Einsatzpläne für Ehrenamtliche: KI-Vorlagen für gemeinnützige Träger

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Eine Planungsvorlage für Ehrenamtseinsätze selbst bauen und an echten Zusagen erproben

Das nehmen Sie mit

• Ein arbeitsbereites KI-Werkzeug, dessen Datenschutzoptionen Sie vor dem ersten Namen auf der Liste durchgesehen haben
• Eine selbst gebaute Vorlage für Schichtpläne, die das Koordinationsteam gemeinsam nutzt und fortschreibt
• Einen Prüfablauf, mit dem Sie Zeiten, Namen und Doppelbelegungen im KI-Vorschlag erkennen

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Einsatzunterlagen ordnen: Was ein Plan für Ehrenamtliche an Eingaben braucht

   • Verfügbarkeiten, Einsatzorte, Qualifikationen wie Fahrerlaubnis und Schichtzeiten als Eingaben für das Sprachmodell
   • Wo diese Angaben heute verstreut liegen: Rückmeldelisten, Chatgruppen, Tabellen der Einsatzstellen, Telefonnotizen
   • Übung: Ein reales Einsatzwochenende, etwa im Besuchsdienst, anonymisiert als Übungsfall vorbereiten
   • Häufige Fehlerquellen: Doppelbuchungen, veraltete Kontaktdaten und Anweisungen ohne Angabe der Schichtlängen
2. Teil 2

   Etappe 2 – Werkzeugzugang für die Koordination: Einrichten und erste Anfrage

   • Gängige KI-Werkzeuge nebeneinander: Anmeldung, Bedienoberfläche und worin sie sich unterscheiden
   • Freie Version und bezahlter Zugang: was für die Einsatzplanung schon gratis reicht und wofür man zahlt
   • Vor den ersten Namen von Freiwilligen: vorhandene Datenschutzoptionen des Werkzeugs ansehen und passend setzen
   • Übung: Um einen ersten Schichtvorschlag bitten und an der Antwort ablesen, welche Angaben dem Modell fehlten
3. Teil 3

   Etappe 3 – Planungsvorlage bauen: Aus der Rundmail-Notiz wird eine Anweisung

   • Vom hingeworfenen „Wer kann Samstag?“ zu einer belastbaren Anweisung mit Ziel, Eingabedaten und Ausgabeform
   • Rolle der Koordinatorin festlegen, einen gelungenen Wochenplan als Beispiel beigeben, Tabellenform vorschreiben
   • Übung: Eine Planungsvorlage für Schichtdienste entsteht, die sich jede Woche mit neuen Zusagen befüllen lässt
   • Ablage im Koordinationsteam: Vorlagen gemeinsam nutzen, Versionen benennen, Änderungen nachvollziehen
4. Teil 4

   Etappe 4 – Planvorschläge kontrollieren: Abgleich mit Zusagen und Ehrenamtspauschale

   • Einsatzzeiten, Stundenzahlen und Namen im Vorschlag mit den tatsächlichen Zusagen und Einsatzlisten abgleichen
   • Eine zweite Person sieht nach: Wer angefragt, geschont oder eingeteilt wird, entscheidet nicht die KI
   • Bei Aufwandsentschädigungen im Blick behalten: Ehrenamtspauschale § 3 Nr. 26a EStG
   • Übung: Versteckte Doppelbelegungen und falsche Zeiten in einem KI-Schichtplan finden und korrigieren
5. Teil 5

   Etappe 5 – Planungsvorlagen sichern: Ablage, Grenzen, nächster Schritt

   • Erarbeitete Vorlagen so beim Träger ablegen, dass auch Vertretungen in der Koordination darauf zugreifen
   • Signale, dass KI hier nicht weiterhilft, etwa wenn Absprachen nur im persönlichen Gespräch entstehen
   • Lohnender Folgeschritt: trägerübergreifende Qualitätsberichte
   • Klärung offener Fragen und Ausblick auf die nächste Planungsrunde mit Freiwilligen