Einkauf & Fuhrpark
Bestellanforderungen mit KI prüfen: weniger Rückfragen im Einkauf
Für Einkaufsabteilungen, die Bedarfsmeldungen aus Werkstatt, Verwaltung oder Projekten heute Zeile für Zeile von Hand auf Vollständigkeit, Kontierung und Rahmenvertrag durchsehen. Im KI-Potenzialcheck untersuchen wir diesen Prüfablauf bei Ihnen vor Ort und halten in einem schriftlichen Ergebnisbericht fest, welche Prüfschritte sich für KI eignen und womit Sie beginnen sollten. In der KI-Werkstatt baut Ihr Einkaufsteam die Prüfung einer realen Bestellanforderung gemeinsam mit KI neu auf und verlässt den Tag mit einem verabredeten Umsetzungsplan.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichEinkauf & Fuhrpark, Qualität, Sicherheit & Compliance, Finanzen & Controlling
Für wen
Einkäuferinnen, Einkäufer und Einkaufsleitungen in Betrieben und Einrichtungen, die Bedarfsmeldungen und Bestellanforderungen bislang überwiegend manuell prüfen.
KI-Werkstatt · 1 Tag
Die Prüfung von Bedarfsmeldungen und BANF gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Erprobte Anweisungen, mit denen ein Sprachmodell Pflichtangaben einer Anforderung abgleicht und Rückfragen an Bedarfsträger formuliert
- Klare Regeln, wie Ihre internen Beschaffungsrichtlinien, Beschäftigtendaten und Freigaben beim KI-Einsatz zu behandeln sind
- Einen Umsetzungsplan, der Aufgaben im Einkaufsteam verteilt und ein Erfolgsmaß sowie das nächste Ausbauthema festlegt
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der Weg einer Anforderung bis zur Bestellung
- Die Gruppe zeichnet nach, wie ein Bedarf heute ankommt: Formular, Mail, Anruf aus der Werkstatt, BANF im ERP
- Rollen und Wartepunkte: Bedarfsträger meldet, Kostenstellenverantwortliche geben frei, der Einkauf prüft
- Belege sichten: Bedarfsmeldeformular, Leistungsbeschreibungen, beigefügte Angebote, Rückfragemails
- Gewichtung: welche drei Tätigkeiten den Einkauf am stärksten aufhalten, etwa Nachfassen bei Lücken
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Beschaffungsrichtlinie, Personendaten und Freigabe
- Interne Beschaffungsrichtlinien als Maßstab dafür, was eine Anforderung enthalten muss, bevor bestellt wird
- Beschäftigtendaten in der BANF: Name des Anforderers, Kommentare, Kostenstelle, was davon ins Modell darf
- KI-gestützte Prüfvermerke als solche markieren und nachvollziehbar an der Anforderung dokumentieren
- Die Bestellfreigabe trifft weiterhin die zuständige Person im Einkauf, das Werkzeug liefert nur Hinweise
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei der BANF-Prüfung trägt
- Textentwurf und Zusammenfassung: Rückfrage an den Bedarfsträger, lange Begründungen knapp verdichtet
- Prüfung und Klassifizierung: Pflichtfelder gegen eine Checkliste abgleichen, nach Warengruppe sortieren
- Grenzen: Das Modell kennt weder Lagerbestand noch Tagespreise, maßgeblich bleiben ERP und Vertrag
- Lösungen vergleichbarer Einkaufsabteilungen, zum Beispiel das Vorsortieren von Freitextanforderungen
- Festlegen, an welchen zwei oder drei Prüfpunkten der Einkauf die spürbarste Entlastung erwartet
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine reale Bestellanforderung neu durchgeprüft
- Mitgebracht wird eine Anforderung aus dem Haus, gern mit unklarer Spezifikation oder fehlender Kontierung
- Übung: Diese BANF mithilfe von KI neu prüfen, vom Vollständigkeitscheck bis zur Rückfragemail
- Anweisungen für Prüfcheckliste und Rückfrage entstehen und werden gemeinsam überarbeitet
- Schwachstellen benennen: übersehene Kostenstelle, erfundene Artikelnummern, falsche Warengruppe, Ursachen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die neue Prüfroutine im Einkauf erproben
- Was sich im nächsten Monat mit bereits lizenzierten Programmen umstellen lässt, etwa die Rückfragevorlage
