Betroffenenrechte nach Art. 15–22 DSGVO: Antworten mit KI vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Beantwortung von Betroffenenanfragen mit KI-Hilfe neu organisieren

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Verständnis, wie Anfragen durchs Haus laufen und an welcher Stelle sie auf Zulieferung warten
• Getestete Anweisungen und Textbausteine für Eingangsbestätigung und Antwortschreiben
• Eine neu verteilte Antwortroutine mit Zuständigkeiten und gemessener Bearbeitungsdauer

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Anfragen-Eingang: Wie Auskunfts- und Löschersuchen heute bearbeitet werden

   • Nachgezeichnet wird der Weg: Eingang per E-Mail oder Brief, Identitätsprüfung, Datensuche, Antwort
   • Wer Daten aus Personalakte, CRM oder Buchhaltung liefert, wer gegenliest, wo Anfragen hängen bleiben
   • Musterschreiben, Antwortbausteine, Datenauszüge und Eingangsbestätigungen als Vorlage für ein Sprachmodell
   • Das Team benennt die drei Arbeitsschritte, die pro Anfrage die meiste Zeit kosten
2. Teil 2

   Schritt 2 – Betroffenenrechte: Art. 15–22 DSGVO, Daten Dritter, Abzeichnung

   • Art. 15–22 DSGVO von Auskunft und Löschung bis Widerspruch und automatisierter Entscheidung: was zu beantworten ist
   • Beschäftigtendaten in Datenauszügen, etwa Namen von Kollegen, vor der KI-Nutzung schwärzen
   • Antwortschreiben mit KI-Anteil intern vermerken, damit später nachvollziehbar ist, wie die Auskunft entstand
   • Wer Antworten abzeichnet, regelt das Haus; für den Inhalt steht der Verantwortliche ein, nicht das Modell
3. Teil 3

   Schritt 3 – Antworthilfen: Wo KI bei Betroffenenanfragen ansetzt

   • Antwort entwerfen, Datenauszug zusammenfassen, Vollständigkeit prüfen, Anfrage dem passenden Recht zuordnen
   • Ob eine Ausnahme greift oder Daten Dritter betroffen sind, beurteilt das Team; ein Modell kann das nicht
   • Beispiele von Datenschutzteams, die Auskunftsersuchen bereits mit KI-Unterstützung beantworten
   • Auswahl der Anfragetypen für den Einstieg, etwa wiederkehrende Auskunftsersuchen von Kunden
4. Teil 4

   Schritt 4 – Antwortentwurf: Eine reale Anfrage neu beantworten

   • Übungsfall ist eine anonymisierte Anfrage aus Ihrem Postfach, etwa ein Auskunftsersuchen nach Kündigung
   • Übung: Mit KI-Hilfe wird diese Anfrage neu bearbeitet, von der Eingangsbestätigung bis zum Schreiben
   • Prompts und Antwortbausteine werden erprobt, im Team verglichen und überarbeitet
   • Mängel benennen: falsche Rechtsgrundlagen, lückenhafte Empfängerangaben, steifer Ton, und ihre Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Antwortroutine: Betroffenenanfragen im Team neu verteilen

   • Welche KI-Schritte sich im Monat nach dem Workshop mit dem vorhandenen Werkzeugbestand umsetzen lassen
   • Zuständigkeiten klären und messen, wie lange eine Anfrage vom Eingang bis zur Antwort braucht
   • Folgethema für später: eine Datenschutz-Folgenabschätzung mit KI-Unterstützung vorbereiten
   • Vereinbart werden konkrete Folgeschritte samt Terminen