Handwerk, Bau & Immobilien

Handwerkerkoordination in der Hausverwaltung: Angebote mit KI vergleichen

Ein Wasserschaden im Keller, ein undichtes Flachdach, ein Treppenhausanstrich: Für jeden Auftrag fragt die technische Verwaltung Fachbetriebe an, sammelt Angebote, stellt sie gegenüber, vergibt und stimmt Termine mit Mietparteien ab. Der zweistündige KI-Schnellstart richtet sich an Verwaltungen, die diese Koordination bisher weitgehend per Telefon, E-Mail und Tabelle erledigen. Ein vorgeführter Angebotsvergleich zeigt, wobei ein Sprachmodell hilft, wo es Zahlen oder Positionen dazuerfindet und welche Eigentümer- und Mieterdaten nicht hineingehören. Danach haben Sie selbst eine Anfrage an Handwerksbetriebe vom Modell entwerfen lassen und können einschätzen, ob sich der Einsatz für Ihre Verwaltung lohnt.

Für wen

Mitarbeitende der technischen Verwaltung in Hausverwaltungen, die Handwerkeraufträge vergeben und Angebote einholen und abstimmen, bislang überwiegend von Hand.

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Einordnen, wie KI beim Einholen und Gegenüberstellen von Handwerkerangeboten mitarbeitet

Das nehmen Sie mit

  • Drei benannte Hilfen für die Auftragskoordination: Anfrage, Angebotsvergleich und Mieterinformation per Sprachmodell
  • Erfahrung, wie erfundene Positionen oder Summen in einem KI-Angebotsvergleich auffallen
  • Eine selbst erprobte Angebotsanfrage und eine Faustregel, welche Eigentümer- und Mieterdaten tabu sind

Ablauf

  1. Teil 1

    Der Fall: Von der Schadensmeldung bis zum vergebenen Auftrag

    • Wie ein Auftrag heute läuft: Meldung aufnehmen, mehrere Fachbetriebe anfragen, nachfassen, vergeben, Termin abstimmen
    • Zeitverlust entsteht durch Angebote in unterschiedlichem Aufbau, fehlende Positionen und Rückfragen per Telefon
    • Drei Hilfen durch das Sprachmodell: Anfragetext formulieren, Angebote gegenüberstellen, Mieterinformation entwerfen
    • Vorführung: Zwei Angebote für eine Treppenhausrenovierung werden vom Modell in eine Vergleichstabelle überführt
    • Weiter Handarbeit: Mengen, Preise und Leistungsumfang gegen die Angebote abgleichen und selbst über die Vergabe entscheiden
  2. Teil 2

    Das Werkzeug verstehen: Was hinter der Vergleichstabelle steckt

    • Funktionsweise knapp erläutert: Das Modell reiht wahrscheinliche Wörter aneinander und kontrolliert keine Einheitspreise
    • Eine ordentlich formatierte Tabelle ist ein Textvorschlag; geprüft ist sie erst nach dem Abgleich mit dem Angebot
    • Hinweise auf Erfundenes: Positionen, die in keinem Angebot stehen, glatte Summen, Firmennamen ohne Beleg
    • Gegenüber Eigentümergemeinschaft und Verwaltungsbeirat sollte jede Zahl im Vergabevorschlag belegbar sein
  3. Teil 3

    Erster Versuch: Eine Anfrage an Fachbetriebe aufsetzen

    • Übung: Zu einem anonymisierten Schaden lässt jede Person das Modell eine Angebotsanfrage schreiben und schärft sie nach
    • Gemeinsame Durchsicht einiger Anfragen: Leistung vollständig beschrieben, Fristen plausibel, Ton gegenüber Betrieben passend
    • Zeit für Fragen der Gruppe, auch für Zweifel, ob KI in der technischen Verwaltung überhaupt etwas bringt
  4. Teil 4

    Rahmen und erste Schritte: VOB/B, Werkvertragsrecht und Datengrenzen

    • Kurz umrissen, welche Rolle VOB/B oder Werkvertragsrecht bei der Vergabe an Handwerksbetriebe spielen
    • Anonymisierte Leistungsbeschreibungen dürfen ins Modell; Mieternamen, Telefonnummern und Eigentümerdaten nicht
    • Gleich nächste Woche umsetzbar, mit dem vorhandenen Werkzeug: ein erledigtes Angebotspaket ohne Namen gegenüberstellen lassen
    • Lohnendes Anschlussthema: Modernisierungsankündigungen an Mieter formulieren

VoraussetzungenGeeignet für Verwalterinnen und Verwalter ohne jede KI-Erfahrung; wer dem Thema skeptisch gegenübersteht, ist ausdrücklich willkommen.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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