Soziales, Bildung & Vereine

Entgeltverhandlung mit dem Jugendamt: Kalkulation und Unterlagen mit KI

Vor jeder Entgeltverhandlung mit dem Jugendamt tragen Geschäftsführungen freier Träger Leistungsbeschreibung, Personalkostenkalkulation, Belegungszahlen und frühere Vereinbarungen zusammen und formulieren daraus Forderung und Begründung, häufig noch weitgehend von Hand. Im eintägigen KI-Praxis-Transfer richtet jede Person selbst ein KI-Werkzeug ein, baut eine Vorlage für die eigenen Verhandlungsunterlagen und prüft deren Entwürfe gegen Kalkulation und Vereinbarungstext. Der KI-Potenzialcheck nimmt die Verhandlungsvorbereitung dagegen vor Ort im Träger auf, bewertet jeden Teilschritt auf seine KI-Eignung und hält die Empfehlung schriftlich fest.

Für wen

Geschäftsführungen freier Träger der Jugendhilfe, die Entgeltverhandlungen mit dem Jugendamt bislang überwiegend von Hand vorbereiten.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Vorlagen für Entgeltforderung und Kostenbegründung selbst bauen und gegenprüfen

Das nehmen Sie mit

  • Eine mehrfach nutzbare Anweisung, die aus Kalkulation und Leistungsbeschreibung einen Entwurf für Ihre Kostenbegründung erzeugt
  • Einen selbst angelegten KI-Zugang, dessen Datenschutzoptionen Sie vor dem ersten Kalkulationsblatt durchgesehen haben
  • Routine darin, falsche Beträge und unbelegte Bezüge in KI-Entwürfen zu finden, bevor ein Schreiben ans Jugendamt geht

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Verhandlungsmappe: Welche Angaben ein Entgeltantrag dem Sprachmodell liefern muss

    • Für einen Antragsentwurf braucht das Sprachmodell: Platzzahl, Stellenplan, Sachkosten, Auslastung
    • Leistungsbeschreibung, Personalkostenaufstellung, Vorjahresvereinbarung: was heute aus mehreren Ordnern kommt
    • Übung: Die letzte Entgeltrunde Ihrer Einrichtung wird zum Übungsfall, Personaldaten vorher geschwärzt
    • Häufige Stolperfallen, etwa veraltete Tarifstände in der Kalkulation oder zu vage formulierte Prompts
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Werkzeugzugang für Kalkulationstexte: Einrichten und erste Anweisung

    • Zugänge anlegen, Oberflächen kennenlernen und verbreitete KI-Werkzeuge voneinander abgrenzen
    • Kostenlose und bezahlte Fassung im Vergleich: was für Ihre Verhandlungsarbeit jeweils genügt
    • Vor dem Hochladen von Kalkulationsdaten die angebotenen Datenschutzoptionen durchgehen und passend setzen
    • Übung: Erster Prompt für das Begleitschreiben zur Entgeltforderung, danach die Suche nach seinen Schwächen
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Vorlagenbau Kostenbegründung: Eine Anweisung für gestiegene Personal- und Sachkosten

    • Vom kurzen Zuruf zur gegliederten Anweisung, die Leistungsbeschreibung und Kostenpositionen aufgreift
    • Rolle festlegen, Beispieltexte aus früheren Verhandlungen beigeben, Vorgaben für Tabelle und Fließtext setzen
    • Übung: Es entsteht eine wiederkehrend einsetzbare Vorlage zur Begründung gestiegener Personal- und Sachkosten
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Zahlenprüfung: Entwürfe an Kalkulation und Vereinbarung messen

    • Beträge, Prozentsätze und Bezüge auf frühere Vereinbarungen im Entwurf einzeln mit den Quellunterlagen abgleichen
    • Zweite Person liest gegen; über Verhandlungsposition und Zugeständnisse entscheidet die Geschäftsführung
    • Für Leistungen im Anwendungsbereich der §§ 78a ff. SGB VIII: deren Vereinbarungsinhalte beim Prüfen mitdenken
    • Übung: Eingebaute Rechenfehler in einem KI-Entwurf finden und richtigstellen
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Verhandlungsvorlagen ablegen: Sichern, teilen, Grenzen erkennen

    • Fertige Vorlagen an einem festen Ort im Träger speichern, damit sie zur nächsten Entgeltrunde bereitliegen
    • Vorlagen mit Bereichsleitungen und Verwaltung teilen und Änderungen über Versionsstände nachhalten
    • Signale, dass KI bei einem Verhandlungsschritt mehr Nacharbeit erzeugt, als sie einspart
    • Als Nächstes denkbar: Fallakten und Übergabedokumentation in den Wohngruppen
    • Abschlussrunde zu offenen Fragen und zum Einsatz in der kommenden Verhandlung

VoraussetzungenMitzubringen: ein Rechner mit Internetverbindung und ein eigener Beispielvorgang aus einer Entgeltverhandlung. Kenntnisse in KI oder Programmierung werden nicht erwartet.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Potenzialcheck

Verhandlungsvorbereitung nach §§ 78a ff. SGB VIII und angrenzende Schutzkonzept-Dokumentation, bewertet mit Rangfolge und Werkzeugvorschlag

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Potenzialcheck ausmacht

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