Beratungsdokumentation im Maklerbüro: Ansatzpunkte für KI fundiert bewerten

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ihre Beratungsdokumentation vor Ort untersuchen und KI-Ansatzpunkte mit Bericht bewerten

Das nehmen Sie mit

• Eine Einschätzung, welche Teile der Beratungsdokumentation sich für KI eignen und welche nicht
• Klarheit, welche Kundenangaben in ein KI-Werkzeug gehören könnten und welche intern bleiben
• Ein schriftlicher Ergebnisbericht, der die Ansatzpunkte ordnet und einen ersten Schritt samt Werkzeug vorschlägt

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Auftrag zur Beratungsdokumentation: Ziel, Ausschnitt, Vertraulichkeit

   • Auftakt mit der Büroleitung: Wofür soll die Analyse eine Entscheidungsgrundlage zur KI-Nutzung liefern
   • Abgrenzung der Sparten: nur Sach- oder auch Altersvorsorge- und Krankenversicherungsberatung
   • KI-Werkzeuge, die im Büro schon verwendet werden, offiziell eingeführt oder privat mitgebracht
   • Vertraulichkeitsvereinbarung, da Gesundheitsangaben und Vermögensdaten von Kunden einsehbar werden
2. Teil 2

   Phase 2 – Dokumentationsalltag erfassen: Gespräche, Formulare, Maklerverwaltungsprogramm

   • Vermittlerinnen, Vermittlern und Innendienst bei der Dokumentation über die Schulter schauen und sie befragen
   • Wie viele Beratungen monatlich dokumentiert werden, Dauer je Protokoll, benötigte Unterlagen
   • Angrenzende Abläufe der Bestandsverwaltung mit erfassen, soweit sie dieselben Kundendaten berühren
   • IT und Ablage: welche Gesprächsnotizen, Formulare und Tabellen im Maklerverwaltungsprogramm für KI nutzbar wären
3. Teil 3

   Phase 3 – Rechtsrahmen der Dokumentation: VVG, IDD, Datenschutz

   • Rechtsbezug der Beratungsdokumentation: § 61 VVG, IDD und VersVermV
   • Je Ansatzpunkt: Einstufung nach KI-Verordnung, Schutz der Kundendaten, Mitbestimmung, sofern ein Betriebsrat besteht
   • Welche Kundenangaben ein Modell verarbeiten dürfte und was, etwa Gesundheitsdaten, das Büro nicht verlässt
   • Gründe gegen einen KI-Einsatz, zum Beispiel ungeprüft übernommene Begründungen für eine Empfehlung
4. Teil 4

   Phase 4 – Ansatzpunkte gewichten: Eignung, Zeitgewinn, Reihenfolge

   • Gesprächsnotiz, Bedarfsermittlung, Protokolltext, Ablage: welche Teilschritte sich für KI eignen
   • Abgleich mit Grundfähigkeiten von KI: Texte entwerfen, Notizen verdichten, Angaben prüfen, Vorgänge zuordnen
   • Überschlag der gesparten Minuten je Beratung, gegen den tatsächlichen Einführungsaufwand gerechnet
   • Reihenfolge der Vorhaben gemeinsam mit erfahrenen Vermittlern und dem Innendienst festlegen
5. Teil 5

   Phase 5 – Ergebnis für die Büroleitung: Bericht und erster Schritt

   • Abschlussgespräch mit der Büroleitung, bevor das Analyseteam das Büro verlässt
   • Schriftlicher Ergebnisbericht: priorisierte Ansatzpunkte, jeweils mit Aufwand und erwartbarer Entlastung
   • Empfehlung für den Einstieg, einschließlich eines passenden Werkzeugs
   • Begründete Liste der Dokumentationsschritte, für die Handarbeit die bessere Wahl bleibt