KI-Werkzeuge

Custom GPTs: Geteilte Assistenten mit Hauswissen und Schnittstellen bauen

Wenn bewährte Prompts als Mailanhang von Postfach zu Postfach wandern, lohnt ein gemeinsamer Assistent. Mit Custom GPTs bündeln Fachabteilungen Anweisungen, eigene Dokumente und bei Bedarf Aufrufe eigener Schnittstellen in einem GPT, den das ganze Team nutzt. Nach dem Training ist ein GPT für eine reale Abteilungsaufgabe von Kollegen getestet und freigegeben, und Sie haben geklärt, welche Unterlagen hineingehören, was das Abonnement kostet und wer ihn pflegt.

Für wen

Digitalverantwortliche und Fachabteilungen, die Routineaufgaben in einem gemeinsam genutzten Assistenten bündeln möchten, anstatt Prompts über Mailverteiler herumzuschicken.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Einen GPT mit Hausdokumenten bauen, im Kollegenkreis testen und fürs Team freigeben

Das nehmen Sie mit

  • Ein teamweit freigegebener GPT für eine konkrete Aufgabe Ihrer Abteilung, mit Testrückmeldungen nachgebessert
  • Anweisungen, die auch bei Nutzern ohne Vorwissen tragen, plus hinterlegte Wissensdateien
  • Kenntnis, wie sich über Aktionen hauseigene Schnittstellen ansprechen lassen und wo ein eigenes Entwicklungsprojekt beginnt
  • Klare Regeln für Uploads, Abokosten, Anbieterwechsel und die Pflege im Haus

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Abgrenzung: Wann sich ein eigener GPT lohnt

    • Welches Abonnement eigene GPTs erlaubt und wie das Teilen innerhalb des Teams freigeschaltet wird
    • Eigener Assistent oder sorgfältiger Einzelprompt: woran sich der Mehrwert bei Routineaufgaben zeigt
    • Wo ein GPT aufhört und eine richtige Anwendung mit eigener Datenhaltung und Oberfläche anfängt
    • Custom GPTs als Assistenten, die auf der Plattform eines Anbieters laufen, nicht im eigenen Haus
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Bauteile: Anweisungen, Wissensdateien, Aktionen

    • Anweisungen formulieren, die auch Fremde ohne Einweisung zu verlässlichen Antworten führen
    • Handbücher, Preislisten oder Leitfäden als Wissensdateien im GPT hinterlegen
    • Aktionen einrichten, über die der GPT eigene Schnittstellen aufruft, etwa eine Abfrage zum Auftragsstatus
    • Übung: Einen kleinen Auskunfts-GPT zur Urlaubsregelung anlegen und mit Testfragen ansprechen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Pilot: Ein Abteilungsassistent geht in den Test

    • Für eine Aufgabe Ihrer Abteilung, etwa Antworten auf Lieferantenanfragen, entsteht ein eigener GPT
    • Kollegen probieren ihn mit eigenen Anfragen aus, ihre Rückmeldungen fließen in die Anweisungen ein
    • Freigabe im Team, verbunden mit einer festen Zuständigkeit für Wissensdateien und Anweisungen
    • Übung: Der mitgebrachte Anwendungsfall wird zum teilbaren GPT samt Rückmeldungen aus der Testrunde
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Absicherung: Uploads, Abhängigkeit, Recht, Abo

    • Welche Unterlagen in die Wissensbasis dürfen und welche, etwa Personalakten oder Kundendaten, draußen bleiben
    • Anbieterwechsel durchdenken: welche Arbeit in Anweisungen und Dokumenten mitwandert und was neu entsteht
    • Ein GPT für die ganze Belegschaft berührt Datenschutz, Mitsprache des Betriebsrats und die KI-Verordnung
    • Abonnementkosten für alle Nutzer im Monat zusammenrechnen und den Kündigungsweg festhalten
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Verstetigung: Pflege, Bausteine, nächster GPT

    • Wer im Haus für den GPT geradesteht, Wissensdateien erneuert und Rückmeldungen sammelt
    • Bausteine für Anweisungen und Namensregeln für GPTs festhalten, damit Prompts nicht mehr per Mail kreisen
    • Signale gegen den Assistenten erkennen, etwa wenn Nutzer seine Antworten regelmäßig selbst nachrecherchieren
    • Den nächsten Abteilungsassistenten benennen und seinen Aufbau in Stunden schätzen

VoraussetzungenNötig ist ein laufendes Abonnement, in dem eigene Assistenten freigeschaltet sind. Bringen Sie eigene Dokumente und einen konkreten Anwendungsfall mit.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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