Büro, Organisation & IT

KI im Büroalltag: E-Mails, Meetings, Recherche und Excel zügig erledigen

Postfach, Besprechungen, Recherchen und Tabellen füllen in Verwaltung, Assistenz, Vertrieb oder HR einen großen Teil der Woche. Das Tagesseminar zeigt an diesen Routinearbeiten, welche KI-Werkzeuge sich dafür eignen, von GPT über Perplexity und Notion AI bis zu Fireflies, Microsoft Copilot und Zapier. In jedem Themenblock probieren Sie das Gezeigte direkt aus und entwerfen am Ende eine kleine Automation für eine Aufgabe, die bei Ihnen regelmäßig anfällt. Technische Vorkenntnisse brauchen Sie dafür keine.

Für wen

Beschäftigte aus Verwaltung, Projektarbeit, Marketing, Vertrieb, Assistenz und HR sowie Teamleitungen, die ihre Büroabläufe mit KI verbessern wollen, gleich wie viel Technikerfahrung sie mitbringen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Schreibarbeit, Protokolle, Recherche und Tabellen mit KI-Werkzeugen beschleunigen

Das nehmen Sie mit

  • Sie lassen E-Mails, Briefings und Protokolle von GPT vorbereiten und bearbeiten lange Texte schneller.
  • Sie werten Besprechungen, PDF-Inhalte und Excel-Tabellen mit KI aus und leiten Aufgaben daraus ab.
  • Sie haben eine kleine Automation mit Zapier oder Make entworfen und wiederverwendbare Prompts für Standardaufgaben angelegt.
  • Sie wählen Werkzeuge bewusst aus und berücksichtigen dabei den Datenschutz.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Orientierung: Was KI am Schreibtisch leisten kann

    • Begriffsklärung: was künstliche Intelligenz ausmacht und was ihr oft zu Unrecht zugeschrieben wird
    • KI-Werkzeuge für Sekretariat, Sachbearbeitung und Projektbüro mit ihrem jeweiligen Nutzen
    • Chancen und Grenzen bei typischen Büroaufgaben nüchtern gegeneinander abwägen
    • Vorführung: Zehn Büroaufgaben in einer Viertelstunde, verteilt auf drei Tools
  2. Teil 2

    Modul 2 – Schreiben: Korrespondenz und Texte mit GPT vorbereiten

    • GPT entwirft E-Mails, Briefings für Dienstleister und Besprechungsprotokolle
    • Lange Berichte zusammenfassen, verständlicher formulieren und neu gliedern
    • Antworten auf eingehende E-Mails mit Erweiterungen (Plugins) zügig vorbereiten
    • Übung: GPT als Assistenz für Mailverkehr und andere Schreibaufgaben einsetzen
  3. Teil 3

    Modul 3 – Besprechungen: Protokoll, To-dos und Kalender

    • Meetings mit Fireflies, Otter oder Microsoft Copilot mitschreiben und zusammenfassen lassen
    • Aus dem Transkript Aufgaben und Follow-ups für die Beteiligten ableiten
    • Termine und Prioritäten im Kalender automatisiert ordnen
    • Übung: Eine Teambesprechung mit einem KI-Tool protokollieren
  4. Teil 4

    Modul 4 – Informationen und Daten: Recherchieren, ablegen, auswerten

    • Rasche Antworten über GPT, Perplexity und KI-Suchagenten einholen
    • Notizen und Wissen mit Notion AI, Mem und Reflect ordnen
    • Arbeitsunterlagen automatisch aufbereiten und PDF-Inhalte wie Angebote oder Verträge auswerten
    • Excel mit GPT: Formeln erstellen, Inhalte zusammenfassen, Diagramme anlegen
    • Tabellen beschreiben lassen, auf Unstimmigkeiten prüfen und visualisieren
    • Übung: Einen Recherche-Workflow mit GPT und einem Wissenswerkzeug aufbauen
    • Übung: Eine Beispiel-Excel mit GPT analysieren
  5. Teil 5

    Modul 5 – Eigene Abläufe: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

    • Individuelle Automatisierungen, in denen Zapier oder Make mit GPT zusammenarbeiten
    • Prompts für Standardaufgaben wie Wochenbericht oder Terminbestätigung anlegen und wiederverwenden
    • Tipps zur Auswahl passender Tools und zum Datenschutz im Büroeinsatz
    • Abschlussübung: Eine Mini-Automation für eine eigene Routineaufgabe entwerfen

VoraussetzungenSie arbeiten routiniert mit gängigen Office-Programmen wie Outlook, Word, Excel und Teams. Programmier- oder KI-Vorwissen ist nicht nötig.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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