Öffentliche Verwaltung

Anträge in Behörden KI-gestützt bearbeiten: vom Posteingang zur E-Akte

Wohngeld, Elterngeld, Genehmigungen: Antragsverfahren binden in vielen Behörden einen Großteil der Sachbearbeitung. Dieses Tagesseminar zeigt, wie KI Eingänge klassifiziert, Nachweise ausliest, Vollständigkeit vorprüft und Vergleichsfälle vorschlägt, während die Entscheidung bei den Beschäftigten bleibt. Sie entwerfen dabei eine Extraktionsstrecke und eine Eskalationslogik für einen konkreten Antragstyp und klären Fachverfahrensanbindung, Datenschutz-Folgenabschätzung und KI-VO-Pflichten. Am Ende liegt ein Fahrplan für Ihr erstes Automatisierungsvorhaben vor.

Für wen

Prozessverantwortliche, Digitalisierungsbeauftragte und IT-Verantwortliche in Behörden, die Antragsverfahren zügiger und schlanker abwickeln wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Eingang, Vorprüfung und Entscheidungsunterstützung im Antragsverfahren mit KI gestalten

Das nehmen Sie mit

  • Für einen Antragstyp haben Sie eine Extraktionsstrecke vom eingescannten Nachweis bis zum Datenfeld entworfen.
  • Prüfregeln und Eskalationswege sind so festgelegt, dass Routinefälle durchlaufen und strittige Fälle bei der Sachbearbeitung landen.
  • Anbindung an Fachverfahren und E-Akte, Datenschutz-Folgenabschätzung und KI-VO-Pflichten fließen in einen umsetzbaren Fahrplan ein.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Ausgangslage: Der Antragsprozess zwischen OZG und Ermessen

    • Vom Papierformular zum durchgängig digitalen Verfahren nach OZG
    • Kriterien, mit denen Sie das Automatisierungspotential eines Antragsverfahrens bewerten
    • Wo Automatisierung endet: Ermessensentscheidungen und § 35a VwVfG
    • Doppelter Gewinn: kürzere Wartezeit für Antragstellende, weniger Routine für die Sachbearbeitung
    • Standortbestimmung: den Digitalisierungsgrad Ihres eigenen Antragsverfahrens einschätzen
  2. Teil 2

    Modul 2 – Eingang: Post klassifizieren und Anlagen auslesen

    • Eingehende Post nach Anliegen klassifizieren und dem zuständigen Sachgebiet zuleiten
    • Antragsformulare, beigefügte Nachweise und Anlagen per OCR und Dokumenten-KI erfassen
    • Live-Demo: Ein Antrag samt Anlagen wird automatisch sortiert und vorgeprüft
    • Übung: Für einen Antragstyp eine Extraktionsstrecke konzipieren, von der Eingangsdatei bis zum Datenfeld
    • Typische Fehlerquellen wie unleserliche Scans oder vertauschte Felder erkennen und abfangen
  3. Teil 3

    Modul 3 – Prüfung: Vorprüfen, vorschlagen, Menschen entscheiden lassen

    • Vollständigkeit und Plausibilität der Antragsangaben automatisch prüfen
    • Entscheidungsunterstützung durch vergleichbare Fälle und Bearbeitungsvorschläge
    • Human-in-the-Loop: Die Sachbearbeitung wird entlastet, nicht ersetzt
    • Übung: Prüfregeln und Eskalationswege für einen Antragstyp festlegen
  4. Teil 4

    Modul 4 – Umsetzung: Fachverfahren, Rechtspflichten, Beteiligung und Fahrplan

    • Anbindung an vorhandene Fachverfahren und an die E-Akte
    • Datenschutz-Folgenabschätzung und Pflichten aus der KI-VO für das Antragsverfahren
    • Fallstudie: Wohngeld- oder Elterngeldanträge mit KI-Unterstützung bearbeiten
    • Personalrat und Beschäftigte frühzeitig einbeziehen
    • Fahrplan: das erste Automatisierungsvorhaben Ihrer Behörde vorbereiten

VoraussetzungenMit den Abläufen der Verwaltung sollten Sie grundsätzlich vertraut sein; Programmieren gehört nicht zu den Voraussetzungen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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