Auditfragenkatalog fürs Zertifizierungsaudit: Vorbereitung mit KI straffen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Fragenkatalog für Ihr nächstes Audit gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein geteiltes Bild, wie Fragen und Belege für das Audit heute zusammenkommen und wo Rückläufe ausbleiben
• Im Team getestete Anweisungen, die zu einem Prozess Auditfragen vorformulieren und Antworten auf Lücken prüfen
• Ein abgestimmter Vorbereitungsplan mit verteilten Aufgaben an die Prozesseigner und einer Messgröße

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Fragenkatalog im Ist: Wer an der Auditvorbereitung mitschreibt

   • Die Runde skizziert, wie der Katalog bisher aus Normkapiteln, Vorjahresberichten und Prozessbeschreibungen entsteht
   • Prozesseigner liefern Antworten und Belege, das QM sichtet: wo Rückläufe auf sich warten lassen
   • Vorjahresbericht, Maßnahmenliste, Prozesslandkarte, Verfahrensanweisungen: Textquellen, die ein Sprachmodell auswerten kann
   • Aus dem letzten Audit: drei Vorbereitungsschritte, die das QM regelmäßig ganze Tage kosten
2. Teil 2

   Schritt 2 – Auditregeln und Freigabe: ISO 19011, Zertifizierungsvorgaben, Personendaten

   • Bezugsrahmen der Vorbereitung: ISO 19011, Zertifizierungsvorgaben
   • Interviewnotizen, Schulungsnachweise, Namen von Prozesseignern: Beschäftigtendaten und Datenschutz im Katalog
   • Fragen und Antwortentwürfe, die mit KI entstanden sind, markieren und ihre Herkunft nachvollziehbar ablegen
   • Verantwortet und freigegeben wird der Katalog vom QM oder der Leitung, auch wenn ein Modell mitformuliert hat
3. Teil 3

   Schritt 3 – Schreibhilfe für Auditfragen: Einsatzstellen und Grenzen

   • Fragen zu Normkapiteln vorformulieren, Vorjahresberichte bündeln, Antworten auf Lücken prüfen, Fragen Prozessen zuordnen
   • Kein Modell kennt den gelebten Prozess; ob eine Antwort im Audit trägt, beurteilen QM und Prozesseigner
   • Beispiele von Unternehmen, die sich mit KI-Unterstützung auf ein Zertifizierungsaudit vorbereitet haben
   • Gemeinsam ausgewählt: Einsatzstellen, an denen die Vorbereitungszeit spürbar sinkt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Katalogentwurf: Ein Prozess aus Ihrem Managementsystem wird durchgefragt

   • Ein realer Vorgang aus dem eigenen Haus, zum Beispiel die Lieferantenbewertung, dient als Übungsfall
   • Übung: Der Fragenkatalog zu diesem Prozess wird mit KI-Unterstützung neu zusammengestellt
   • Anweisungen und Katalogvorlagen werden getestet und im Austausch der Teilnehmenden verfeinert
   • Wo die KI-Fragen danebenliegen, etwa erfundene Normkapitel oder Fragen ohne Prozessbezug, und woher das kommt
5. Teil 5

   Schritt 5 – Vorbereitungsplan bis zum Audittermin

   • KI-Schritte, die das QM innerhalb von vier Wochen angeht, gestützt auf vorhandene Lizenzen und Programme
   • Aufgaben an Prozesseigner verteilen und den Fortschritt an vollständig beantworteten Fragen messen
   • Daran anschließend lohnt sich: Nachweise und Aufzeichnungen zusammenstellen
   • Zum Abschluss ist geklärt, wer bis wann welche Aufgabe erledigt