Öffentliche Verwaltung

E-Akte mit KI erschließen: Suche, Schwärzung und Auskunft in Behörden

In Registraturen und Sachgebieten wachsen E-Akte-Bestände Jahr für Jahr, doch frühere Vorgänge, Stellungnahmen und Bescheide sind oft nur über das passende Stichwort auffindbar. Dieses Tagesseminar zeigt, wie KI Schriftgut einordnet, nach Bedeutung durchsucht, zusammenfasst und bei IFG-Anfragen personenbezogene Daten schwärzt. Zwei Übungen, eine Fallstudie aus einem Bauamt und die Fragen zu DMS-Anbindung, BSI-Grundschutz und Personalrat führen bis zu einem Fahrplan für Ihre Behörde.

Für wen

Verantwortliche für Registratur und Dokumentenmanagement, Leitungen von Sachgebieten sowie Digitalisierungsteams in Behörden, die ihre Akten- und Dokumentenbestände mit KI besser erschließen wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Aktenbestände nach Bedeutung durchsuchen, ordnen und Auskunftsverfahren entlasten

Das nehmen Sie mit

  • Ein Verständnis dafür, wie Embeddings und Vektorsuche Fundstellen liefern, die eine Stichwortsuche nicht trifft
  • Ein selbst entworfener Ablauf für die automatische Schwärzung von Unterlagen bei IFG-Anfragen
  • Ein Fahrplan, der DMS-Anbindung, Informationssicherheit und die Beteiligung des Personalrats berücksichtigt

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Ausgangslage: Welches Wissen in der E-Akte schlummert

    • Abgeschlossene Vorgänge, Gutachten und Stellungnahmen als Wissensquelle, die im Alltag kaum genutzt wird
    • Aus verstreut abgelegtem Schriftgut eine Wissensbasis machen, die sich inhaltlich durchsuchen lässt
    • Vorführung: Die semantische Suche findet den gesuchten Vorgang, obwohl das Suchwort darin nicht vorkommt
    • Welche Bestände in Registratur und Sachgebieten sich für eine Erschließung zuerst anbieten
  2. Teil 2

    Modul 2 – Ordnen: Klassifikation, Verschlagwortung und Aussonderung

    • Posteingänge automatisch nach Dokumentart klassifizieren und mit Schlagworten versehen
    • Zuordnung zur richtigen Akte vorschlagen lassen, etwa anhand von Aktenzeichen, Antragsteller und Betreff
    • Schriftgutverwaltung mit ML-Unterstützung: Kandidaten für die Aussonderung erkennen und zur Entscheidung vorlegen
  3. Teil 3

    Modul 3 – Suchen und auswerten: Bedeutungssuche und Zusammenfassungen

    • Embeddings und Vektorsuche: warum die Suche nach Bedeutung andere Treffer liefert als die Stichwortsuche
    • Mit einem LLM umfangreiche Akten zusammenfassen und den Verfahrensablauf als Chronologie darstellen
    • Jede Aussage mit Fundstelle: der Quellenbezug macht KI-Ergebnisse für die Sachbearbeitung überprüfbar
    • Übung: In einem Beispielbestand per semantischer Suche die maßgebliche Fundstelle zu einer Frage ermitteln
  4. Teil 4

    Modul 4 – Massenverfahren: IFG-Anfragen und gleichartige Fälle

    • IFG-Anfragen beschleunigen, indem personenbezogene Daten in herauszugebenden Unterlagen automatisch geschwärzt werden
    • Gleichgelagerte Verfahren, etwa Widersprüche zum selben Sachverhalt, erkennen und zur Bearbeitung bündeln
    • Stichproben und Freigaben, damit automatisierte Auswertungen Aufwand sparen und trotzdem sorgfältig bleiben
    • Übung: Einen Ablauf für die automatische Schwärzung konzipieren, von der Erkennung bis zur Kontrolle
  5. Teil 5

    Modul 5 – Umsetzung: Anbindung, Sicherheit, Beteiligung und Fahrplan

    • Anbindung an verbreitete DMS- und E-Akte-Systeme, über die Behörden ihr Schriftgut führen
    • Datenschutz und Informationssicherheit nach BSI-Grundschutz bei der KI-gestützten Aktenanalyse
    • Fallstudie aus einem Bauamt: Bauakten mit KI auswerten und Erfahrungen auf andere Ämter übertragen
    • Beschäftigte aus Registratur und Sachbearbeitung sowie den Personalrat rechtzeitig einbeziehen
    • Fahrplan für Ihre Behörde: welcher Bestand zuerst erschlossen wird und welche Schritte darauf folgen

VoraussetzungenSie sind mit Verwaltungsabläufen und der Arbeit mit der E-Akte in Grundzügen vertraut.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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