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Lohnaufträge in der Werkstatt: Kalkulation und Kundenangebote mit KI

Fragt ein Industriekunde Verpackung, Montage oder Konfektionierung an, rechnen Werkstattleitungen und Vertrieb in der Eingliederungshilfe Zeiten und Material zusammen und schreiben das Angebot oft selbst. Im KI-Praxis-Transfer übt jede Person selbst, wie ein Sprachmodell aus einer Anfrage eine Positionsliste und ein Kundenanschreiben vorbereitet, und nimmt eine geprüfte Angebotsvorlage mit in den Werkstattalltag. Der KI-Schnellstart führt an einer Kundenanfrage vor, welche Schreibarbeit ein Sprachmodell dabei übernimmt und was Sie vor dem Versand weiterhin selbst kontrollieren.

Für wen

Werkstattleitungen und Vertrieb in Werkstätten der Eingliederungshilfe, die Aufträge bisher überwiegend von Hand kalkulieren und Kunden selbst anschreiben.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Angebotsvorlagen für Werkstattaufträge selbst bauen und an einer Kundenanfrage erproben

Das nehmen Sie mit

  • Eine anonymisierte Kundenanfrage aus Ihrer Werkstatt, aufbereitet als Übungsfall mit allen nötigen Eingaben
  • Eine selbst gebaute, gegengelesene Vorlage, die aus einer Anfrage Positionsliste und Kundenanschreiben entwirft
  • Ein Prüfvorgehen für Preise, Mengen und Termine, bevor ein KI-Angebot die Werkstatt verlässt

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Auftragsanfrage als Übungsfall: Was das Modell für Kalkulation und Angebot wissen muss

    • Eingaben für ein Angebot: Stückzahl, Arbeitsgänge, Material, Liefertermin und Ansprechperson beim Kunden
    • Wo diese Angaben heute verstreut liegen: Kundenmail, Arbeitsvorbereitung, Materialliste, frühere Angebote
    • Übung: Eine Verpackungs- oder Montageanfrage aus Ihrer Werkstatt wird anonymisiert und zum Übungsfall umgebaut
    • Häufige Stolperstellen, etwa fehlende Taktzeiten in der Anfrage oder zu knappe Arbeitsaufträge an das Werkzeug
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Werkzeugzugang für Werkstattleitung und Vertrieb: Konten, Versionen, Einstellungen

    • Anmeldung und Bedienoberflächen verbreiteter KI-Werkzeuge im Vergleich
    • Was die frei nutzbare Ausgabe leistet und was ein Bezahlzugang zusätzlich mitbringt
    • Vorhandene Datenschutzeinstellungen durchgehen und nutzen, ehe Kundendaten oder Preise eingefügt werden
    • Übung: Eine spontane Bitte um ein Angebotsschreiben und die Mängel, die ihre Antwort zeigt
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Angebotsvorlage bauen: Positionsliste und Kundenanschreiben aus einer Anweisung

    • Aus einer flüchtigen Bitte wird eine tragfähige Anweisung: Auftrag, Kundenangaben, Rechenbasis, Ausgabeform
    • Die Rolle des Werkstattvertriebs, ein Musterangebot als Beispiel und ein festes Tabellenformat vorgeben
    • Übung: Eine Vorlage entsteht, die aus jeder Anfrage Positionsliste und Anschreiben an den Auftraggeber macht
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Angebotsprüfung: Zahlen, Termine und Zusagen vor dem Versand

    • Preise, Stückzahlen, Liefertermine und Verweise auf frühere Aufträge einzeln nachrechnen und abgleichen
    • Eine zweite Person liest gegen; Preisfreigabe und Zusagen zur Kapazität bleiben bei der Werkstattleitung
    • Werkstättenverordnung und § 219 SGB IX als fachlicher Bezugspunkt, wenn ein Auftrag Beschäftigungsplätze berührt
    • Übung: Falsche Stückzahl und erfundener Mengenrabatt in einem KI-Angebot werden entdeckt und richtiggestellt
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Angebotsvorlagen im Team: Ablegen, weitergeben, Grenzen erkennen

    • Fertige Vorlagen in der Vertriebsablage der Werkstatt sichern, getrennt von Kundendaten
    • Weitergabe im Werkstattteam mit Versionsnummer, damit neue Stundensätze überall ankommen
    • Anzeichen, dass sich eine Anfrageart nicht für KI eignet, etwa Einzelanfertigungen mit vielen Rückfragen
    • Danach lohnt der Blick auf Teilhabeplanung und Gesamtplanverfahren
    • Verbliebene Fragen klären und festhalten, wie die Angebotsvorlage in der kommenden Woche zum Einsatz kommt

VoraussetzungenMitzubringen: ein Rechner mit Internetzugang und eine eigene Kundenanfrage als Beispiel. Kenntnisse in Programmierung oder KI werden nicht vorausgesetzt.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Schnellstart · 2 Stunden

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