Büro, Organisation & IT

Einarbeitungsmappen und Prozesshandbücher mit KI auf Stand halten

Für Fachbereiche, die Prozesshandbücher, Arbeitsanweisungen und Einarbeitungsunterlagen für neue Beschäftigte bislang weitgehend von Hand nachführen. Im Mittelpunkt steht, an welchen Stellen ein Sprachmodell veraltete Abschnitte aufspürt, Änderungen einarbeitet oder Inhalte für Neue verständlich aufbereitet, und wo interne Standards eine Grenze ziehen. Der KI-Potenzialcheck nimmt die Pflege Ihrer Unterlagen einen Tag lang im Haus auf und endet mit einem schriftlichen Bericht; im KI-Sparring 1:1 arbeiten Sie stundenweise an einem eigenen Handbuchkapitel oder einer Einarbeitungsmappe.

Für wen

Fachbereiche aus Unternehmen und Einrichtungen, in denen Handbücher und Unterlagen für die Einarbeitung bisher überwiegend manuell gepflegt werden.

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Prüfen und bewerten, wo KI die Handbuchpflege entlastet, mit schriftlichem Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Ein aufgenommenes Bild, wie oft und mit welchem Aufwand Handbücher und Einarbeitungsunterlagen heute aktualisiert werden
  • Eine mit Ihren Fachleuten abgestimmte Rangfolge der Ansatzpunkte, eingegrenzt durch interne Standards und Datenschutz
  • Ein schriftlicher Bericht mit erstem Umsetzungsschritt, Werkzeugvorschlag und bewusst ausgeklammerten Aufgaben

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag: Welche Entscheidung zur Handbuchpflege vorbereitet wird

    • Gespräch mit der Leitung zu Beginn: Welche Frage zum KI-Einsatz der Tag beantworten soll
    • Den untersuchten Ausschnitt festlegen, etwa das Prozesshandbuch eines Bereichs oder die Mappe für neue Beschäftigte
    • Bestandsaufnahme der KI-Werkzeuge, die schon im Einsatz sind, einschließlich privat genutzter Zugänge
    • Absprache zur Vertraulichkeit der eingesehenen Unterlagen und Gespräche
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Wie Handbücher und Einarbeitungsunterlagen heute entstehen

    • Beobachtung und Interviews bei den Personen, die Kapitel schreiben, freigeben und an Neue weitergeben
    • Häufigkeit und Dauer von Aktualisierungen, beteiligte Vorlagen, Checklisten und Wiki-Seiten
    • Angrenzender Ablauf: wie Wissen ausscheidender Beschäftigter heute gesichert wird oder verloren geht
    • Welche Programme beteiligt sind und welche Texte, Tabellen und Schulungsfolien dabei als KI-taugliches Material anfallen
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen: Interne Standards, Datenschutz und Mitbestimmung

    • Fachliche Grundlage sind die internen Standards, etwa Freigaberegeln und Dokumentvorlagen für Handbücher
    • KI-Verordnung, Datenschutz und Mitbestimmung, angewandt auf die gefundenen Ansatzpunkte
    • Welche Inhalte ein Sprachmodell sehen dürfte und welche, etwa Personaldaten aus Einarbeitungsplänen, im Haus bleiben
    • Risiken, die einen Einsatz ausschließen, zum Beispiel ungeprüfte Sicherheitsanweisungen in Handbüchern
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewertung: Welche Pflegeschritte sich für ein Sprachmodell eignen

    • Je Teilschritt einschätzen, ob KI passt, etwa beim Entwurf eines Kapitels, und wo nicht, etwa bei der Freigabe
    • Zuordnung zu den Grundfunktionen: Texte entwerfen, Inhalte verdichten, auf Widersprüche prüfen, Material einordnen
    • Grobe Schätzung der Zeitersparnis je Ansatzpunkt, ehrlich gegen Einführungs- und Pflegeaufwand gestellt
    • Rangfolge der Ansatzpunkte gemeinsam mit den Fachleuten festlegen, die die Unterlagen verantworten
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Abschlussgespräch und schriftlicher Bericht

    • Am Ende des Tages Rückmeldung an die Leitung mit den wichtigsten Befunden
    • Schriftlicher Bericht mit den priorisierten Ansatzpunkten samt geschätztem Aufwand und erwartetem Ertrag
    • Empfohlener erster Umsetzungsschritt mit Vorschlag für ein passendes Werkzeug
    • Welche Aufgaben der Handbuchpflege ausdrücklich nicht an KI gehen sollten, jeweils mit Begründung

VoraussetzungenKenntnisse in KI sind nicht erforderlich. Notwendig sind Zugang zu den beteiligten Arbeitsplätzen und die Bereitschaft der Beteiligten, Auskunft zu geben.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihr eigenes Handbuchkapitel oder Ihre Einarbeitungsmappe gemeinsam mit KI überarbeiten

Das nehmen Sie mit

  • Ein klares Stundenziel für Ihr Handbuch oder Ihre Einarbeitungsunterlagen und ein greifbares Ergebnis dazu
  • Ein gemeinsam erarbeiteter Prompt und eine wiederverwendbare Vorlage für die Pflege Ihrer Unterlagen
  • Prüfschritte gegen erfundene Angaben und eine konkrete Aufgabe bis zur nächsten Stunde

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Stundenziel: Wo Ihre Unterlagen gerade stehen

    • Kurzer Blick auf den heutigen Stand, etwa wann das Handbuch zuletzt überarbeitet wurde und wer es pflegt
    • Welches Ergebnis Sie nach der Stunde mitnehmen möchten, zum Beispiel ein aktualisiertes Kapitel
    • Ihre bisherige Erfahrung mit KI-Werkzeugen wird erfragt; vorausgesetzt wird keine
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Am Vorgang: Ein Handbuchabschnitt oder eine Einarbeitungscheckliste

    • Sie bringen einen Abschnitt mit, etwa eine veraltete Arbeitsanweisung oder den Plan für die erste Woche
    • Zusammen formulieren wir einen ersten Prompt, der genau diesen Abschnitt überarbeiten oder ergänzen soll
    • Wo das Modell weiterhilft, etwa bei verständlicher Sprache für Neue, und wo es stört, etwa bei Fachdetails
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Damit die nächste Aktualisierung schneller geht

    • Welches KI-Werkzeug zu Ihrer Aufgabe und zu Ihrer Ablage für Handbücher passt
    • Eine Anweisung, die Sie bei jeder Überarbeitung eines Kapitels wiederverwenden können
    • Prüfschritte gegen erfundene Angaben, etwa ausgedachte Zuständigkeiten, Systemnamen oder Ansprechpersonen
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Rahmen und Aufgabe: Interne Standards und die nächste Stunde

    • Rechtlicher und fachlicher Rahmen: Ihre internen Standards, zum Beispiel Freigabe und Dokumentvorlage
    • Was Sie bis zum nächsten Termin ausprobieren, etwa ein weiteres Kapitel mit der neuen Vorlage
    • Mögliches Thema einer Folgestunde: das Wissen ausscheidender Beschäftigter mit KI sichern

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Bringen Sie einen konkreten Abschnitt aus Ihrem Handbuch oder Ihren Einarbeitungsunterlagen mit.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz mit den erarbeiteten Vorlagen

Thema anfragen