teilschritts für Künstliche Intelligenz, von der Anbieterrecherche bis zum Begründungstext
   • Zuordnung zu Grundfunktionen: Vermerk entwerfen, Marktinformationen zusammenfassen, prüfen, Anbieter einordnen
   • Grob geschätzter Zeitgewinn pro Ansatzpunkt, ehrlich gegen Einrichtungs- und Kontrollaufwand gerechnet
   • Rangfolge der Ansatzpunkte, festgelegt zusammen mit den Vergabefachleuten des Hauses
5. Teil 5

   Phase 5 – Ergebnis für die Vergabeleitung: Bericht und erster Umsetzungsschritt

   • Noch am selben Tag werden die Befunde mit der Leitung der Vergabestelle besprochen
   • Schriftlicher Ergebnisbericht: Ansatzpunkte in Rangfolge, jeweils mit Aufwand und erwartetem Nutzen
   • Empfohlener Einstieg mit passendem KI-Werkzeug, etwa für Entwürfe von Markterkundungsvermerken
   • Begründet ausgeschlossen: Aufgaben, die ohne KI bleiben sollten, etwa die Losentscheidung selbst