- Aufgaben im Einkaufsteam verteilen, Erfolgsmaß wählen, zum Beispiel weniger zurückgegebene Anforderungen
- Als Ausbauthema danach: Lieferantenbewertung und Risikoprüfung
- Probelauf und Folgetermin zur Auswertung fest vereinbaren
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Sie sollten Ihren Bestellprozess kennen und eine reale Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Ihre BANF-Prüfung vor Ort untersucht und bewertet, mit schriftlichem Ergebnisbericht
Das nehmen Sie mit
- Ein unabhängiger Blick darauf, welche Schritte der Anforderungsprüfung KI tragen kann und wo sie fehl am Platz ist
- Ein schriftlicher Ergebnisbericht, der die Ansatzpunkte nach Einrichtungsaufwand und erwarteter Entlastung ordnet
- Eine Startempfehlung samt passendem Werkzeug sowie eine begründete Liste, was der Einkauf weiter selbst entscheidet
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag: Welche Entscheidung zur Anforderungsprüfung ansteht
- Vorgespräch mit Geschäftsführung oder Einkaufsleitung: über welche KI-Frage danach entschieden wird
- Zuschnitt vereinbaren, etwa nur Anforderungen aus Instandhaltung und Verwaltung oder alle Bedarfsträger
- Erhebung bereits genutzter KI-Werkzeuge, auch privat eingesetzter Chatbots für Lieferantenmails
- Verschwiegenheit zu Preisen, Konditionen und Lieferantendaten verbindlich vereinbaren
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme: Wie Bedarfsmeldungen im Haus geprüft werden
- Wir begleiten Einkauf und Bedarfsträger an ihren Arbeitsplätzen und befragen sie zum Prüfablauf
- Mengen und Takt erfassen: Anforderungen pro Woche, Prüfzeit je Vorgang, benötigte Belege wie Angebote
- Mitbetrachtet wird, wie Rahmenverträge und vereinbarte Konditionen festgehalten und nachgeschlagen werden
- ERP, Postfach, Excel-Listen: wo Freitexte, Positionstabellen und Begründungen anfallen und wohin sie wandern
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen: Beschaffungsrichtlinie, KI-Verordnung und Lieferantendaten
- Interne Beschaffungsrichtlinien als Maßstab, etwa Wertgrenzen, Freigabestufen, Vergleichsangebote
- Einordnung der gefundenen Ansatzpunkte nach der KI-Verordnung
- Datenschutz bei Namen von Anforderern und Ansprechpartnern, Beteiligung der Mitbestimmungsgremien
- Welche Angaben ein Sprachmodell lesen dürfte und was, etwa Einkaufspreise, im Unternehmen bleibt
- Risiken, die einen Einsatz ausschließen, zum Beispiel wenn Freigaben faktisch vom Werkzeug getroffen würden
- Teil 4
Phase 4 – Bewertung: Welche Prüfschritte sich für KI eignen
- Prüfschritte einzeln beurteilen: Vollständigkeit, Abgleich mit Rahmenvertrag, Kontierung, Freigabeweg
- Zuordnung zu Grundfunktionen: Rückfrage entwerfen, Begründung zusammenfassen, Angaben prüfen, Warengruppe einordnen
- Grobe Schätzung der eingesparten Minuten pro Anforderung, gegengerechnet mit Einrichtung und Pflege
- Reihenfolge der Ansatzpunkte mit den Fachleuten aus Einkauf und Bedarfsabteilungen abstimmen
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Bewertung schriftlich, Startpunkt benannt
- Rückmeldung an die Leitung zum Abschluss des Termins vor Ort
- Schriftlicher Ergebnisbericht: Ansatzpunkte nach Priorität, je mit Einrichtungsaufwand und erwarteter Entlastung
- Startempfehlung: welcher Prüfschritt zuerst umgestellt wird und mit welchem Werkzeug
- Bewusste Ausnahmen mit Begründung, etwa die Bestellfreigabe selbst oder die Wahl des Lieferanten
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir benötigen Zugang zu den Arbeitsplätzen im Einkauf und bei den Bedarfsträgern sowie die Bereitschaft der Beteiligten zum Gespräch.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit Handlungsempfehlungen in Rangfolge