Büro, Organisation & IT
Aktenplan, Dateinamen, Schlagworte: Ablage mit KI auffindbar ordnen
Für Organisationsverantwortliche, die Laufwerke, Ordnerbäume und Dokumentenablagen so ordnen wollen, dass Unterlagen ohne langes Suchen auftauchen. Es geht darum, wie ein Sprachmodell beim Entwurf eines Aktenplans, bei Namenskonventionen und beim Verschlagworten von Dokumenten zuarbeitet, während GoBD und Aufbewahrungsfristen die Grenzen setzen. Der KI-Schnellstart verschafft in zwei Stunden einen Überblick und einen ersten Versuch, auch für Zweifler; im KI-Praxis-Transfer bauen Sie einen Tag lang selbst die Vorlagen, mit denen Sie Ihre Ablage künftig strukturieren.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichBüro, Organisation & IT, Qualität, Sicherheit & Compliance
Für wen
Organisationsverantwortliche aus Unternehmen und Einrichtungen, in denen Ablagestrukturen bislang größtenteils manuell angelegt, benannt und gepflegt werden.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Einordnen, wo ein Sprachmodell beim Ordnen von Laufwerken und Dokumentablagen hilft
Das nehmen Sie mit
- Ein Bild davon, an welchen drei Stellen beim Strukturieren einer Ablage das Sprachmodell Handarbeit übernimmt
- Die Fähigkeit, frei erfundene Ordnernamen, Fristen oder Dokumentklassen in einem KI-Vorschlag zu erkennen
- Klarheit, welche Dateiinhalte nicht in ein Sprachmodell gehören, und ein erster selbst formulierter Auftrag
Ablauf
- Teil 1
Vorführung: Ein gewachsenes Projektlaufwerk wird neu sortiert
- Ausgangslage vieler Häuser: Ordner nach Personen benannt, Dubletten, Dateien wie „final_neu2.docx“
- Suchzeiten entstehen beim Raten von Ordnerpfaden, bei fehlenden Schlagworten und beim Nachfragen im Team
- Drei Einsatzstellen für das Modell: Aktenplan vorschlagen, Dateinamen vereinheitlichen, Dokumente verschlagworten
- Vorführung: Aus einer Liste vorhandener Ordner und Dateien entsteht ein Entwurf für eine geordnete Struktur
- Von Hand bleibt zu kontrollieren, ob Dokumentklassen, Zugriffsrechte und Fristen im Entwurf stimmen
- Teil 2
Hintergrund: Was hinter dem Strukturvorschlag aus Teil 1 steckt
- Kurz und anschaulich: Ein Sprachmodell setzt aus Wahrscheinlichkeiten den plausibelsten nächsten Text zusammen
- Ein vorgeschlagener Aktenplan ist ein Entwurf, keine geprüfte Aussage über Ihre tatsächlichen Dokumente
- Erfundene Inhalte erkennen, etwa eine Aufbewahrungsfrist ohne Grundlage oder eine Ordnerebene ohne Bestand
- Für die Dokumentationsarbeit heißt das: Struktur und Fristen legt das Haus fest, das Modell liefert Rohentwürfe
- Teil 3
Eigener Versuch: Eine Namenskonvention für Ihre Ablage
- Sie wählen einen Bereich Ihrer Ablage, zum Beispiel Verträge, Protokolle oder Projektunterlagen
- Übung: Bitten Sie das Modell um eine Regel für Dateinamen mit Datum, Dokumentart und Vorgangsbezug
- Die Vorschläge vergleichen wir in der Runde: Eindeutigkeit, Sortierbarkeit, Lücken bei Sonderfällen
- Anschließend Zeit für Ihre Fragen, auch für grundsätzliche Bedenken
- Teil 4
Rahmen und Einstieg: GoBD, Aufbewahrungsfristen und Ihr nächster Schritt
- GoBD und Aufbewahrungsfristen in Stichworten, bezogen auf Ordnung und Wiederauffindbarkeit von Unterlagen
- Welche Inhalte tabu sind: Personalakten, Verträge mit Namen, Gesundheitsangaben, Kundendaten
- Ein Versuch für morgen mit vorhandenen Mitteln: nur die Ordnerliste, keine Dateiinhalte, ans Modell geben
