Finanzen & Controlling
Monatsberichte im Controlling mit KI: Abweichungen treffend kommentieren
Jeden Monat muss das Controlling aus Plan-Ist-Vergleichen einen Bericht machen, den die Geschäftsführung versteht, und dafür Abweichungen in knappe, belastbare Kommentare fassen. Angesprochen sind Controllerinnen und Controller, die Berichte und Kommentierungen bisher überwiegend von Hand erstellen. In der Werkstatt setzt Ihr Team die Kommentierung eines echten Monatsberichts mit KI neu auf und plant den nächsten Abschluss. Der Potenzialcheck untersucht die Berichtserstellung einen Tag lang im Haus und hält schriftlich fest, wo KI sinnvoll ansetzt und wo nicht.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichFinanzen & Controlling, Geschäftsführung & Führung
Für wen
Mitarbeitende im Controlling von Betrieben und Einrichtungen, die Monatsberichte und deren Kommentierung heute noch weitgehend manuell erstellen.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Die Kommentierung des Monatsberichts gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild des Berichtszyklus vom Monatsabschluss bis zum Versand an die Leitung
- Klare Regeln, wie interne Berichtsstandards und Personalkosten bei KI-Entwürfen zu behandeln sind
- Erprobte Anweisungen für Abweichungskommentare im Stil Ihres Hauses
- Einen Plan für den nächsten Abschluss mit verteilten Aufgaben und messbarem Ziel
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Vom Monatsabschluss zum kommentierten Bericht
- Der Monatszyklus als Ablaufskizze: Abschlussdaten, Berichtsaufbau, Kommentierung, Versand an die Leitung
- Wer zuliefert und gegenliest: Buchhaltung, Kostenstellen, Controllingleitung; wo Erklärungen ausbleiben
- Im Spiel sind Berichtsvorlage, Plan-Ist-Tabellen, Abweichungskommentare und Rückfragen an die Kostenstellen
- Benannt werden drei Tätigkeiten, die den Berichtstermin gefährden, etwa das Einsammeln von Begründungen
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Interne Berichtsstandards und Personalkosten
- Interne Berichtsstandards gelten auch für KI-Entwürfe, etwa bei Begriffen, Kennzahlen und Kommentarlänge
- Beschäftigtendaten: In kleinen Kostenstellen verraten Personalkosten Einzelgehälter, also bleiben sie draußen
- Vermerken, welche Kommentare mit KI entworfen wurden, und für jede Aussage die Datenquelle festhalten
- Den Bericht an die Geschäftsführung verantwortet die Controllingleitung, auch wenn die KI formuliert hat
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Wo KI im Berichtszyklus Arbeit übernimmt
- Kommentare entwerfen, Rückmeldungen bündeln, Bericht auf Widersprüche prüfen, Abweichungen nach Ursache ordnen
- Grenze: Das Modell sieht die Zahlen, kennt aber nicht den Grund einer Abweichung; den liefern die Fachbereiche
- Praxiseindrücke: Monatsberichte, deren Kommentare anderswo schon als KI-Entwurf entstehen
- Auswahl, wo KI schon zum nächsten Monatsabschluss Kommentartexte vorbereiten soll
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ihr letzter Monatsbericht, neu kommentiert
- Arbeitsgrundlage ist ein mitgebrachter Monatsbericht oder ein Auszug daraus, Zahlen bei Bedarf verfremdet
- Übung: Die Kommentierung wird mit KI neu erstellt, von der Abweichungsanalyse bis zum Text für die Leitung
- Anweisungen für Kommentare im Hausstil und eine Berichtsvorlage entstehen und werden gemeinsam nachgeschliffen
- Schwächen benennen: Kommentare, die Zahlen bloß nacherzählen, vertauschte Vorzeichen, geratene Ursachen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Der nächste Abschluss mit KI-Unterstützung
- Was bis zum nächsten Berichtstermin mit Programmen machbar ist, für die das Haus bereits Lizenzen hat
- Aufgaben im Controlling verteilen; Erfolgsmaß etwa die Tage zwischen Abschluss und Berichtsversand
