XRechnung und ZUGFeRD im Rechnungseingang: Belege mit KI zügig abarbeiten
Für Buchhaltungen, die eingehende E-Rechnungen noch weitgehend manuell sichten, prüfen, kontieren und zur Freigabe weiterreichen. Im Zentrum steht der Weg einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung vom Posteingang bis zur Freigabe und die Frage, wo KI dabei Lese- und Prüfarbeit abnimmt. In der KI-Werkstatt richtet ein Team diesen Ablauf gemeinsam neu ein und verlässt den Tag mit einem Umsetzungsplan. Das KI-Sparring 1:1 passt, wenn eine einzelne Person einen bestimmten Rechnungsvorgang stundenweise bearbeiten möchte.
- Dauer1 Tag · je Stunde
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichFinanzen & Controlling, Pflichten & Regulierung
Für wen
Buchhaltungen in Betrieben und Einrichtungen, die eingehende E-Rechnungen bislang überwiegend per Hand bearbeiten.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Den Eingang von E-Rechnungen im Team mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein neu geordneter Weg der E-Rechnung vom Posteingang bis zur Freigabe, mit KI an ausgewählten Punkten
- Erprobte Anweisungen für Prüfung und Kontierungsvorschlag eingehender Rechnungen
- Ein Umsetzungsplan für die nächsten Wochen mit Zuständigkeiten und Erfolgsmaß
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der Weg einer E-Rechnung durch Ihr Haus
- Mit allen Beteiligten nachzeichnen, wie eine XRechnung heute vom Postfach bis zur Zahlung läuft
- Wer Rechnungen anliefert, wer sachlich und rechnerisch prüft, wo Belege auf Freigabe warten
- Welche Dateien, Bestellungen, Lieferscheine und Rückfragen-Mails an einer Rechnung hängen
- Engpässe im Rechnungseingang benennen, etwa Belege, die auf sachliche Freigabe warten
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Pflichten und Verantwortung bei der E-Rechnung
- Was E-Rechnungspflicht sowie die Formate XRechnung und ZUGFeRD für den Eingang vorgeben
- Datenschutz und Beschäftigtendaten, etwa Namen von Prüfenden in Freigabevermerken
- KI-gestützte Kontierungsvorschläge erkennbar machen und den Weg zum Ergebnis nachvollziehbar halten
- Wer die Rechnung freigibt und dafür geradesteht, auch wenn KI vorgearbeitet hat
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Wo KI beim Rechnungseingang hilft
- Entwerfen, Zusammenfassen, Prüfen, Klassifizieren: welche KI-Funktion zu welchem Prüfschritt passt
- Was ein Sprachmodell bei Rechnungen nicht leistet, etwa die verantwortliche sachliche Prüfung
- Praxisbeispiele: Rechnungseingänge, in denen KI bereits Kontierungsvorschläge vorbereitet
- Gemeinsam festlegen, ob KI zuerst beim Prüfen oder beim Kontieren der E-Rechnung ansetzt
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine mitgebrachte Eingangsrechnung neu bearbeiten
- Grundlage ist eine reale Eingangsrechnung samt Bestellung, die Teilnehmende mitbringen
- Übung: Prüfung und Kontierung dieser Rechnung neu organisieren, diesmal mit KI als Vorarbeiter
- Anweisungen und Prüfvorlagen schreiben, gegenseitig testen und in der Runde nachschärfen
- Schwachstellen des KI-Ergebnisses benennen, etwa falsch gelesene Beträge, und ihre Ursache klären
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die nächsten Schritte im Rechnungseingang
- Welche KI-Schritte sich innerhalb eines Monats mit den vorhandenen Mitteln umsetzen lassen
- Zuständigkeiten im Haus verteilen und festlegen, woran sich der Erfolg messen lässt
- Nachbarthema danach: Vorbereitung auf die Betriebsprüfung samt Datenbereitstellung
- Konkrete Folgeschritte verbindlich vereinbaren
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Hilfreich ist, wenn Sie den Ablauf in Ihrem Rechnungseingang kennen, und einen realen Rechnungsvorgang mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Sparring 1:1 · je Stunde
Ihr Anliegen beim E-Rechnungseingang, gezielt in einer Stunde bearbeitet
Das nehmen Sie mit
- Einen Prompt, mit dem Sie eine eingehende E-Rechnung schneller prüfen oder zuordnen
- Prüfroutinen, die erfundene Beträge, Steuersätze oder Bestellnummern im Ergebnis sichtbar machen
- Eine Testaufgabe für Ihren Rechnungseingang, die Sie vor dem nächsten Termin erledigen
Ablauf
- Teil 1
Baustein 1 – Ziel: Wo Ihr Rechnungseingang heute steht
- Knappe Beschreibung, wie E-Rechnungen bei Ihnen ankommen und bearbeitet werden
- Ergebnis der Stunde bestimmen, etwa eine Prüfhilfe für ZUGFeRD-Rechnungen
- Wir fragen nach Ihrem Umgang mit KI-Werkzeugen; Vorerfahrung wird nicht verlangt
- Teil 2
Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihre mitgebrachte E-Rechnung
- Wir bearbeiten einen konkreten Rechnungsvorgang aus Ihrem Posteingang
- Der erste Prompt für diesen Vorgang wird gemeinsam formuliert
- Wo KI beim Lesen und Abgleichen der Rechnung entlastet und wo sie bremst
- Teil 3
Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Eine Prüfhilfe für jede neue Rechnung
- KI-Werkzeuge auswählen, die zu Ihrer Prüfaufgabe im Rechnungseingang passen
- Anweisungen und Vorlagen so anlegen, dass sie für jede weitere Eingangsrechnung taugen
- Kontrollen einbauen, die erfundene Beträge oder Bestellbezüge aufdecken und das Ergebnis absichern
- Teil 4
Baustein 4 – Rahmen und Testauftrag: E-Rechnungspflicht und Ihr nächster Versuch
- Pflichten rund um die E-Rechnung und was XRechnung und ZUGFeRD dabei festlegen
- Was Sie bis zum nächsten Termin an eingehenden ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien mit KI ausprobieren
- Möglicher Inhalt späterer Stunden: Reisekostenabrechnungen prüfen
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Ein konkreter Rechnungsvorgang aus Ihrem Arbeitsalltag sollte zur Stunde vorliegen.
AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, ergänzt um die in der Stunde entstandenen Vorlagen