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Cloud- und Dienstleisterverträge mit KI prüfen: Art. 28 DSGVO und C5

Für IT und Einkauf in Betrieben, die Verträge mit IT-Dienstleistern und Cloud-Anbietern bislang überwiegend von Hand durchsehen. Es geht darum, wo ein Sprachmodell beim Lesen von Auftragsverarbeitungsverträgen, Leistungsbeschreibungen und Sicherheitsnachweisen Vorarbeit leisten kann und wo die Prüfung bei Fachleuten bleibt. In der KI-Werkstatt setzt ein Team eine eigene Vertragsprüfung mit KI neu auf und plant die nächsten Wochen. Beim KI-Potenzialcheck analysieren wir den Prüfablauf in Ihrem Haus und übergeben einen schriftlichen Bericht mit Empfehlung.

Für wen

Beschäftigte aus IT und Einkauf in Betrieben und Einrichtungen, die Dienstleister und Cloud-Verträge heute weitgehend manuell prüfen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Prüfung eines Cloud-Vertrags gemeinsam mit KI neu aufsetzen, mit Plan für vier Wochen

Das nehmen Sie mit

  • Ein abgestimmtes Bild, wie Verträge zwischen Fachbereich, Einkauf und IT heute geprüft werden und wo sie stocken
  • Eine mit KI neu aufgebaute Prüfung für einen realen Vertrag samt Prompts für Klauselabgleich und Nachforderungen
  • Ein Vier-Wochen-Plan mit Aufgabenteilung zwischen IT und Einkauf und einer messbaren Zielgröße

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der Weg eines Cloud-Vertrags vom Angebot bis zur Unterschrift

    • Mit allen Anwesenden aufgenommen: wie ein neuer Dienstleister heute geprüft und freigegeben wird
    • Wer zuarbeitet und wer prüft: Fachbereich mit dem Bedarf, Einkauf mit Konditionen, IT mit Sicherheitsfragen
    • Unterlagen: Angebot, Leistungsbeschreibung, SLA, Auftragsverarbeitungsvertrag, C5-Testat, Unterauftragnehmer
    • Woran Prüfungen oft hängen: nachgeforderte Nachweise, unklare Haftungsklauseln, Rückfragen beim Anbieter
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Leitplanken: Art. 28 DSGVO, C5 und wer den Vertrag verantwortet

    • DSGVO Art. 28 und C5-Kriterienkatalog als fachlicher Rahmen jeder Vertragsprüfung
    • Beschäftigtendaten im Vorgang: Ansprechpartner, Unterzeichnende und Admin-Konten in den Vertragsunterlagen
    • KI-gestützte Prüfnotizen kennzeichnen, damit erkennbar bleibt, welche Bewertung von wem stammt
    • Vertragsentscheidung und Unterschrift liegen bei den zuständigen Personen in IT, Einkauf und Leitung
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei der Vertragsprüfung trägt

    • Nachforderungen entwerfen, Kernklauseln zusammenfassen, gegen Checkliste prüfen, nach Schutzbedarf einstufen
    • Bleibt beim Menschen: die verbindliche Vertragsbewertung und die Verhandlung mit dem Anbieter
    • Beispiele aus IT-Abteilungen vergleichbarer Betriebe, die Verträge mit KI vorprüfen
    • Gemeinsame Wahl der zwei oder drei Prüfstellen, an denen KI zuerst eingesetzt wird
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstattphase: Eine Vertragsprüfung wird mit KI neu aufgesetzt

    • Grundlage ist ein mitgebrachter Vorgang, etwa der Auftragsverarbeitungsvertrag eines Cloud-Anbieters
    • Übung: Die Prüfung dieses Vertrags wird Schritt für Schritt mit einem Sprachmodell neu aufgebaut
    • Prompts für Klauselabgleich und Nachforderungen beim Anbieter entstehen und werden gemeinsam verbessert
    • Schwächen des KI-Ergebnisses, etwa übersehene Unterauftragnehmer oder falsch zitierte Klauseln, samt Ursache
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Fahrplan: Vier Wochen bis zur ersten KI-gestützten Vertragsprüfung

