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Veranstaltungen mit KI organisieren: Konzept, Budget und Gäste im Griff

Eventmanagerinnen und Eventmanager, Agenturen und Veranstaltungsverantwortliche in Unternehmen verbringen viel Zeit mit Konzeptentwürfen, Kalkulationen und Rückfragen von Gästen. Das KI-Tagesseminar verfolgt eine Veranstaltung von der ersten Idee über Zeitplan und Budget bis zur Kommunikation mit den Teilnehmenden, einschließlich FAQ-Bots und Maßnahmen gegen No-Shows. Zwei Übungen – ein Eventkonzept und eine automatisierte Teilnehmerkommunikation – machen die Methoden greifbar; Anbindung an Event-Tools und Datenschutz runden den Tag ab.

Für wen

Eventmanagerinnen und Eventmanager, Agenturen sowie Verantwortliche für Veranstaltungen, die Planung und Organisation mit KI effizienter angehen wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Eventkonzept, Kalkulation und Teilnehmerkommunikation mit KI schneller und strukturierter

Das nehmen Sie mit

  • Sie wissen, in welchen Feldern der Eventorganisation KI rasch hilft und wo ihre Grenzen liegen.
  • Konzepte, Zeitpläne und Kalkulationen entwerfen Sie mit KI als strukturierte Planungsgrundlage.
  • Anmeldung, FAQ, personalisierte Ansprache und Erinnerungen laufen teilautomatisiert und senken No-Shows.
  • Für Event-Tools, Teilnehmerdaten und das eigene Team steht ein umsetzbarer Fahrplan.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Überblick: Wo KI in der Veranstaltungsorganisation ansetzt

    • Anwendungsfelder im Überblick: Konzeptidee, Locationrecherche, Ablaufplanung, Gästekommunikation
    • Quick Wins: Einladungstexte, Regiepläne und Checklisten, die sich sofort mit KI erstellen lassen
    • Grenzen: Verhandlungen mit Dienstleistern, Gespür für Gäste und Entscheidungen vor Ort bleiben menschlich
    • Live-Demo: Stichworte zu einem Firmenjubiläum werden zum ausgearbeiteten Eventkonzept
    • Welche Organisationsaufgaben Ihre Zeit heute binden – Abstimmungen, Angebote, Rückfragen von Gästen
  2. Teil 2

    Modul 2 – Planung: Konzept, Zeitplan und Kalkulation entwickeln

    • Konzepte und Zeitpläne mit KI: Programmablauf, Rückwärtsplanung bis zum Termin, Meilensteine
    • Budget und Kalkulation: Kosten für Location, Catering und Technik gliedern und auf Plausibilität prüfen
    • Struktur schaffen: Aufgabenlisten und Zuständigkeiten für Projektteam und Auftraggeber ableiten
    • Übung: Eine eintägige Fachkonferenz wird als Konzept mit Ablauf und Kostenrahmen entworfen
  3. Teil 3

    Modul 3 – Teilnehmermanagement: Anmeldung, Ansprache und Erscheinen

    • Anmeldungen, Kommunikation und FAQ-Bots, die Fragen zu Anfahrt, Programm und Storno beantworten
    • Personalisierung von Agenda und Ansprache nach Interessen, Funktion oder Sprache der Gäste
    • No-Show reduzieren mit gestaffelten Erinnerungen und einer unkomplizierten Abmeldemöglichkeit
    • Übung: Eine Mailstrecke von der Anmeldebestätigung bis zur Erinnerung am Vortag wird automatisiert
    • Teilnehmer begeistern: Vorfreude mit Programm-Teasern und persönlichen Hinweisen vor dem Termin wecken
  4. Teil 4

    Modul 4 – Umsetzung: Werkzeuge, Datenschutz und Team

    • Integration in Event-Tools wie Anmeldeplattformen, Ticketing und Event-Apps
    • Datenschutz bei Teilnehmerdaten: Namenslisten, Essenswünsche und Kontakte nicht ungeprüft in KI-Dienste geben
    • Fallstudie: Eine Agentur organisiert einen Kundentag von der Planung bis zum Nachfassen mit KI
    • Das Team mitnehmen: Projektleitung, Assistenz und freie Mitarbeitende früh einbinden, Vorlagen teilen
    • Ihr Fahrplan zum Eventmanagement mit KI: erster Einsatzbereich, Werkzeuge, Zuständigkeit

VoraussetzungenFür Eventteams und Agenturen sind keine technischen Vorkenntnisse erforderlich.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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