Öffentliche Verwaltung

Vergabevermerke und Verfahrensakte: Was KI bei der Dokumentation leistet

Wahl der Verfahrensart, Bieterfragen, Wertung, Zuschlag: Soweit VgV oder UVgO anzuwenden sind, hält die Vergabestelle die Stufen des Verfahrens nachvollziehbar im Vergabevermerk fest. Im KI-Schnellstart sehen Beschäftigte an einem anonymisierten Vermerk, welche Textarbeit ein Sprachmodell übernimmt, und lassen anschließend selbst einen Probevermerk entwerfen. Wer zweifelt, ob KI in die Vergabeakte gehört, bekommt eine nüchterne Einordnung und klare Regeln für Bieterdaten.

Für wen

Vergabestellen, die Vergabevermerke und Verfahrensdokumentation heute überwiegend von Hand führen; ausdrücklich auch für skeptische Beschäftigte.

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Einordnen, was KI beim Führen von Vergabevermerken abnimmt und was nicht

Das nehmen Sie mit

  • Eine Einschätzung, welche Teile eines Vergabevermerks ein Sprachmodell vorformulieren kann
  • Ein geschärfter Blick für erfundene Fristen, Daten und Paragrafenverweise in KI-Entwürfen
  • Ein selbst angeforderter Probevermerk und klare Regeln, welche Akteninhalte nicht ins Modell gehören

Ablauf

  1. Teil 1

    Vermerkpraxis heute: Dokumentation im Verfahrensalltag

    • Wie Vergabevermerke und Verfahrensdokumentation heute entstehen und wo nachträgliche Begründungen Stunden binden
    • Drei Einsatzfelder fürs Sprachmodell: Begründungen entwerfen, Bieterfragen bündeln, Vermerke auf Lücken sichten
    • Vorführung an einem anonymisierten Vergabevermerk aus dem Alltag einer Vergabestelle
    • Was trotz KI-Entwurf nur der Abgleich mit der Vergabeakte bestätigt: Daten, Fristen, Wertungsergebnisse
  2. Teil 2

    Modellgrenzen beim Vermerk: Textvorschlag gegen belegte Aussage

    • Funktionsweise von Sprachmodellen in wenigen Sätzen, nachvollzogen am vorgeführten Vermerk
    • Ein flüssig formulierter Vermerkentwurf ist noch keine durch die Akte belegte Aussage
    • Woher erfundene Termine, Bieternamen oder Paragrafenverweise kommen und wie sie auffallen
    • Im Alltag der Vergabestelle heißt das: KI-Entwürfe werden grundsätzlich gegen die Vergabeakte gelesen
  3. Teil 3

    Probevermerk: Eine Verfahrensstufe selbst dokumentieren lassen

    • Übung: Einen Vermerk zur Wahl der Verfahrensart für einen fiktiven Liefervertrag anfordern
    • Vergleich der Entwürfe: tragfähige Passagen, Lücken, vom Modell hinzugefügte Behauptungen
    • Offene Fragerunde, ausdrücklich auch für Einwände und Zweifel aus der Vergabestelle
  4. Teil 4

    Vermerkregeln: VgV § 8, UVgO § 6 und der Umgang mit Bieterdaten

    • Rahmen in Stichworten: VgV § 8 für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, UVgO § 6 darunter, soweit eingeführt
    • Welche Akteninhalte ein Sprachmodell erhalten darf und welche, etwa Angebotspreise und Bieterdaten, außen vor bleiben
    • Mit vorhandenen Mitteln ausprobieren: eine ältere, geschwärzte Vermerkvorlage sprachlich glätten lassen
    • Nachbarthema mit Gewinn: Angebote formal prüfen und werten

VoraussetzungenOhne Vorwissen geeignet; skeptische Kolleginnen und Kollegen aus der Vergabe sind ausdrücklich angesprochen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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