    • Was sich mit bereits lizenzierten Werkzeugen in den kommenden vier Wochen umsetzen lässt
    • Aufgabenteilung zwischen IT und Einkauf, Messgröße zum Beispiel Bearbeitungsdauer je Vertrag
    • Anschlussthema für später: Berechtigungskonzepte dokumentieren
    • Konkrete Absprache, welcher anstehende Vertrag als erster nach dem neuen Ablauf geprüft wird

VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Nützlich sind Kenntnisse des eigenen Prüfablaufs und ein realer Vertragsvorgang, den Sie mitbringen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Ihre Vertragsprüfung wird im Haus untersucht und bewertet, mit schriftlichem Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Eine Aufnahme der Vertragsprüfung mit Fallzahlen, Bearbeitungsdauer, Unterlagen und Datenwegen
  • Eine mit IT und Einkauf abgestimmte Rangfolge der KI-Ansatzpunkte, jeweils mit Aufwand und Ertrag
  • Einen schriftlichen Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugempfehlung und begründeten Ausschlüssen

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Welche Entscheidung zur Vertragsprüfung ansteht

    • Vorgespräch: Die Leitung schildert, welche Entscheidung rund um Dienstleisterverträge ansteht
    • Zuschnitt festlegen, etwa nur Cloud-Dienste oder nur Dienstleister mit Zugriff auf personenbezogene Daten
    • Welche KI-Werkzeuge in IT und Einkauf bereits im Einsatz sind, auch ohne offizielle Freigabe
    • Vertraulichkeitsvereinbarung für Einblicke in Konditionen, Vertragsklauseln und Sicherheitsnachweise
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie IT und Einkauf Verträge heute durchsehen

    • Beobachtung und Gespräche an den Arbeitsplätzen in IT, Einkauf und anfragendem Fachbereich
    • Wie viele Verträge im Jahr anfallen, wie lange eine Prüfung dauert und welche Anlagen dabei gelesen werden
    • Angrenzender Ablauf: Berechtigungskonzepte dokumentieren, etwa für Zugänge des Dienstleisters
    • Vertragsablage, Prüflisten, Mailverkehr mit Anbietern: Material, das ein Sprachmodell verarbeiten könnte
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: Art. 28 DSGVO, C5 und Gründe gegen KI

    • Abgleich der Ansatzpunkte mit DSGVO Art. 28 und dem C5-Kriterienkatalog als rechtlichem und fachlichem Maßstab
    • Für jeden Ansatzpunkt einzeln: Datenschutz, Mitbestimmung und Anforderungen der KI-Verordnung
    • Welche Vertragsinhalte an ein Sprachmodell gehen könnten und welche, etwa Preise, im Haus bleiben
    • Risiken, die an einzelnen Prüfschritten gegen KI sprechen
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Eignung je Prüfschritt bis zur Vertragsfreigabe

    • Einschätzung für jeden Teilschritt der Vertragsprüfung, ob KI dort sinnvoll ist oder nicht
    • Zuordnung zu Grundfunktionen wie Entwurf und Prüfung, etwa Klauseln verdichten, Abweichungen markieren
    • Erwartete Zeitersparnis je Ansatzpunkt grob geschätzt und dem Einführungsaufwand ehrlich gegenübergestellt
    • Reihenfolge der Ansatzpunkte mit Fachleuten aus IT und Einkauf abstimmen
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Bericht und Empfehlung zur Prüfung von Dienstleistern

    • Gespräch über die Befunde mit der Leitung noch am Ende des Tages
    • Schriftlicher Bericht mit den Ansatzpunkten in Rangfolge, Aufwand und Nutzen jeweils beziffert
    • Erster Umsetzungsschritt samt Werkzeugempfehlung, etwa für die Vorprüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen
    • Prüfschritte, die bewusst ohne KI bleiben sollten, samt Begründung

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wir benötigen Zugang zu den Arbeitsplätzen, an denen Verträge geprüft werden, und Beteiligte, die für Gespräche zur Verfügung stehen.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

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