Gemeinnützigkeit belegen: Mittelverwendung beim Träger mit KI dokumentieren

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg zum Gemeinnützigkeitsnachweis gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Verständnis, wer beim Träger welche Unterlagen für den Nachweis liefert und wo sie liegen bleiben
• Erprobte Anweisungen für einen Abschnitt des Tätigkeitsberichts, entstanden an einem echten Vorgang
• Einen Monatsplan, der Aufgaben verteilt und ein messbares Ziel setzt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Nachweisweg heute: Wie Tätigkeitsbericht und Mittelverwendung im Haus entstehen

   • Gemeinsam nachzeichnen, wie der letzte Nachweis fürs Finanzamt entstand, vom Belegordner bis zum Bericht
   • Buchhaltung, Projektleitungen und Vorstand liefern zu, die kaufmännische Leitung prüft: wo Unterlagen warten
   • Material für ein Sprachmodell: Jahresabschluss, Projektberichte, Rücklagenübersicht, Satzung
   • Drei Arbeitsgänge benennen, die den Nachweis besonders bremsen, etwa Ausgaben Satzungszwecken zuordnen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Steuerrechtliche Leitplanken: AO §§ 51-68, Daten und Freigabe

   • AO §§ 51-68 und die Mittelverwendungsrechnung als Grundlage dessen, was ein Nachweisentwurf belegen soll
   • Datenschutz bei Beschäftigtendaten, etwa Personalkosten je Projekt: was nicht ins Werkzeug gehört
   • Intern kenntlich machen, welche Textteile mit KI entstanden, und Rechenschritte nachvollziehbar ablegen
   • Freigabe und Verantwortung für die Unterlagen ans Finanzamt liegen bei Vorstand oder Geschäftsführung
3. Teil 3

   Schritt 3 – Nachweisbausteine sortieren: Wo ein Sprachmodell zuarbeitet

   • Tätigkeitsbericht entwerfen, Projektberichte verdichten, Belege prüfen, Ausgaben klassifizieren
   • Ein Sprachmodell kennt weder Ihre Satzungszwecke noch Ihre Buchungen und ersetzt keine steuerliche Beurteilung
   • Fallbeispiele gemeinnütziger Träger, die Tätigkeitsberichte und Nachweise mit KI vorbereiten
   • Ansatzpunkte auswählen, die im Nachweisjahr spürbar Arbeit sparen, etwa den Entwurf des Tätigkeitsberichts
4. Teil 4

   Schritt 4 – Nachweisprobe: Ein realer Vorgang wird mit KI neu aufgebaut

   • Jede teilnehmende Leitung hat einen echten Vorgang dabei, zum Beispiel den Mittelnachweis eines Projekts
   • Übung: Aus Projektberichten und Ausgabenliste einen Abschnitt des Tätigkeitsberichts generieren lassen
   • Anweisungen und Vorlagen entstehen, werden untereinander verglichen und nachgeschärft
   • Schwächen der Entwürfe und ihre Ursachen: erfundene Beträge, Zwecke, die nicht in der Satzung stehen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Nachweisfahrplan: Der Monat nach der Werkstatt

   • KI-Schritte für den ersten Monat, die sich mit bereits vorhandenen Programmen umsetzen lassen
   • Aufgaben auf Buchhaltung, Projektleitungen und kaufmännische Leitung verteilen; Maßstab: kürzere Durchlaufzeit
   • Anschlussthema: Fördermittelanträge und Verwendungsnachweise
   • Verbindlich verabreden, wer den ersten Schritt anstößt und wann sich die Beteiligten wieder abstimmen