- Ein naheliegendes Folgethema: Handbücher und Onboarding-Material mit KI aktuell halten
VoraussetzungenVorwissen ist nicht nötig. Wer KI bisher skeptisch sieht, ist in diesem Format ausdrücklich richtig.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Praxis-Transfer · 1 Tag
Selbst Vorlagen bauen, mit denen Sie Aktenplan, Dateinamen und Schlagworte entwickeln
Das nehmen Sie mit
- Ein aufbereiteter Ablagebereich aus Ihrem Haus als Übungsfall, inklusive der Unterlagen, die das Modell dafür braucht
- Eine erprobte, wiederverwendbare Vorlage für Aktenplan, Namensregel oder Verschlagwortung Ihrer Dokumente
- Routine darin, KI-Vorschläge gegen GoBD und Aufbewahrungsfristen zu prüfen und Fehler gezielt zu beheben
Ablauf
- Teil 1
Etappe 1 – Fallvorbereitung: Welcher Ablagebereich neu geordnet werden soll
- Welche Angaben das Sprachmodell für einen Strukturvorschlag braucht: Ordnerliste, Dokumentarten, Zuständigkeiten
- Was dafür heute aus Laufwerken, Mailpostfächern und dem Dokumentenmanagement zusammengetragen werden muss
- Übung: Ein realer Ablagebereich, etwa das Vertragsarchiv, wird als Übungsfall mit Beispieldateinamen aufbereitet
- Häufige Hürden: uneinheitliche Begriffe für dieselbe Dokumentart, vage Aufträge an das Modell, zu lange Listen
- Teil 2
Etappe 2 – Einrichtung: Zugang, Versionen und Datenschutz am Arbeitsplatz
- Anmeldung, Bedienoberflächen und worin sich die verbreiteten KI-Werkzeuge unterscheiden
- Was die kostenlose Fassung leistet und welche Funktionen, etwa Dateiupload, erst die Bezahlversion freischaltet
- Datenschutzeinstellungen setzen, bevor Ordnerlisten oder Dokumentauszüge ins Werkzeug gelangen
- Übung: Ein erster Auftrag zum Übungsfall, anschließend benennen Sie, was am Ergebnis noch hakt
- Teil 3
Etappe 3 – Vorlagenbau: Ein Auftrag, der verlässlich Ordnungsvorschläge liefert
- Vom losen Satz zum belastbaren Prompt: Ziel, Bestand, gewünschte Gliederungstiefe und Ausgabeform festlegen
- Rollen setzen, etwa „Sie sind Archivarin“, Musterdateinamen als Beispiele mitgeben, Tabelle als Format verlangen
- Übung: Sie bauen eine wiederverwendbare Vorlage für Aktenplan, Namensregel oder Schlagwortkatalog Ihrer Ablage
- Teil 4
Etappe 4 – Prüfung: Den Strukturvorschlag fachlich absichern
- Fristen, Dokumentzahlen und Verweise auf Ordner oder Regelungen gezielt mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen
- Zweite Person zieht hinzu: Löschfristen, Zugriffsrechte und Archivierungsentscheidungen trifft nicht das Modell
- Fachlicher Rahmen: GoBD und Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen in der Ablage
- Übung: In einem KI-Aktenplan stecken eine falsche Frist und eine doppelte Ablagestelle, Sie finden und korrigieren sie
- Teil 5
Etappe 5 – Sichern und weitergeben: Vorlagen im Team pflegen
- Die fertigen Vorlagen an einem festen Ort für den Betrieb hinterlegen
- Vorlagen dem Team zugänglich machen, Änderungen mit Versionsnummer und Datum nachhalten
- Grenzen des Anwendungsfalls erkennen, etwa wenn die Ablage nur über das Dokumentenmanagementsystem steuerbar ist
- Als Anschluss lohnend: Verfahrensanweisungen verständlich schreiben, zum Beispiel die Regeln zur neuen Ablage
- Abschlussrunde mit offenen Fragen und Ausblick auf die Umsetzung
VoraussetzungenSie brauchen einen Rechner mit Internetzugang und ein eigenes Beispiel aus Ihrer Ablage. Kenntnisse in Programmierung oder KI werden nicht vorausgesetzt.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge