Einkauf & Fuhrpark
Angebotsvergleiche im Einkauf: Anfragen und Preise mit KI sauber ordnen
Für Einkäuferinnen und Einkäufer, die Lieferantenanfragen und Angebotsvergleiche heute größtenteils von Hand erstellen und Preise aus uneinheitlichen Angeboten in Tabellen übertragen. Im Mittelpunkt steht, wie ein Sprachmodell Anfragetexte entwirft, Angebote ausliest und eine Vergleichsmatrix vorbereitet, während Konditionen und Zuschlag in Ihrer Hand bleiben. Der Schnellstart ordnet in zwei Stunden ein, was davon realistisch ist; in der Werkstatt setzt Ihr Team einen echten Vergleich neu auf und verlässt den Tag mit einem Umsetzungsplan.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichEinkauf & Fuhrpark, Pflichten & Regulierung
Für wen
Beschäftigte im Einkauf, die Anfragen und Angebotsvergleiche heute überwiegend manuell aufbereiten.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Verstehen, wo KI zwischen Lieferantenanfrage und Vergleichstabelle hilft
Das nehmen Sie mit
- Ein Bild davon, welche Teile von Anfrage und Angebotsvergleich ein Sprachmodell vorbereiten kann
- Das Wissen, woran Sie erfundene Rabatte, Lieferzeiten oder Konditionen im KI-Ergebnis erkennen
- Ein erster eigener Anfrageentwurf mit KI-Unterstützung
- Orientierung zu BGB-Kaufrecht, Incoterms und dem Umgang mit Lieferantendaten
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Vom Bedarf zur Vergleichstabelle
- So entsteht ein Angebotsvergleich heute: Anfrage verschicken, Rückläufe sammeln, Preise in eine Tabelle tippen
- Hier hakt es: abweichende Angebotsformate, unterschiedliche Lieferbedingungen, Rückfragen beim Lieferanten
- Drei Entlastungspunkte: Anfragetext entwerfen, Angebotsinhalte auslesen, Vergleichsmatrix vorbereiten
- Vorgeführt mit drei anonymisierten Lieferantenangeboten zu derselben Position
- Was der Einkauf danach selbst kontrolliert: Preise, Mengen, Zahlungs- und Lieferkonditionen
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Warum ein KI-Vergleich nachgerechnet werden muss
- Wie ein Sprachmodell Text vorhersagt, statt zu rechnen, erläutert an der Vergleichstabelle aus Teil 1
- Ein KI-Angebotsvergleich ist ein Entwurf; belastbar wird er erst nach Abgleich mit den Originalangeboten
- Woher erfundene Rabatte, Lieferzeiten oder Incoterms ohne Beleg im Angebot stammen und wie sie auffallen
- Folge für den Einkaufsalltag: Die Entscheidung über den Zuschlag trifft weiterhin der Einkauf
- Teil 3
Erster eigener Versuch: Eine Lieferantenanfrage entwerfen
- Übung: Anweisung, die aus einer Bedarfsbeschreibung eine Anfrage mit Menge, Termin und Lieferbedingung macht
- Gemeinsame Durchsicht der Entwürfe: fehlende Angaben, unklare Formulierungen, direkt brauchbare Passagen
- Zeit für Rückfragen, ausdrücklich auch für kritische Stimmen
- Teil 4
Rahmen und erste Schritte: Kaufrecht, Incoterms, Lieferantendaten
- Rechtsrahmen kurz gefasst: Kaufrecht des BGB und die Incoterms
- Einkaufspreise, Rahmenkonditionen, Ansprechpartner beim Lieferanten: was ins Sprachmodell darf und was nicht
- Gleich umsetzbar mit Werkzeugen, die Sie bereits nutzen: Anfragetexte vorformulieren, Angebote zusammenfassen
- Lohnendes Nachbarthema: Verhandlungsgespräche mit Lieferanten vorbereiten, Argumente bündeln
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Der Termin ist ausdrücklich auch für Skeptiker gedacht.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Werkstatt · 1 Tag
Anfrage und Angebotsvergleich gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild, welche Teilschritte zwischen Bedarfsmeldung und Vergleichsmatrix am meisten Arbeit machen
- Ein mit KI neu aufgebauter Angebotsvergleich samt überarbeiteten Anweisungen und Vorlagen
- Klare Regeln zu Datenschutz, Kennzeichnung KI-gestützter Vergleiche, Kaufrecht und Incoterms
- Ein Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten und Erfolgsmaß für den Einkauf
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der Weg von der Bedarfsmeldung zum Vergleich
- Gemeinsam nachzeichnen, wie Anfragen und Angebotsvergleiche heute im Einkauf entstehen
- Beteiligte und Wartepunkte: Bedarfsträger, Lieferanten, Freigabe durch Fachabteilung oder Leitung
- Vorliegende Dokumente: Bedarfsmeldungen, Anfrageformulare, Angebote als PDF, bestehende Vergleichstabellen
- Gewichten, welche Teilschritte am meisten Arbeit machen, etwa Preise aus uneinheitlichen PDFs abtippen
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Kaufrecht, Incoterms und Lieferantendaten
- Fachlicher Rahmen: BGB-Kaufrecht und Incoterms, sobald KI Angebote auswertet und gegenüberstellt
- Datenschutz im konkreten Fall: Kontaktdaten beim Lieferanten und Beschäftigtendaten aus dem eigenen Haus
- Kenntlich machen, welche Teile einer Vergleichsübersicht KI-gestützt sind, und den Weg dorthin belegen
- Vergabeentscheidung und Unterschrift liegen beim Einkauf, nicht beim Werkzeug
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion an welcher Stelle passt
- Anfragetexte entwerfen, Angebote zusammenfassen, auf Vollständigkeit prüfen, nach Warengruppen einordnen
- Realistische Erwartung: Marktkenntnis und Verhandlungsgeschick ersetzt kein Sprachmodell
- Beispiele vergleichbarer Einkaufsabteilungen, etwa bei wiederkehrenden Anfragen für Verbrauchsmaterial
- Gemeinsam die Ansatzpunkte wählen, die im Einkaufsalltag die spürbarste Entlastung versprechen
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ein Angebotsvergleich entsteht mit KI neu
- Ausgangsmaterial: eine reale Anfrage samt eingegangener Angebote aus Ihrem Einkauf
- Übung: Anfrage und Vergleich mit Hilfe der KI neu aufbauen, von der Bedarfsbeschreibung bis zur Matrix
- Anweisungen und Vorlagen werden erstellt und in der Gruppe überarbeitet
- Schwachstellen des KI-Ergebnisses benennen, etwa übersehene Mindermengenzuschläge, und ihre Ursache klären
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die erste Umsetzung im Einkauf
- Welche KI-Schritte im ersten Monat mit den bereits genutzten Werkzeugen machbar sind
- Zuständigkeiten im Einkauf verteilen und ein Erfolgsmaß festlegen, etwa die Bearbeitungszeit je Vergleich
- Angrenzendes Thema für eine zweite Runde: Lieferantenverhandlungen und ihre Argumentation vorbereiten
- Konkrete Folgeschritte vereinbaren und zeitlich festmachen
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Hilfreich sind Kenntnis der eigenen Einkaufsabläufe und ein mitgebrachter realer Vorgang.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge