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Assistenz der Geschäftsführung: Sitzungsmappen und Protokolle mit KI

Für Assistenzen und Sekretariate, die für die Geschäftsführung Einladungen, Tagesordnungen, Tischvorlagen und Protokolle bisher weitgehend von Hand erstellen. In der Einzelstunde arbeiten Sie mit uns an einer Sitzung, die Sie gerade vorbereiten oder nachbereiten, und bauen dazu eine KI-Anweisung, die Sie wieder verwenden können. Danach wissen Sie, wie Sie ein Protokoll aus Ihrer Mitschrift mit KI vorbereiten, es gegen erfundene Beschlüsse absichern und welche Regeln dabei gelten.

Für wen

Assistenzen und Sekretariate der Geschäftsführung in Betrieben und Einrichtungen, die Sitzungsunterlagen und Protokolle heute überwiegend manuell anfertigen.

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihre nächste Sitzung: Unterlagen und Protokoll mit KI vorbereiten, eine Stunde, ein Ergebnis

Das nehmen Sie mit

  • Eine gemeinsam entwickelte KI-Anweisung für Ihre Tagesordnung, Tischvorlage oder Ihr Protokoll
  • Ein auf Ihre Aufgabe abgestimmtes Werkzeug und Prüfschritte, die erfundene Beschlüsse oder Namen aufdecken
  • Klarheit, was Organisationsrichtlinien und GmbHG bei Gesellschafterbeschlüssen für Ihre Protokolle bedeuten

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Ziel der Stunde: Ihr Weg von der Einladung bis zum versandten Protokoll

    • Kurzer Blick darauf, wie Sie Sitzungen heute vorbereiten, mitschreiben und nachbereiten
    • Festlegen, was nach diesen sechzig Minuten vorliegen soll, etwa ein Protokollgerüst oder eine Tagesordnungsvorlage
    • Ihre bisherigen Erfahrungen mit KI-Werkzeugen klären wir zu Beginn, Vorwissen ist keine Bedingung
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihre Mitschrift oder Tagesordnung als Ausgangspunkt

    • Grundlage ist eine Sitzung aus Ihrem Alltag, zum Beispiel die Notizen zur letzten Geschäftsführungsrunde
    • Gemeinsam schreiben wir die erste Anweisung, die aus Stichpunkten ein Ergebnisprotokoll macht
    • Wo KI hier entlastet, etwa beim Gliedern und Formulieren, und wo sie stört, etwa bei Wortlaut von Beschlüssen
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Eine Protokollanweisung zum Wiederverwenden

    • Welches KI-Werkzeug zu Ihren Sitzungsunterlagen und Ihrer Arbeitsumgebung passt
    • Aufbau einer Anweisung, die Sie für jede weitere Sitzung mit neuen Notizen erneut nutzen
    • Kontrollschritte gegen Erfundenes: Teilnehmende, Beschlüsse, Fristen und Zahlen mit der Mitschrift abgleichen
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: Regeln für Protokolle und Ihre nächsten Versuche

    • Geltende Vorgaben für Ihre Protokolle: Organisationsrichtlinien, GmbHG bei Gesellschafterbeschlüssen
    • Bis zur Folgestunde erproben Sie eine konkrete Sache mit KI, etwa die Vorbereitung der nächsten Tischvorlage
    • Mögliche Themen weiterer Stunden: Reise- und Terminplanung organisieren, Recherchen für die Geschäftsführung

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Halten Sie bitte einen eigenen Vorgang aus Ihrer Sitzungsarbeit bereit.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, in der die erarbeiteten Vorlagen festgehalten sind

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