Zulassung nach AZAV: Bildungsträger bereiten Audits mit KI vor

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Vorbereitung von AZAV-Audits mit KI im Team neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Überblick, wer welche Auditnachweise zuliefert und an welcher Übergabe die Vorbereitung hängt
• Erprobte Anweisungen für Verfahrensanweisungen, Maßnahmebeschreibungen und Nachweisabgleich
• Eine Aufgabenverteilung im Qualitätsmanagement für den ersten Monat samt messbarem Ziel

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Auditvorbereitung heute: Wie Nachweise für die fachkundige Stelle zusammenkommen

   • Mit den Anwesenden durchgehen, wie das letzte Überwachungs- oder Wiederholungsaudit vorbereitet wurde
   • Maßnahmeverantwortliche, Verwaltung und Leitung reichen zu, QM prüft: wo Unterlagen auf sich warten lassen
   • Maßnahmebeschreibungen, Evaluationsbögen, Verfahrensanweisungen und QM-Handbuch als Material für KI erfassen
   • Drei Vorbereitungsaufgaben herausgreifen, die im QM besonders lange dauern, etwa Nachweislisten abgleichen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Zulassungsrahmen: AZAV, DIN EN ISO 9001 und Freigabe der Unterlagen

   • AZAV als Grundlage der Trägerzulassung, DIN EN ISO 9001 als fachlicher Bezugspunkt, sofern das Haus danach arbeitet
   • Qualifikationsnachweise von Dozierenden sind Beschäftigtendaten: was Datenschutz beim KI-Einsatz vorgibt
   • Kenntlich machen, wo KI an Auditunterlagen mitgewirkt hat, damit Auditoren den Weg verfolgen können
   • Wer im Träger die Auditunterlagen freigibt, bleibt dafür zuständig, auch wenn ein Sprachmodell vorformuliert hat
3. Teil 3

   Schritt 3 – Hilfen im Auditvorlauf: Was ein Sprachmodell zur Vorbereitung beiträgt

   • Entwürfe für Verfahrensanweisungen, Kurzfassungen von Evaluationen, Nachweisabgleich, Einordnung von Feststellungen
   • Ein Sprachmodell kennt weder Ihre Zulassungsunterlagen noch den Stand Ihrer Maßnahmen und ersetzt kein Auditurteil
   • Wie andere Bildungsträger ihre AZAV-Unterlagen mit KI-Hilfe aufbereiten, anhand von Fallbeispielen
   • Aufgaben auswählen, bei denen der Zeitgewinn klar überwiegt, etwa Maßnahmebeschreibungen vereinheitlichen
4. Teil 4

   Schritt 4 – Auditprobe: Ein Nachweispaket aus dem Haus wird mit KI überarbeitet

   • Mitgebracht haben alle einen realen Vorgang aus dem QM, etwa die Unterlagen einer Maßnahme vor der Zulassung
   • Übung: Diesen Vorgang mit einem Sprachmodell neu vorbereiten, von der Nachweisliste bis zum Begleittext
   • Anweisungen und Musterformulierungen werden verglichen, ausgetauscht und gemeinsam nachgeschärft
   • Untersuchen, wo und weshalb KI-Ausgaben scheitern, etwa an erfundenen Normabschnitten oder alten Maßnahmedaten
5. Teil 5

   Schritt 5 – Auditfahrplan: Vier Wochen Qualitätsmanagement mit KI

   • Vierwochenplan im QM: Aufgaben, die mit bestehenden Programmen und Zugängen umsetzbar sind
   • Zuständigkeiten für QM, Maßnahmeverantwortliche und Leitung; Erfolg etwa an Nachforderungen im Audit messen
   • Verbindliche Absprache, wer welche Aufgabe übernimmt und wann die Runde wieder zusammenkommt