Auditnachweise nach ISO 9001: Aufzeichnungen mit KI zusammentragen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Nachweissammlung vor dem Audit gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Eine gemeinsame Übersicht, an welchen Übergaben zwischen Fachbereich und QM Nachweise hängen bleiben
• Vorlagen für Nachweisanforderungen und Belegabgleich, an einem realen Auditpaket ausprobiert
• Einen verteilten Arbeitsplan für die KI-Unterstützung bis zum Audit, samt messbarer Zielgröße

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Nachweiswege erfassen: Wie Aufzeichnungen heute ins Auditpaket gelangen

   • Die Anwesenden rekonstruieren, auf welchem Weg Belege derzeit vom Fachbereich in den Auditordner kommen
   • Fachbereiche liefern Protokolle, das QM gleicht ab: an welchen Übergaben Unterlagen liegen bleiben
   • Was dabei zusammenkommt: Prüfprotokolle, Schulungsnachweise, Kalibrierbelege, Freigabevermerke, Formulare
   • Gemeinsam benannt: drei Engpässe, etwa veraltete Formularstände oder fehlende Unterschriften
2. Teil 2

   Schritt 2 – Lenkungsregeln klären: ISO 9001 Abschnitt 7.5 und Datenschutz bei Belegen

   • ISO 9001 Abschnitt 7.5 zur dokumentierten Information, soweit das Haus nach dieser Norm zertifiziert wird
   • Schulungsnachweise und Unterweisungslisten enthalten Beschäftigtendaten: was davon in ein KI-Werkzeug darf
   • KI-gestützte Zusammenstellungen kennzeichnen und mit Vermerk zur Entstehung im Auditordner führen
   • Das Auditpaket gibt die zuständige QM-Leitung frei, nicht das Sprachmodell
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzstellen im Nachweisweg: Wo ein Sprachmodell beim Zusammentragen hilft

   • Anforderungsmails entwerfen, Protokolle verdichten, Listen abgleichen, Belege Normkapiteln zuordnen
   • Grenzen: Ob ein Nachweis echt, aktuell und vollständig unterschrieben ist, beurteilt kein Modell
   • Vergleichsfälle aus anderen Betrieben, die ihre Unterlagen für ein Zertifizierungsaudit aufbereitet haben
   • Festlegen, bei welchen Belegarten KI die Suche merklich verkürzen kann
4. Teil 4

   Schritt 4 – Nachweisvorgang umbauen: Ein reales Auditpaket mit KI neu zusammenstellen

   • Als Arbeitsmaterial dient je Fachbereich ein realer Vorgang, etwa die Belege zur Prüfmittelüberwachung
   • Übung: Die Zusammenstellung dieser Belege wird mit KI-Unterstützung von Grund auf neu organisiert
   • Anweisungen und Musterschreiben für Nachweisanforderungen entstehen, alle Anwesenden bessern sie nach
   • Schwachstellen der Modellausgabe: falsch zugeordnete Kapitel, erfundene Dokumentnummern und ihre Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Auditvorbereitung verteilen: Wer was bis zum nächsten Termin übernimmt

   • KI-Schritte für die Nachweisarbeit, die sich vier Wochen lang mit vorhandener Software erproben lassen
   • Zuständigkeiten zwischen QM und Fachbereichen klären, Messgröße wählen, etwa Suchzeit je Nachweis
   • Als zweites Vorhaben bietet sich an: Abweichungen abarbeiten und belegen
   • Abschluss: Die ersten Umsetzungsschritte werden mit Datum verabredet