Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG: Abläufe und Texte mit KI aufbauen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Ablauf und Verfahrenstexte des Beschwerdeverfahrens gemeinsam neu fassen

Das nehmen Sie mit

• Klarheit über Eingangskanäle, Zuständigkeiten und die Stellen, an denen Beschwerden heute liegen bleiben
• Erprobte Anweisungen für Verfahrensordnung und Eingangsbestätigung, entstanden an einem Vorgang aus Ihrem Haus
• Ein Einführungsplan mit Verantwortlichen und einem Kriterium, an dem sich der Fortschritt im Beschwerdeverfahren ablesen lässt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Beschwerdewege im Haus: Wie Meldungen ankommen und weiterlaufen

   • Zusammen mit allen Beteiligten wird skizziert, über welche Kanäle Beschwerden eingehen und wie sie festgehalten werden
   • Zuständigkeiten zwischen Compliance, Einkauf und Rechtsabteilung und die Übergaben, an denen Meldungen warten
   • Dokumente, auf die KI aufsetzen kann: Verfahrensordnung, Meldeformular, Eingangsbestätigungen, Fallprotokolle
   • Drei Aufgaben, die bei Aufbau und Pflege des Verfahrens auffallend viel Zeit kosten, kommen auf den Tisch
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vorgaben für Beschwerdedaten: § 8, Vertraulichkeit, Freigabe

   • Rechtlicher Bezugspunkt für Unternehmen im Anwendungsbereich des Gesetzes: LkSG § 8
   • Angaben zu Hinweisgebenden und Beschäftigtendaten im konkreten Beschwerdefall vor unnötiger Weitergabe schützen
   • Antwortschreiben und Verfahrenstexte mit KI-Anteil als solche ausweisen und ihren Entstehungsweg belegbar halten
   • Welche Stelle Verfahrensordnung und Antworten an Beschwerdeführende freigibt, bestimmt das Unternehmen selbst
3. Teil 3

   Schritt 3 – KI im Beschwerdeprozess: Geeignete Aufgaben und klare Grenzen

   • Antwortentwürfe, Kurzfassungen eingehender Meldungen, Vollständigkeitsprüfung, Zuordnung zu Risikofeldern – gewichtet für das eigene Verfahren
   • Nicht übertragbar auf ein Sprachmodell: Sachverhalte aufklären, mit Betroffenen sprechen, über Abhilfe beschließen
   • Praxisbeispiele anderer LkSG-pflichtiger Unternehmen, die ihre Beschwerdebearbeitung mit KI unterstützen
   • Gemeinsam ausgewählt: zwei Aufgaben, bei denen KI im Beschwerdeverfahren spürbar Aufwand abfängt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Verfahrenstexte in Arbeit: Ein realer Beschwerdevorgang mit KI

   • Auf dem Tisch liegt je ein echter Vorgang, etwa eine anonymisierte Meldung oder der Entwurf der Verfahrensordnung
   • Übung: Bearbeitung und Beschreibung des mitgebrachten Vorgangs werden mit einem Sprachmodell neu aufgebaut
   • Prompts und Textbausteine für Eingangsbestätigung und Verfahrensordnung werden gemeinsam überarbeitet
   • Schwächen des KI-Entwurfs, etwa zugesagte Rückmeldefristen, die das Haus nie festgelegt hat, und deren Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Einführungsplan Beschwerdeverfahren: Aufgaben, Maßstab, Anschluss

   • Was sich mit den bereits genutzten Werkzeugen und Kanälen binnen vier Wochen umsetzen lässt
   • Verantwortliche im Haus und ein Kriterium für Erfolg, etwa die Zeit bis zur Eingangsbestätigung
   • Nächstes Vorhaben: Risikoanalyse der Lieferkette dokumentieren
   • Termine und Verantwortliche für die anschließenden Schritte vereinbaren