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Wäscherei-Rahmenverträge mit KI kalkulieren: Preisblätter sauber herleiten

Vergibt eine Klinik, ein Heimträger oder eine Kommune die Wäscheversorgung über mehrere Jahre, muss die Wäscherei aus Leistungsverzeichnis und Jahresmengen einen tragfähigen Preis je Kilogramm oder Teil ableiten. Angesprochen sind Vertrieb und Kalkulation, die solche Angebote bisher überwiegend manuell aus Vergabeunterlagen, Tabellen und Erfahrungswerten zusammensetzen. In der Werkstatt baut Ihr Team einen laufenden Kalkulationsvorgang gemeinsam mit einem KI-Werkzeug um und plant die Einführung. Der Potenzialcheck untersucht die Kalkulation einen Tag lang im Haus und hält in einem Bericht fest, welche Arbeitsgänge KI sinnvoll übernehmen kann.

Für wen

Vertrieb und Kalkulation in Wäschereien, die Rahmenverträge und Ausschreibungsangebote bislang größtenteils per Tabelle und von Hand kalkulieren.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Angebotskalkulation für Rahmenverträge im Team neu ordnen, mit KI als Helfer

Das nehmen Sie mit

  • Ein gemeinsames Ablaufbild der Rahmenvertragskalkulation mit Zuständigkeiten und Liegezeiten
  • Ausgewählte Ansatzpunkte, wie KI Vergabeunterlagen und Preisblätter beschleunigt, samt Grenzen
  • Erprobte Anweisungen und Vorlagen für einen mitgebrachten Kalkulationsvorgang
  • Einen Plan für den ersten Monat, der Aufgaben verteilt und festlegt, woran Erfolg gemessen wird

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie heute ein Preisblatt für einen Rahmenvertrag entsteht

    • Die Gruppe zeichnet den Weg von der eingegangenen Ausschreibung bis zum abgegebenen Preisblatt nach
    • Wer zuliefert und prüft: Kunde, Produktion, Logistik, Geschäftsleitung, und wo Vorgänge liegen bleiben
    • Gesichtet werden Leistungsverzeichnis, Vergabeunterlagen, Kalkulationstabelle, Preisblatt und Anschreiben
    • Einigung auf die drei aufwendigsten Arbeitsgänge, etwa das Übertragen der Jahresmengen in die Kalkulation
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Leitplanken: VOL/A, UVgO und wer den Angebotspreis zeichnet

    • VOL/A und UVgO regeln Form und Fristen der Angebotsabgabe; jede KI-gestützte Unterlage muss diesen Maßstab erfüllen
    • Beschäftigtendaten im Kalkulationsfall: Personalkosten und Schichtmodelle nur ohne Personenbezug ins Werkzeug geben
    • KI-gestützte Textteile und Rechenschritte kennzeichnen, damit die Preisherleitung nachvollziehbar bleibt
    • Den Angebotspreis zeichnet die Geschäftsleitung der Wäscherei, kein Werkzeug
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Ansatzpunkte: Entwurf, Verdichtung und Prüfung rund um das Preisblatt

    • Zuordnung: Anschreiben entwerfen, Vergabeunterlagen verdichten, Preisblatt prüfen, LV-Positionen klassifizieren
    • Ehrliche Grenze: Ein Sprachmodell kennt weder Ihre Energie- noch Ihre Personalkosten, also keinen Kilopreis
    • Zur Orientierung: wie andere Wäschereien KI bei Angeboten für Rahmenverträge bereits einsetzen
    • Die Gruppe wählt die Ansatzpunkte, die den größten Teil der Übertrags- und Suchearbeit abnehmen
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstattphase: Ihre laufende Ausschreibung, neu durchgerechnet

    • Arbeitsgrundlage ist eine mitgebrachte Ausschreibung oder Vertragsverlängerung aus Ihrem Haus
    • Übung: Gemeinsam wird dieser Vorgang mithilfe von KI neu gerechnet, vom Leistungsverzeichnis bis zum Preisblatt
    • Anweisungen und Mustervorlagen, etwa zur Auswertung des Leistungsverzeichnisses, gemeinsam verfeinern
    • Schwächen offen benennen: falsch übernommene Mengen, übersehene Positionen, Preise ohne Herleitung
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Fahrplan: Der erste Monat mit KI in der Kalkulation

    • Was sich im nächsten Monat mit den bereits lizenzierten Werkzeugen des Hauses umsetzen lässt
    • Aufgaben in Vertrieb und Kalkulation verteilen; Erfolgsmaß etwa die Bearbeitungszeit je Ausschreibung
    • Für eine spätere Runde vormerken: Tourenplanung und Wäschelogistik, weil Liefertakte direkt in den Preis eingehen
    • Folgetermine und Aufgaben verbindlich vereinbaren, bevor die Runde auseinandergeht

VoraussetzungenErfahrung mit KI wird nicht erwartet. Nützlich sind Kenntnis der eigenen Kalkulationsabläufe und ein echter Vorgang, etwa eine aktuelle Ausschreibung.