- Folgethema: Kennzahlendefinitionen dokumentieren, weil eindeutige Definitionen bessere Kommentare ermöglichen
- Verabreden, wann die Runde die Erfahrungen aus dem ersten so erstellten Bericht bespricht
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Hilfreich sind Kenntnis der eigenen Berichtsabläufe und ein echter Vorgang, etwa ein zurückliegender Monatsbericht.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Die Erstellung der Monatsberichte im Haus prüfen, bewerten und schriftlich auswerten
Das nehmen Sie mit
- Eine Einschätzung, welche Teilschritte zwischen Datenabzug und Kommentar sich für KI eignen
- Eine mit dem Controlling abgestimmte Rangliste möglicher Einsatzfelder
- Für jeden Ansatzpunkt geklärt, was Berichtsstandards, Betriebsrat, KI-Verordnung und Datenschutzrecht erlauben
- Einen Ergebnisbericht mit Startvorschlag samt Werkzeug und begründeten Ausschlüssen
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag klären: Welche Frage zum Monatsbericht die Leitung beantwortet haben will
- Vorgespräch mit der Geschäftsführung zur Leitfrage, etwa ob Kommentarentwürfe künftig per KI entstehen
- Abgrenzen: nur der Gesamtbericht an die Geschäftsführung oder zusätzlich die Kostenstellenberichte
- Erfassen, welche KI-Programme im Controlling schon im Einsatz sind, auch ohne offizielle Freigabe
- Vertraulichkeit vereinbaren, da Ergebnisse, Planzahlen und Margen offengelegt werden
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie der Monatsbericht im Haus entsteht
- Zuschauen und Nachfragen in Controlling, Buchhaltung und bei Kostenstellenverantwortlichen
- Wie viele Berichte pro Monat entstehen, wie lange eine Kommentierung dauert, welche Unterlagen nötig sind
- Angrenzend erfasst: das Aufbereiten von Investitionsrechnungen, das oft auf dieselben Daten zugreift
- Datenflüsse zwischen ERP, Auswertungswerkzeug und Tabellen; welche Kommentare als KI-Eingabe taugen
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen prüfen: Berichtsstandards, Mitbestimmung, vertrauliche Zahlen
- Interne Berichtsstandards als fachlicher Maßstab, an dem jeder gefundene Ansatzpunkt gemessen wird
- Je Ansatzpunkt: Anforderungen der KI-Verordnung, Schutz personenbezogener Daten, Rechte des Betriebsrats
- Für ein Sprachmodell denkbar sind verdichtete Kennzahlen; personenbezogene Kosten verlassen das Haus nicht
- Ausschlussgründe, zum Beispiel ein falscher Kommentar, der eine Leitungsentscheidung fehlleitet
- Teil 4
Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Vom Datenabzug bis zum Kommentartext
- Eignung je Teilschritt festhalten, vom Zusammenstellen der Zahlen bis zur Formulierung für die Geschäftsführung
- Je Teilschritt eine Grundfunktion: entwerfen, Rückmeldungen verdichten, kontrollieren oder Abweichungen einordnen
- Zeitgewinn überschlagen und dem Aufwand für Einführung und Gegenlesen gegenüberstellen
- Reihenfolge mit Controllerinnen, Controllern und der Controllingleitung abstimmen
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Empfehlung für die Monatsberichterstattung
- Rückmeldung an die Geschäftsführung im Abschlussgespräch, bevor wir das Haus verlassen
- Schriftlicher Ergebnisbericht: geordnete Ansatzpunkte, jeweils mit Einführungsaufwand und erwarteter Entlastung
- Ein Startvorschlag samt passendem Werkzeug, etwa für Kommentarentwürfe aus Plan-Ist-Tabellen
- Begründet ausgeklammert: was Handarbeit des Controllings bleibt, etwa die Bewertung von Sondereffekten
VoraussetzungenVorwissen ist nicht nötig. Wir brauchen Einblick in die Arbeitsplätze von Controlling und Buchhaltung sowie Beschäftigte, die sich Zeit für Gespräche nehmen.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht; Handlungsempfehlungen in Rangfolge