Angebote in der Druckerei: Auftragskalkulation mit KI beschleunigen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Vom Anfrageeingang bis zum versandfertigen Angebot den Ablauf mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam aufgezeichneter Angebotsweg mit den Arbeitsgängen, an denen Anfragen liegen bleiben
• Klarheit, wie KI-Vorschläge zum hauseigenen Kalkulationsschema passen und wer Preise freigibt
• Anweisungen zum Auswerten lückenhafter Anfragen und zum Angebotstext, an einem Vorgang aus dem Haus getestet
• Ein Einführungsplan mit Zuständigkeiten und einer Kennzahl wie der Durchlaufzeit je Angebot

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Von der Kundenanfrage bis zum Versand des Angebots

   • Gemeinsam nachzeichnen, wie eine Druckanfrage heute durch Kalkulation und Kundenberatung zum Angebot wird
   • Wer Papierpreise und Fremdleistungen wie Veredelung zuliefert, wer gegenrechnet und wo Anfragen warten
   • Beteiligte Unterlagen: Anfrage-Mails, Kalkulationsblätter, Lieferantenangebote, Angebotsvorlagen, Textbausteine
   • Abstimmung, welche drei Arbeitsgänge ein Angebot am häufigsten verzögern, etwa Nachfragen zu Papier und Format
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: Kalkulationsschema, Kundendaten und Preisfreigabe

   • Kalkulationsschemata der Druckindustrie als fachliche Grundlage für KI-Vorschläge zu Positionen und Preisen
   • Datenschutz beim konkreten Vorgang: Ansprechpartner des Kunden, Namen und Kürzel eigener Beschäftigter
   • Angebote, an denen KI mitgeschrieben hat, kennzeichnen und die Rechenschritte nachvollziehbar ablegen
   • Preis und Angebot gibt eine benannte Person aus Kalkulation oder Kundenberatung frei, nicht das Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Wo KI im Angebotsweg mitarbeitet

   • Textentwurf für Angebotsschreiben und Zusammenfassung langer Anfragen mit mehreren Anhängen
   • Prüfung auf fehlende Angaben zu Auflage, Papier oder Weiterverarbeitung, Klassifizierung nach Produktart
   • Grenzen: Ein Sprachmodell rechnet keine Maschinenlaufzeiten und ersetzt kein Kalkulationsprogramm
   • Erfahrungen vergleichbarer Druckereien, etwa beim Vorsortieren von Anfragen aus Webformularen
   • Gemeinsame Wahl der Ansatzpunkte, an denen der Umbau in Kalkulation und Beratung spürbar Zeit freisetzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Eine reale Druckanfrage neu durchlaufen

   • Jede Person bringt eine reale Anfrage mit, etwa einen Katalog mit Sonderfarbe oder Mailings in Staffelauflagen
   • Übung: Die Anfrage mit KI auswerten, offene Punkte für den Kunden sammeln, den Angebotstext neu verfassen
   • Anweisungen und Angebotsbausteine entwerfen und in der Runde über mehrere Durchgänge nachbessern
   • Schwachstellen der KI-Fassung benennen, etwa erfundene Papiersorten oder fehlende Positionen, samt Ursache
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Die ersten Angebote mit KI-Unterstützung

   • Für die ersten vier Wochen: KI-Schritte, die mit vorhandener Software und bestehenden Zugängen umsetzbar sind
   • Aufgaben zwischen Kalkulation und Kundenberatung verteilen, Erfolg an der Durchlaufzeit je Angebot ablesen
   • Folgethemen: Nachhaltigkeitsnachweise für Druckprodukte sowie Druckdatenprüfung und Kundenrückfragen
   • Nächste Schritte abstimmen, etwa welche eingehenden Anfragen kommende Woche testweise mit KI laufen