Einkauf & Fuhrpark
Dienstwagenrichtlinie mit KI: Überlassungsregeln steuerlich sauber fassen
Wer im Fuhrpark oder in der Personalabteilung Car-Policy und Überlassungsverträge pflegt, schreibt Berechtigungsstufen, Privatnutzungsregeln und Zusatzvereinbarungen oft noch Fall für Fall von Hand. Diese Seite zeigt, wie ein Sprachmodell Entwürfe, Abgleiche und Zusammenfassungen übernimmt, während die steuerliche Bewertung nach EStG § 6 Abs. 1 Nr. 4 und den LStR bei Ihnen bleibt. Der Schnellstart eignet sich, um in zwei Stunden ein Gefühl für Nutzen und Grenzen zu bekommen. In der Werkstatt baut Ihr Team den Ablauf vom Fahrzeugwunsch bis zur unterschriebenen Vereinbarung einen Tag lang gemeinsam um.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichEinkauf & Fuhrpark, Personal, Ausbildung & Mitbestimmung, Pflichten & Regulierung
Für wen
Fuhrparkverantwortliche und Personalabteilungen in Betrieben und Einrichtungen, die Dienstwagenrichtlinie und Nutzungsvereinbarungen bislang größtenteils manuell erstellen und pflegen.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Verstehen, wo KI bei Car-Policy und Überlassungsvertrag hilft und wo nicht
Das nehmen Sie mit
- Sie sehen, an welchen Punkten der Erstellung einer Nutzungsvereinbarung ein Sprachmodell entlastet
- Sie können einen Textvorschlag von einer steuerlich geprüften Aussage unterscheiden
- Sie wissen, welche Mitarbeiter- und Fahrzeugdaten nicht in ein KI-Werkzeug gehören
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Vom Fahrzeugwunsch zur unterschriebenen Vereinbarung
- Wie Richtlinie und Überlassungsvertrag heute entstehen und an welchen Übergaben der Vorgang stockt
- Drei Ansatzpunkte, etwa Entwurf der Zusatzvereinbarung, Abgleich mit der Car-Policy, Antwort auf Rückfragen
- Vorführung: Ein Sprachmodell entwirft eine Vereinbarung für einen Wechsel der Berechtigungsstufe
- Welche Angaben danach noch von Hand kontrolliert werden, zum Beispiel Listenpreis und Eigenanteil
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Warum der Entwurf aus Teil 1 nur ein Vorschlag ist
- Ein Sprachmodell sagt das wahrscheinlich nächste Wort voraus, erklärt ohne Fachjargon
- Formulierungsvorschlag gegenüber einer Aussage, die Fuhrpark oder Lohnbuchhaltung geprüft hat
- Erfundene Regelungen und falsche Fundstellen: wie sie entstehen und woran Sie sie im Entwurf bemerken
- Folgen für Fuhrparkverantwortliche, die Vertragstexte freigeben und an Beschäftigte ausgeben
- Teil 3
Erster Versuch: Eine Anweisung zu Ihrer eigenen Überlassungsregel
- Übung: Jede Person lässt eine Regel zur Privatnutzung oder zu Fahrten im Urlaub umformulieren
- Die Ergebnisse werden nebeneinandergelegt: Was ist brauchbar, was fehlt, was ist frei erfunden
- Fragen aus der Runde, gerade von Teilnehmenden, die dem Einsatz von KI misstrauen
- Teil 4
Rahmen und Einstieg: Steuerliche Leitplanken und erlaubte Daten
- Rechtsgrundlagen in Kürze: EStG § 6 Abs. 1 Nr. 4 und LStR für die Bewertung der Privatnutzung
- Personalnummern, Führerscheindaten und Gehaltsangaben bleiben draußen, anonymisierte Mustertexte nicht
- Was Sie ab morgen mit den schon genutzten Programmen testen, etwa eine FAQ zur Car-Policy
- Ausblick auf ein verwandtes Thema: Wartung und Prüftermine überwachen
VoraussetzungenVorwissen ist nicht nötig. Auch wer KI bislang skeptisch sieht, ist ausdrücklich angesprochen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Werkstatt · 1 Tag
Den Ablauf rund um Car-Policy und Überlassungsvertrag mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein überarbeiteter Ablauf für Richtlinienpflege und Nutzungsvereinbarungen mit klaren KI-Stellen
- Getestete Anweisungen und Textvorlagen für wiederkehrende Vereinbarungen im Fuhrpark
- Ein Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten zwischen Fuhrpark und Personalabteilung und einem Erfolgsmaß
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie Vereinbarungen heute zustande kommen
- Die Anwesenden zeichnen gemeinsam auf, wie eine Fahrzeugüberlassung derzeit abgewickelt wird
- Wer zuliefert und wer prüft: Fuhrpark, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Betriebsrat, Fahrer
- Bestand an Unterlagen: Car-Policy, Überlassungsvertrag, Übergabeprotokoll, Zusatzvereinbarungen
- Die drei Abschnitte, an denen Vorgänge am längsten liegen bleiben, werden benannt
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Steuer, Beschäftigtendaten und Freigabe
- Steuerlicher Rahmen der Überlassung: EStG § 6 Abs. 1 Nr. 4 und LStR
- Beschäftigtendaten in Vereinbarung und Fahrerakte: was der Datenschutz im konkreten Fall verlangt
- KI-gestützte Vertragsentwürfe kennzeichnen und nachvollziehbar ablegen
- Festlegen, wer die Vereinbarung fachlich freigibt und unterzeichnet, unabhängig vom Entwurfsweg
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion zu welchem Teil des Ablaufs passt
- Textentwurf, Kurzfassung, Plausibilitätskontrolle, Einordnung: je für Richtlinie, Vertrag, Fahreranfragen
- Grenzen eines Sprachmodells, etwa bei der Berechnung des geldwerten Vorteils
- Erfahrungen aus Fuhrparks vergleichbarer Betriebe als Vergleichsmaßstab
- Die Gruppe wählt die Ansatzpunkte aus, die den spürbarsten Effekt versprechen
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine reale Überlassung mit KI neu aufsetzen
- Grundlage ist ein mitgebrachter, anonymisierter Vorgang, etwa eine Neuvergabe oder ein Poolwagenwechsel
- Übung: Der Ablauf von der Anfrage bis zur Vertragsfassung wird mithilfe von KI durchgespielt
- Anweisungen und Textbausteine entstehen und werden in der Gruppe verbessert
- Schwächen der KI-Fassung benennen, etwa unpassende Klauseln oder fehlende Regelungen, samt Ursache
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Der erste Monat nach der Werkstatt
- Welche KI-Schritte sich im ersten Monat mit bereits lizenzierten Programmen umsetzen lassen
- Aufgabenverteilung zwischen Fuhrpark und Personalabteilung und eine messbare Zielgröße
- Mögliches Folgethema: Ladeinfrastruktur und Elektrifizierung planen
- Verbindliche Absprachen, wer welchen nächsten Schritt angeht
VoraussetzungenKI-Vorwissen ist nicht nötig. Nützlich sind Kenntnisse der eigenen Abläufe sowie ein realer, anonymisierter Vorgang zum Mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge