Vertraulichkeit in der Meldestelle: Datenschutz nach HinSchG mit KI ordnen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Vertraulichkeitsregeln und Datenschutzunterlagen der Meldestelle mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Eine gemeinsame Übersicht, wer Zugriff auf Hinweise hat und welche Unterlagen den Identitätsschutz regeln
• Mit KI überarbeitete Entwürfe, etwa Datenschutzhinweise für den Meldekanal, an einem echten Vorgang erprobt
• Feste Regeln, welche Angaben aus Meldungen nicht in ein KI-Werkzeug gelangen, und ein Arbeitsplan für das Team

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Lagebild: Wer heute was über eine Meldung erfährt

   • Zusammengetragen wird, wie Identitätsschutz und Datenschutz bei Hinweisen derzeit praktisch umgesetzt werden
   • Wer zuarbeitet, etwa die IT bei Postfachrechten, wer berät, etwa der oder die Datenschutzbeauftragte, und wo es hakt
   • Unterlagen: Berechtigungskonzept, Datenschutzhinweise, Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Schwärzungsvorlagen
   • Drei aufwendige Arbeiten herausgreifen, zum Beispiel Schwärzen vor einer Weitergabe oder Rechteprüfung im Postfach
2. Teil 2

   Schritt 2 – Schutzrahmen: Vertraulichkeitsgebot und DSGVO im Meldeverfahren

   • Rechtliche Bezugspunkte für Meldestellen: HinSchG § 8, DSGVO
   • Datenschutz für Beschäftigte, die in einem Hinweis als Beschuldigte, Betroffene oder Zeugen auftauchen
   • Texte, die mit KI entstanden sind, als solche markieren und ihre Entstehung dokumentieren
   • Freigabe von Datenschutzhinweisen und Berechtigungen bleibt Sache der Zuständigen in Compliance und Datenschutz
3. Teil 3

   Schritt 3 – Eignung: Hinweistexte, Schwärzprüfung, Zugriffsstufen

   • Datenschutzhinweise entwerfen, Abläufe zusammenfassen, Texte auf identifizierende Angaben prüfen, Zugriffsstufen zuordnen
   • Klare Erwartung: Ein Sprachmodell ersetzt weder Berechtigungsverwaltung noch die Abwägung im Einzelfall
   • Erfahrungen vergleichbarer Unternehmen mit KI rund um die Datenschutzdokumente ihrer Meldestelle
   • Mit welchen Ansatzpunkten die Gruppe in die Übung geht, wird gemeinsam entschieden
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Ein Datenschutzvorgang der Meldestelle wird neu gebaut

   • Arbeitsmaterial ist ein echter Vorgang aus Compliance oder Datenschutz, etwa die bisherigen Hinweise zum Meldekanal
   • Übung: Datenschutzhinweis und Schwärzungsvorgabe für den Meldekanal werden mit einem Sprachmodell neu aufgesetzt
   • Getestet werden Anweisungen und Textbausteine, angepasst nach Rückmeldung aus der Gruppe
   • Was am KI-Entwurf hakt, etwa übersehene indirekte Identifizierungsmerkmale oder pauschale Rechtsaussagen, und warum
5. Teil 5

   Schritt 5 – Verabredung: Nächste Schritte für Vertraulichkeit und Datenschutz

   • Vorhaben für den kommenden Monat, die mit bereits verfügbaren Programmen und eigenen Daten machbar sind
   • Wer im Team welche Aufgabe übernimmt und woran Fortschritt messbar wird, etwa Bearbeitungszeit für Schwärzungen
   • Nachbarthema: Meldungen dokumentieren und Fristen wahren
   • Konkrete Absprachen zu den nächsten Schritten schließen die Arbeit ab