AbschlussTeilnahmezertifikat mit digitalem Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Die Kalkulation von Rahmenverträgen im Haus untersuchen, bewerten und schriftlich auswerten

Das nehmen Sie mit

  • Eine Bewertung, welche Arbeitsgänge zwischen Ausschreibung und Preisblatt für KI taugen
  • Eine mit Vertrieb und Kalkulation abgestimmte Reihenfolge der Ansatzpunkte
  • Für jeden Ansatzpunkt geklärt, was Vergaberecht, Datenschutz und die KI-Verordnung zulassen
  • Einen Ergebnisbericht, der einen Startpunkt mit Werkzeug nennt und klare Grenzen zieht

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Was die Leitung über KI in der Angebotskalkulation wissen will

    • Vorgespräch mit der Geschäftsleitung zur Leitfrage, etwa ob KI Ausschreibungen schneller auswertbar macht
    • Abgrenzen: Neuausschreibungen öffentlicher Träger, Verlängerungen bestehender Verträge oder beides
    • Erfassen, welche KI-Hilfen Vertrieb und Kalkulation schon einsetzen, auch ohne offizielle Freigabe
    • Vertraulichkeit festhalten, weil Preise, Margen und Kundenkonditionen offenliegen
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Der Weg einer Ausschreibung durch Vertrieb und Kalkulation

    • Mitlaufen und Nachfragen bei Vertrieb, Kalkulation und Produktionsleitung, dort, wo die Zahlen entstehen
    • Ausschreibungen und Verlängerungen pro Jahr, Dauer einer Kalkulation, benötigte Unterlagen
    • Angrenzend aufgenommen: Tourenplanung und Wäschelogistik, deren Kosten in jede Kalkulation einfließen
    • Datenwege: Vergabeplattform, Kalkulationstabelle, Warenwirtschaft und was davon als KI-Eingabe taugt
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: Vergaberecht und vertrauliche Kalkulationsdaten

    • Vorgaben aus VOL/A und UVgO, an denen jede KI-Unterstützung der Angebotserstellung zu messen ist
    • Je Fundstelle: KI-Verordnung, Schutz personenbezogener Daten, Rechte der Arbeitnehmervertretung
    • Extern zeigbar etwa anonymisierte Leistungsverzeichnisse; intern bleiben Margen und Kostensätze
    • Risiken, die einen Einsatz ausschließen, zum Beispiel ein unbemerkter Rechenfehler in einem bindenden Angebot
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Von der Ausschreibungsanalyse bis zum Preisblatt

    • Eignung je Arbeitsgang festhalten, vom Auslesen der Mengen bis zur Preisbegründung
    • Je Arbeitsgang eine Grundfunktion: Angebot entwerfen, Unterlagen verdichten, Preise kontrollieren, LV einordnen
    • Zeitgewinn überschlagen und dem Aufwand für Einführung und Kontrolle gegenüberstellen
    • Rangfolge mit Kalkulatoren und Vertriebsleitung abstimmen
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Empfehlung für die Kalkulation von Rahmenverträgen

    • Rückmeldung an die Geschäftsleitung noch vor Ende des Termins
    • Ergebnisbericht: geordnete Ansatzpunkte, jeweils mit Einführungsmühe und erwartbarer Entlastung der Kalkulation
    • Ein empfohlener Einstieg mit Werkzeugvorschlag, etwa für die Auswertung von Leistungsverzeichnissen
    • Begründete Ausschlüsse: was in der Kalkulation Handarbeit bleibt, etwa die endgültige Preisfestsetzung

VoraussetzungenOhne Vorwissen möglich. Gebraucht werden Einblick in die beteiligten Arbeitsplätze in Vertrieb und Kalkulation und Mitarbeitende, die zu Gesprächen bereit sind.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht, Handlungsempfehlungen nach Dringlichkeit geordnet

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