Ausschreibungen am Bau: Mit KI passende Vergaben finden und werten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Vom Portalfund bis zur Bietentscheidung: die Vorauswahl gemeinsam neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein mit allen Beteiligten nachgezeichneter Weg von der Bekanntmachung bis zur Teilnahmeentscheidung samt Engpässen
• Erprobte Anweisungen für Kurzprofil und Bewertungsraster einer Ausschreibung, abgestimmt auf VgV und UVgO
• Verteilte Zuständigkeiten in Kalkulation und Geschäftsführung und ein Maßstab, an dem Sie den Erfolg ablesen

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie Bekanntmachungen heute auf den Tisch kommen

   • Die Anwesenden rekonstruieren gemeinsam, wie die letzten Bekanntmachungen im Haus gesichtet wurden
   • Wer Portale durchsucht, wer Unterlagen anfordert, wer über die Teilnahme befindet, wo Vorgänge liegen bleiben
   • Im Spiel: Bekanntmachungstexte, Leistungsverzeichnisse, Formblätter, Eignungsnachweise, interne Checklisten
   • Die Runde einigt sich auf drei besonders stundenintensive Arbeiten, etwa Aussortieren nach Gewerk und Region
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: VgV, UVgO, Vergabeportale und Personalangaben im Angebot

   • VgV und UVgO als Rahmen, ergänzt um Nutzungsbedingungen und Fristen der Vergabeportale
   • Beschäftigtendaten im konkreten Fall, etwa Referenzlisten und Qualifikationsnachweise mit Personennamen
   • Kennzeichnen, wo KI an Bewertung oder Angebotstext mitgewirkt hat, und jede Einschätzung belegbar halten
   • Teilnahmeentscheidung und Unterschrift unter das Angebot bleiben bei Geschäftsführung oder Bevollmächtigten
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Bekanntmachungen sortieren, Unterlagen verdichten, Kriterien prüfen

   • Textentwurf für Bieterfragen und Zusammenfassung umfangreicher Vergabeunterlagen
   • Prüfung der Eignungskriterien und Klassifizierung der Bekanntmachungen nach Gewerk und Region
   • Nüchtern betrachtet: Einheitspreise kalkulieren und Kapazitäten einschätzen kann ein Sprachmodell nicht
   • Wie vergleichbare Bauunternehmen Bekanntmachungen bereits mit KI vorsortieren
   • Auswahl der Stellen im Ablauf, an denen die Werkstattphase ansetzt, gemessen an der erwarteten Entlastung
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Eine aktuelle Ausschreibung mit KI durchgearbeitet

   • Mitgebracht wird eine kürzlich gesichtete Ausschreibung samt Unterlagen, interne Kalkulationswerte entfernt
   • Übung: Die Sichtung mit KI neu aufsetzen, von der Bekanntmachung bis zur begründeten Bietempfehlung
   • Anweisungen für Kurzprofil und Bewertungsraster entstehen, die Gruppe testet und verbessert sie
   • Woran der Entwurf noch scheitert und weshalb: überlesene Eignungsanforderungen, falsche Fristen, erfundene Lose
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Die nächsten Bekanntmachungen mit KI vorsortieren

   • Was sich bis vier Wochen nach der Werkstatt mit bereits vorhandenen Werkzeugen und Lizenzen umsetzen lässt
   • Aufgaben in Kalkulation und Geschäftsführung verteilen; Maßstab etwa die Sichtungszeit je Bekanntmachung
   • Denkbarer Folgeschritt: Nachträge begründen und dokumentieren
   • Verabredet wird, wer die nächste passende Bekanntmachung mit der neuen Vorlage bearbeitet