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Schriftverkehr und Vertragsablage mit KI: Ordnung für die GF-Assistenz

Für Assistenzen der Geschäftsführung, die Geschäftspost, Mailverläufe und Verträge bisher weitgehend von Hand sortieren, beantworten und ablegen. Es geht darum, an welchen Stellen KI beim Ordnen von Schriftverkehr und Vertragsakten entlastet und wo GoBD und Aufbewahrungsfristen Grenzen setzen. Der KI-Potenzialcheck untersucht die Abläufe im Haus und endet mit einem schriftlichen Bericht, im KI-Sparring 1:1 bearbeiten Sie einen eigenen Vorgang Stunde für Stunde.

Für wen

Assistenzen der Geschäftsführung in Betrieben und Einrichtungen, in denen Korrespondenz und Vertragsablage heute überwiegend manuell organisiert werden.

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Post- und Vertragswege der Assistenz im Haus prüfen und bewerten, mit schriftlichem Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Eine Aufnahme, wie viel Schriftverkehr und wie viele Verträge die Assistenz bewegt und wie lange das dauert
  • Eine mit Assistenz und Geschäftsführung abgestimmte Rangfolge der KI-Ansatzpunkte samt Aufwand
  • Einen schriftlichen Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugempfehlung und begründeten Ausschlüssen

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Welche Frage zur Ablage die Geschäftsführung beantwortet haben will

    • Vorgespräch mit der Geschäftsführung: Welche Entscheidung zu Korrespondenz und Vertragsablage der Tag vorbereiten soll
    • Eingrenzung, etwa nur eingehende Geschäftspost des Sekretariats oder nur laufende Lieferanten- und Mietverträge
    • Erhebung, welche KI-Werkzeuge in der Assistenz bereits genutzt werden, offiziell und auf eigene Faust
    • Vertraulichkeit schriftlich regeln, da Konditionen und Post der Geschäftsführung eingesehen werden
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Vom Briefeingang bis zum abgelegten Vertrag

    • Wir beobachten die Arbeit im Vorzimmer und befragen alle, die Post und Verträge annehmen, weiterleiten oder ablegen
    • Häufigkeit und Dauer: Schreiben und Mails pro Woche, Minuten je Ablagevorgang, genutzter Aktenplan oder Fristenliste
    • Benachbarter Ablauf mit im Blick: das Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Protokollen
    • Systeme und Datenwege: Postfächer, Dokumentenablage, Vertragslisten und welche Texte davon eine KI auswerten könnte
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: GoBD, Aufbewahrungsfristen und Datenschutz

    • Jeder Ansatzpunkt wird gegen GoBD und Aufbewahrungsfristen gehalten, etwa bei aufbewahrungspflichtiger Geschäftspost
    • Datenschutz, Mitbestimmung und KI-Verordnung, bezogen auf jede gefundene Stelle
    • Welche Vertragsinhalte und Personendaten ein Sprachmodell verarbeiten dürfte und was im Haus bleibt
    • Gründe, die an einzelnen Stellen gegen KI sprechen, etwa besonders vertrauliche Korrespondenz der Geschäftsführung
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Eignung vom Posteingang bis zur Fristenliste

    • Für jeden Teilschritt einschätzen, ob KI passt: Post sichten, Schreiben beantworten, Verträge erfassen, Fristen nachhalten
    • Zuordnung zu Entwerfen, Zusammenfassen, Prüfen und Einordnen, z. B. Antwortentwurf oder Zuordnung zum Aktenplan
    • Geschätzte Zeitersparnis je Ansatzpunkt, nüchtern neben den Aufwand für Einführung und Pflege gestellt
    • Reihenfolge gemeinsam mit Assistenz und Geschäftsführung festlegen
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Bericht und Empfehlung für Schriftverkehr und Vertragsakten

    • Abschlussgespräch mit der Geschäftsführung noch vor Ort am selben Tag
    • Schriftlicher Bericht: Ansatzpunkte in Rangfolge, jeweils mit Aufwand und erwartetem Nutzen
    • Empfohlener erster Schritt in Korrespondenz oder Vertragsablage, einschließlich passendem Werkzeug
    • Aufgaben, die die Assistenz bewusst weiter ohne KI erledigt, jeweils mit Begründung

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir brauchen Zugang zu den Arbeitsplätzen, an denen Post und Verträge bearbeitet werden, und Beteiligte, die für Gespräche zur Verfügung stehen.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihr eigener Schriftverkehr oder Ihre Vertragsakte, gemeinsam mit KI geordnet

Das nehmen Sie mit

  • Eine erste, gemeinsam formulierte Anweisung für einen Vorgang aus Ihrer Assistenz
  • Wiederverwendbare Vorlagen für Ablage und Korrespondenz samt Prüfschritten gegen erfundene Angaben
  • Eine persönliche Ergebnisnotiz und eine klare Aufgabe für die Zeit bis zur Folgestunde

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Ziel der Stunde: Wo Ihre Ablage heute hakt

    • Kurzer Blick auf Ihren Alltag: wie Post, Mails und Verträge bei Ihnen ankommen und wo sie landen
    • Sie legen fest, was nach sechzig Minuten vorliegen soll, etwa ein Ablageschema oder ein Antwortbaustein
    • Ihre bisherigen Erfahrungen mit KI-Werkzeugen klären wir zu Beginn, Vorwissen ist keine Bedingung
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihr Mailverlauf, Ihr Vertrag

    • Grundlage ist ein Vorgang aus Ihrer Assistenz, etwa ein unübersichtlicher Schriftwechsel oder ein neu eingegangener Vertrag
    • Gemeinsam formulieren wir die erste Anweisung an ein Sprachmodell zu genau diesem Vorgang
    • Wo KI beim Sortieren und Zusammenfassen entlastet und wo sie bei vertraulicher Post eher stört
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Vertragssteckbrief und Antwortbaustein

    • Welches KI-Werkzeug zu Ihrer Ablage- und Korrespondenzaufgabe passt
    • Wiederverwendbare Anweisungen, z. B. für einen Vertragssteckbrief mit Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist
    • Prüfschritte, mit denen Sie erfundene Angaben wie falsche Fristen oder Vertragsnummern aufdecken
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: GoBD im Blick, Vorlage im Einsatz

    • GoBD und Aufbewahrungsfristen als Maßstab für jede Ablage, die mit KI-Hilfe entsteht
    • Ihre Aufgabe bis zur folgenden Stunde: die Vorlage an weiteren Schreiben oder Verträgen erproben
    • Mögliches Thema für weitere Stunden: Rechercheaufträge der Geschäftsführung mit KI bearbeiten

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Nehmen Sie einen bestimmten Vorgang aus Ihrer Korrespondenz oder Vertragsablage mit.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz mit den erarbeiteten Vorlagen

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